Больничные в 6-НДФЛ: как корректно отразить выплаты

В каких случаях больничный отражается в 6-НДФЛ

Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности подлежат включению в декларацию 6-НДФЛ. Исключения составляют пособия по беременности и родам, которые подоходным налогом не облагаются. Важно помнить, что датой получения дохода по больничному листу в 6-НДФЛ является день перечисления денег работнику, в отличие от заработной платы, для которой такая дата совпадает с последним днем месяца. Оплатить налог организация обязана до конца месяца, в противном случае при проверке ФНС начислит пени.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Как заполнить расчет с учетом больничного

Каждое начисленное пособие по временной нетрудоспособности отражается в отчете отдельным блоком.

Рассмотрим наглядный пример заполнения больничного в 6-НДФЛ 2024 года с цифрами. Сотрудник болел в период с 11 по 18 января 2021 года. 19 января он приступил к работе и предоставил в бухгалтерию листок нетрудоспособности с пометкой медучреждения о закрытии. Бухгалтерия произвела расчет пособия в тот же день, а деньги были перечислены в день выплаты аванса — 27 января:

• начислено — 10 500 руб.;
• НДФЛ — 1365 руб.;
• к выплате — 9135 руб.

Датой фактического получения дохода по больничному в стр. 100 6-НДФЛ является 27.01.2021. Такое же значение указывается и в строке 110, а в строке 120 следует указать значение 01.02.2021, т. к. 31 января попадает на выходной день.

При этом по строке 100 отражается вся сумма пособия. Если у вас возникает вопрос, как в 6-НДФЛ отразить 3 дня больничного листа за счет работодателя в 2024 году, то эта сумма облагается подоходным налогом так же, как и часть, выплачиваемая из средств ФСС. Следовательно, начисленное пособие по нетрудоспособности учитывается общей суммой.

Суммы, начисленные по больничным в разделе 1 6-НДФЛ за 1 кв. 2024, отражаются в составе всех начислений по строке 020, а удержанный налог — по стр. 040.

Основные правила учета больничного в 6-НДФЛ, если пособие выплачено в отчетном периоде:

• включаются только пособия, облагаемые НДФЛ;
• каждое начисление отражается в отдельном блоке;
• срок перечисления — последний день месяца;
• в разделе 1 суммы листков нетрудоспособности входят в стр. 020.

Порядок заполнения, если деньги по листку нетрудоспособности еще не выплачены

Предположим, сотрудник сдал в бухгалтерию листок нетрудоспособности в последний рабочий день месяца. В этом случае организация вправе начислить пособие как в текущем, так и в следующем периоде. Как правильно заполнить 6-НДФЛ, если больничный лист оплачен в следующем месяце, и какие указать сроки?

Например, листок нетрудоспособности поступил в бухгалтерию 29 января. 30 и 31 января — выходные дни. Следовательно, срок выплаты денег работнику и перечисления налога переносится на февраль. Здесь расхождений между разделами 1 и 2 не возникает: в стр. 020 попадет вся сумма с учетом пособий за квартал, а по строкам 100-140 доход и НДФЛ отразятся февральскими датами.

А если листок нетрудоспособности поступил в марте, и этим же месяцем произведено начисление, а деньги выплатили в апреле, то отражение больничного в 6-НДФЛ в 2024 году не совпадет с данными бухгалтерского учета. Иными словами, проводки по начислению (Дт 69.01 Кт 70 и Дт 26(44) Кт 70) бухгалтер сделает в марте, но в декларацию эти суммы не попадут. Получение дохода, удержание и уплату налога следует отразить в отчете за 2 квартал.

Таким образом, возникают разночтения, которые бухгалтер учитывает при проверке контрольных соотношений после составления отчета:

• между декларацией и бухгалтерским учетом — в части отражения дохода и удержания налога;
• между суммами заработной платы и выплатами по нетрудоспособности — в части даты получения дохода.