Журнал учета выдачи доверенностей — это регистр, в котором производится регистрация выданных в учреждении доверенностей.
Для чего нужен
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.
Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).
О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
На какой срок выписывать
Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.
Какой бланк использовать
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Заполненный образец книги
