Маршрутный лист — это специальный первичный документ, подтверждающий расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы.
Скачать бесплатно шаблон для работника от КонсультантПлюс
Скачать бесплатно бланк маршрутного листа пустой
Скачать образец маршрутного листа для водителя грузового автомобиля
Скачать образец заполнения маршрутного листа в отпуск
Скачать образец маршрутного листа для курьера
Скачать образец маршрутного листа к путевому листу
Кто использует
Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:
- водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт;
- курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний);
- специалисты, которые по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы;
- сотрудники, совершающие служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.
Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.
Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.
Чтобы установить работнику разъездной характер работы, нужно оформить обязательный документы. Для этого используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс.
Какой бланк использовать
Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.
Примерный бланк МЛ:
Как составить собственный бланк
Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа.
- Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
- Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
- Период действия. МЛ выписывается сроком на один день либо на неделю или месяц.
- Ф.И.О. сотрудника, который получил документ, его должность и структурное подразделение.
Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:
- Место назначения, то есть куда отправляется работник.
- Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например, доставка отчета.
- Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), которую посетил работник.
- Вид транспорта, использовавшийся в качества средства передвижения, например, автобус, такси или личное авто.
Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.
В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.
Особенности оформления
Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.
Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.
Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.
Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.
Пример, как выглядит маршрутный лист:
Исключительные моменты
Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).
Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.
Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.
