Журнал регистрации выдачи расчетных листков — это документ, в котором фиксируется, что работник получил зарплатный квиток вместе с деньгами. Штраф за отсутствие — до 50 000 рублей.
Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков
Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.
Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.
За нарушение действующего законодательства контролирующие органы выпишут штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.
На основании чего составляется журнал
Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.
Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.
Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.
Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков
Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф любые, но эти указать обязательно:
- порядковый номер записи;
- ФИО работника;
- должность;
- табельный номер;
- дата выдачи квитка;
- подпись.
Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.
Как заполнить книгу учета расчетных листков
Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.
Шаг 1. Титульный лист.
Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.
Шаг 2. Табличная часть.
Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.
Квитки о заработной плате по электронной почте
Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:
- экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
- быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
- просто: не требуется искать работника, просто выбрал получателя — и готово.
Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.
