Гарантийное письмо об оплате товара — это особый финансовый документ, в котором организация-должник гарантирует исполнение определенного рода обязательств. Например, оплатить поставленную продукцию или оказанные услуги.
Ключевые основы
В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не в состоянии расплатиться за товар или услугу сразу. Есть несколько способов получить отсрочку платежа:
- заключить дополнительное соглашение с поставщиком;
- получить кредит или заемный капитал;
- оформить покупку в рассрочку;
- оформить документальную гарантию.
Документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Но такой вид документации может:
- восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
- компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
- исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.
В некоторых случаях поставщик самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.
Порядок составления «гарантийки»
Унифицированного образца гарантийного письма об оплате за услуги или товары нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Вот примерный шаблон.
Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. Следуем простым правилам:
- В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
- Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
- Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
- Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
- Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
- Регистрируем документ в журнале исходящей документации.
Образец гарантийного письма
Аналогичным образом составляется гарантийное письмо об оплате кредиторской задолженности.
