Личная карточка работника — это документ, который обобщает сведения о конкретном сотруднике. Ее заполняют при приеме на работу и в дальнейшем, в процессе выполнения трудовых обязанностей вплоть до увольнения служащего.
Для чего нужна форма Т-2
Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:
- знакомиться с записями в трудовой книжке;
- вести учет военнообязанных.
Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.
Как и сколько хранить
Руководитель решает, где хранятся личные карточки по форме Т-2, — документы хранятся в организации на протяжении всего времени работы сотрудника. После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить. Их хранят отдельно от личных дел и кадровых приказов о приеме и увольнении. Необходимо обеспечить безопасное место хранения: посторонние лица не вправе иметь доступ к такой документации.
Как заполнить
Приведем пошаговую инструкцию по заполнению личной карточки Т-2 в 2022 году: В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. В шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).
Дальше идет таблица, где заполняют данные:
- Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ.
- Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
- ИНН (можно не приводить).
- СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
- Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
- Характер работы записывают на основе приказа директора. Вот какой бывает характер работы в личной карточке Т-2 — временный или постоянный.
- Пол вписывают буквами М или Ж либо слово целиком.
Шаг 1. Заполняем раздел I
Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:
- Дату рождения вписывают полностью, но записать ее в формате ДД.ММ.ГГГГ не возбраняется.
- Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т. д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
- При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
- Обязательно отражают степень знания иностранного языка в личной карточке — английский, немецкий или иной язык.
- Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил. Затем прописывают профессию.
Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:
- ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением № 413 Госстандарта РФ;
- ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ — 1, двойное — 2, иностранец — 3, нет гражданства — 4);
- ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
- ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.
Стаж рассчитывают на основании п. 61 постановления правления ПФ РФ от 01.06.2016 № 473п.
Необходимо указать состояние в браке в карточке Т-2 — замужем или женат. Ф.И.О. членов семьи вписывают полностью, без сокращений. Если семьи нет, прописывают «в браке не состоит». Ближайшие родственники в этом случае — мать и отец.
Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут, что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.
Шаг 2. Заполняем раздел II
Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:
- пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса;
- пункт 3 заполняют без сокращений;
- в пункт 4 записывается полное обозначение — шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак;
- пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются, и их исправляют;
- раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.
Кроме подписи, приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.
Раздел 2 подписывает и сам работник.
Шаг 3. Заполняем раздел III
Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.
Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII
Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.
Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.
Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).
Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст. 191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл. Вот пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 в 2022 году:
Шаг 5. Заполняем разделы VII и VIII
В седьмом блоке вносят сведения обо всех наградах и поощрениях, полученных работником.
В восьмой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:
- очередные ежегодные отпуска;
- отпуска без содержания;
- отпуска для ухода за ребенком.
Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.
Шаг 6. Заполняем разделы IX и X
Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:
- сокращение рабочей недели;
- предоставление дополнительного выходного дня;
- оплата проезда до места учебы и т. д.
В разделе X прописывают дополнительные сведения.
Шаг 7. Заполняем раздел XI
Здесь указывают сведения об увольнении служащего. Вся информация соответствует приказу об увольнении. Запись подтверждают подписи уволенного работника и ответственного сотрудника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести изменения в личную карточку, не нарушив требования главы 14 ТК РФ. Используйте эти инструкции бесплатно.
