Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.

Использование своих форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в законе № 402-ФЗ. Однако недопустимо применение таких форм без утверждения.

Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем свой образец книги регистрации путевых листов, а также порядок ее заполнения. Приказ может быть отдельным или являться приложением к учетной политике организации.

Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов и выписать штраф.

Не определено ответственное лицо.

Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.

Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под подпись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции.

Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложится на плечи руководителя учреждения.

Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички).

Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.

Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2 или 150/а и 150/б).

Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется.

Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть признают, что документы были выписаны задним числом для списания ГСМ.

В итоге расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф за умышленное занижение налогооблагаемой базы.

Новый путевой выдан водителю раньше, чем он отчитался по старому документу.

В регистре имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру (скачать бесплатно журнал путевых листов можно выше). Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего.

Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.

Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем.

Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным.

Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.