Если работодатель не заключал с работником договор аренды на использование его личной машины в служебных целях, ему придется платить компенсацию. Оплата ГСМ — это возмещение затрат на горючее, которые возникли у работника во время служебных поездок. Рассказываем, как оформить и возместить сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.
Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс
Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору с условием о возмещении затрат на ГСМ
Скачать образец заявления на компенсацию ГСМ при использовании личного транспорта
Скачать образец приказа на выдачу ГСМ на личный транспорт (компенсация расходов на бензин сотруднику)
Обязательно ли компенсировать ГСМ
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности некоторых работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Если у сотрудника разъездной характер работы, но при этом в компании нет собственных автосредств, служащий вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей. А работодатель обеспечивает компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт (ст. 188 ТК РФ).
Но для возмещения должны соблюдаться условия (письмо МНС России № 04-2-06/419@ от 02.06.2004):
- руководитель согласовал факт использования личного транспорта;
- расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены документами — чеками с заправочных станций, платежными квитанциями и проч. Учет служебных поездок ведут в путевых листах;
- возмещение издержек получает только штатный работник.
Для сведения: как правильно рассчитать нормы расхода топлива
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть затраты на ГСМ личного а/м сотрудника, исходя из пройденного расстояния. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформлять
Для корректного ведения учета компенсацию бензина работнику с личным автомобилем надо оформить документально. Все детали возмещения необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Чтобы возместить затраты, сотрудник подает заявление и указывает, для исполнения каких должностных обязанностей и с как часто использует личную машину. К заявлению он прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства и показывает работодателю оригинал. Кроме того, понадобятся документы с подтверждением расходов (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
Затем руководитель издает приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику.
Бухгалтерский учет и проводки
Работодатель обязан возместить оплату бензина сотруднику за личный автомобиль и отразить такое возмещение в бухучете. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам. Покупку ГСМ возмещают по фактическим затратам, которые подтверждены счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими документами.
Основные проводки по компенсации ГСМ работнику:
- Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
- Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).
Подробнее: как вести учет ГСМ в бюджетных учреждениях
Налогообложение
Для налога на прибыль возмещение и расходы на ГСМ разрешают учесть в пределах лимита. Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002. Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах (письмо Минфина № 03-03-06/1/6339 от 27.01.2023):
- для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
- для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.
На возмещение расходов ГСМ за использование личного авто в работе не начисляются ни налог на доходы физических лиц, ни страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). НДФЛ и страховым взносами не облагают всю сумму компенсации и расходов на горюче-смазочные материалы.
Читайте также: как компенсировать расходы сотрудников за проезд к месту работы
