Акт о списании материальных запасов — это специализированный формуляр для регистрации операций по выбытию материальных ценностей на предприятии. Законодатели разработали унифицированную форму М3.
Что относят к материальным запасам
Матзапасы — это отдельная категория имущественных ценностей учреждения. К ним относят четыре группы имущества:
- Готовая продукция.
- Товары для продажи.
- Объекты, используемые для ведения хозяйственной деятельности организации, срок использования которых не превышает 12 месяцев.
- Особые категории имущества, поименованные в п. 99 Инструкции 157н, относимые в состав МЗ, независимо от срока использования и стоимости актива.
В состав матзапасов входят сырье, материалы, ГСМ, продукты питания, спецодежда, средства индивидуальной защиты, постельное белье и принадлежности, прочее.
Причины выбытия материальных запасов
Инструкцией по бухучету предусмотрено несколько причин на списание матзапасов:
- в производство, то есть сырье и материалы используются в производственном цикле;
- для хозяйственных нужд организации, например, на общехозяйственные управленческие цели;
- в силу их выбытия, например, продажи, безвозмездной передачи;
- в силу физического износа, порчи, естественной убыли;
- в связи с хищением;
- истечение срока годности, например, у медикаментов или продуктов питания;
- по недостачам, выявленным при инвентаризации запасов, и прочее.
Отразить операцию по выбытию матзапасов придется особым документом — актом. Но прежде чем начать заполнение акта списания материальных запасов, требуется оформить первичку. То есть документ-основание. Например, это требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск МЗ на сторону, ведомость о выдаче сырья и прочая документация.
Бланк акта на списание МЗ
Форма акта о списании материальных запасов может быть разработана в организации самостоятельно. Используемый бланк следует закрепить в учетной политике. Необходимо учитывать специфику деятельности при разработке структуры документа.
Допускается использовать унифицированный бланк, например акт о списании материальных запасов — ф. 0504230, утвержденный Приказом Минфина РФ № 52н. Его структура подходит для отражения всех категорий операций по выбытию материалов.
Оформление и хранение
Для оформления операции по выбытию подготовьте сразу два экземпляра акта на списание. Первый передается в бухгалтерский отдел для внесения соответствующих записей в бухучет. А второй остается у материально ответственного работника. Например, у заведующего складом.
Для составления и подписания акта в учреждении должна быть создана специальная комиссия. Состав и полномочия комиссии, а также ее председатель, определяются отдельным распоряжением руководителя компании. Утвердить акт вправе только руководитель организации либо иное уполномоченное лицо. Например заместитель по доверенности.
Храните акты на списание МЗ не менее 5 лет после завершения отчетного периода (года). Такие рекомендации закреплены в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Порядок заполнения
Заполняйте формуляр в соответствии с рекомендациями Приказа Минфина РФ № 52н, а также пояснениями, содержащимися в самой форме 0504230:
- В поле «МОЛ» укажите Ф.И.О. и должность матответственного работника, в обязанности которого входит хранение бланков.
- Поля «Комиссия в составе» заполняются на основании распоряжения руководства об утверждении состава комиссии. Поочередно впишите должности и Ф.И.О. работников, которые назначены в комиссию по выбытию матзапасов.
- Отдельно обозначьте номер и дату приказа, которым был утвержден состав специальной комиссии.
- Табличную часть заполните с учетом следующих рекомендаций:
- наименование МЗ — укажите наименование объекта в соответствии с учетными данными (номенклатурой, карточкой учета);
- код — заполняйте, если в учреждении предусмотрена установленная номенклатура МЗ;
- графа № 3 — впишите единицу измерения, соответствующую конкретной позиции списываемого объекта, например штуки, килограммы и прочее;
- графа № 4 — зафиксируйте нормы расходы по объекту МЗ, если таковые предусмотрены;
- поле «Фактически израсходовано» — детализируем количество, цену и сумму выбывающих материалов;
- графа № 8 — вписываем причину или направление выбытия матзапасов.
- В поле «Заключение комиссии» необходимо вписать конкретное назначение МЗ либо зафиксировать цель списания активов. Пример заполнения акта списания материальных запасов: «Материальные запасы использованы по назначению и списаны на нужды госучреждения», «Матзапасы использованы для ремонта компьютерной техники и подлежат выбытию», «Материальные запасы не подлежат восстановлению. Отразить их выбытие в учете».
Документы по выбытию МЗ могут быть оформлены в электронном виде, что требует применения цифровой подписи. Отметка бухгалтерии на электронной документации не проставляется. В бухучете отражаются соответствующие записи отдельными бухсправками.
Готовый образец акта о списании материальных запасов выглядит так:
