Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Чем регулируется подотчет

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2024 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно выдать деньги подотчет и провести их по бухучету.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Как работать по новым правилам

Важные правила подотчета:

• выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
• для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2024 году устанавливает организация;
• деньги под отчет выдают, даже если есть задолженность по прошлым подотчетным суммам.

И хотя заявка под отчет больше не нужна, многие продолжают писать такие заявления — и это не нарушение. В заявке подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя тоже необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В таком распоряжении указывают:

• фамилии и инициалы получателей наличных;
• суммы наличных;
• сроки, на который выданы средства под отчет.

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок больше не применяется. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо отчитывается и возвращает остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель: указывает его в распоряжении о выдаче денег под отчет. Если приказ не делали, сроки оговаривают в заявлении подотчетника.

Как выдают деньги под отчет

Для организаций новые правила подотчета в 2024 году представляют собой определенный алгоритм:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет или свое заявление за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
2. Подотчетникам разрешили выдавать деньги, даже если у них есть долг по ранее выданным авансам. Но поскольку отменили 3-дневный срок для авансового отчета, рекомендуется провести полную сверку взаиморасчетов перед выдачей денег.
3. К авансовому отчету надо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации. Бухгалтер создает приходный кассовый ордер.
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Работник вправе получить авансом любую сумму денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя компании, наличная сумма ограничивается 100 000 рублей по одному контракту.

Подробнее: какую сумму можно выдать подотчет

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Каждая организация самостоятельно определяет, каким способом сотруднику можно выдать сумму под отчет, — налично или безналично. Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014). О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо № 09-01-07/46781 от 21.07.2017). Но для этого надо закрепить локальный порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) проводятся безналично. Сделайте это:

• в своей учетной политике;
• в положении о расчетах с подотчетными лицами;
• в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности.

Безналичный перевод подотчетных средств отмечают дополнительным пунктом.

Подробнее: как перечислить подотчетные средства на банковскую карту сотрудника

Обязательно заявление на выдачу денег под отчет

Деньги выдают на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении пишут, какая сумма требуется и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет сотруднику или работнику по ГП. Заявку обязательно подписывает руководитель организации.

Если работник потратил личные деньги

Если работник расплатился собственными деньгами для нужд компании, он составляет отчет в свободной форме. Кроме того, надо написать заявление о возмещении потраченных сумм. Руководитель принимает, рассматривает и утверждает заявку. Затем издает приказ о возмещении потраченных денег.

Порядок возмещения утвердите в учетной политике. Бухгалтеру надо внимательно проверить все первичные документы, которые работник предоставил для компенсации собственных расходов. При возможности работнику необходимо оформлять первичку непосредственно на организацию, чтобы ему не начислили НДФЛ при возмещении затрат. Письмо Минфина № 03-04-06/3-65 от 08.04.2010 разъясняет: в таких действиях сотрудника нет экономической выгоды, соответственно, отсутствует налогооблагаемая база.