Счетная ошибка при начислении заработной платы в 2023 году. Возврат излишне выплаченной заработной платы: проводки
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: как исправить ошибки при начислении заработной платы

Счетная ошибка при начислении заработной платы всегда влечет за собой ряд проблем. Помимо внесения бухгалтерских корректировок, придется пересчитывать налоги, взносы и исправлять поданную отчетность. Кроме того, халатность бухгалтера может обернуться для работодателя не только судебными разборками, но и выплатой дополнительной компенсации.

Содержание

Счетные и технические ошибки бухгалтера

Законодательство не раскрывает понятия счетной ошибки, но на практике под ним понимается арифметическая ошибка при начислении заработной платы, возникающая при неправильном сложении, вычитании, умножении или делении показателей. Роструд поддержал такое толкование в своем письме 01.10.2012 № 1286-6-1, и оно устоялось в бухгалтерской среде.

Техническая ошибка при выплате заработной платы не связана с арифметикой. Сюда относят ситуации, когда бухгалтер:

  • повторно выдал зарплату за один и тот же период;
  • не учел отпускные и рассчитал оплату за месяц в полном объеме;
  • не применил вычет на ребенка;
  • не удержал алименты;
  • некорректно ввел исходные данные в программу и т. д.

Бухгалтеру важно понимать, какую ошибку он допустил, чтобы спрогнозировать дальнейшие действия по ее исправлению и шансы на возврат денег.

Можно ли исправить счетную и техническую ошибку

Ошибки бухгалтера всегда приводят к неправильному начислению. Работник получает или меньше, или больше, чем требовалось выдать. В первом случае ситуация поправима: всего лишь нужно доплатить. А во втором все не так просто. Если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, то предстоит вернуть излишне выплаченные деньги работодателю. Но положительный исход возврата зависит от типа ошибки.

В ст. 137 ТК РФ указано, что удерживать из зарплаты персонала разрешается только суммы, выплаченные в результате счетных (арифметических) ошибок. Это значит, что бухгалтер вправе (по решению директора и при согласии сотрудника) удерживать долг с зарплаты, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ, — не больше 20% от каждой выплаты. Возмещение долга будет длиться несколько месяцев, если с одного или двух раз не удается взыскать ущерб в полном объеме.

Но что делать, если ошибка была технической? К сожалению, удержание излишне выплаченной заработной платы в таком случае запрещено. Единственный выход — уговорить сотрудника, чтобы он добровольно отдал деньги. И если он откажется, то взыскать деньги не получится даже в суде. В судебной практике есть реальная история, когда работодатель судился с работником из-за излишне выплаченных денег, но проиграл дело.

История из жизни. При увольнении сотрудника бухгалтер дважды перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обнаружив нарушение, деньги попросили вернуть, но уволенный отказался. Организация такой поступок расценила как нанесение ущерба и подала иск на бывшего сотрудника, чтобы возместить его.

Суд первой инстанции сразу отказал. Он сослался ст. 137 ТК РФ, которая позволяет вернуть деньги исключительно из-за нарушения арифметического характера. А задвоение компенсации нельзя считать таким, оно явно техническое.

Работодатель с выводом не согласился и подал апелляцию. Вторая инстанция его поддержала. Казалось логичным, что работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги. Решение первого суда признали недействительным, якобы оно было основано на неверном истолковании законодательства.

Но когда ситуацию рассматривал Верховный Суд, то коллегия полностью поддержала суд первой инстанции, потому что оно было полностью правомерным. Удовлетворительное решение, вынесенное после апелляции, отменили, а первое вступило в силу (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

При технической ошибке подавать в суд бесполезно. Потому что вернуть излишне выплаченную зарплату, вероятнее всего, не получиться. Судьи смотрят на положения ст. 137 ТК РФ, которая исключает возможность удержания лишней суммы после технической ошибки, произошедшей без вины работника.

ВАЖНО!
Работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, по вине которого понес лишние траты. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, то через суд реально получить всю сумму. Если нет, то только среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ).

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

После подписания приказа у бухгалтера появится законная возможность удерживать указанные суммы из выплат работника. В бухгалтерском учете он сделает такие проводки возврата излишне выплаченной заработной платы.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сторно начисления зарплаты

20, 25, 26, 44

70

Выданный излишек (долг работника) отправлен на прочие расчеты с персоналом

73

70

Из зарплаты работника удержана излишне выплаченная сумма или ее часть

70

73

Если работодатель подавал иск и получил отказ, сумму излишка придется списать на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 70.

Первоначально на сумму начисленной зарплаты (с излишком) бухгалтер начислял НДФЛ и страховые взносы. Если работник возвращает излишек (путем добровольного удержания или по суду), то приходится пересчитывать и их. И, как следствие, корректировать 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и 4-ФСС.

Как доплатить невыданную часть зарплаты

Когда бухгалтер недоплатил зарплату, то ему предстоит доначислить остаток не только самой зарплаты, но и компенсации за каждый день задержки. В соответствии со ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем срока выплаты работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня.

Компенсация = 1/150 ключевой ставки × количество дней просрочки × недоплаченная сумма.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер неправильно рассчитал отпускные и недоплатил работнику 3000 руб. Срок оплаты отпускных — не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), но ошибку обнаружили на 5-й день. Задержка составила 2 дня. Ключевая ставка — 8%. Поскольку срок нарушен, работодателю придется выплатить компенсацию за каждый день в размере: 8/150 × 2 дня × 3000 = 32 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но облагается страховыми взносами, потому что в списке необлагаемых сумм, приведенном в ст. 422 НК РФ, такой компенсации нет.

Проводки при доначислении недостающей суммы к зарплате работника:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Доначислена зарплата

20, 25, 26, 44

70

Удержана недостающая сумма НДФЛ

70

68

Недостающая сумма НДФЛ перечислена в бюджет

68

51

Доначислены страховые взносы

20, 25, 26, 44

69

Сторно излишка начисления по налогу на прибыль

99

68

Как и в случае переплаты, при доначислении бухгалтеру приходится корректировать налоговую и страховую отчетность.

Об авторе статьи
Гостищева Анастасия Олеговна
Экономист, бухгалтер

В 2010 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Экономист». Общий профессиональный стаж — с 2008 года, в том числе на государственной службе в налоговых органах.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Если ошиблись в расчетах, и ошибка привела к занижению налога на добавленную стоимость, придется скорректировать декларацию. Есть и другие случаи, когда надо подать уточнения в ИФНС. Разбираемся, как подать уточненку по НДС.

20 июня 2023

Если сотрудник использует собственный автомобиль для работы, то ему положена компенсация за использование личного транспорта. Но рассчитывать и начислять такое возмещение нужно по особым правилам.

22 августа 2022

Выплата к 1 сентября 2021 школьникам — единоразовое пособие на детей в возрасте от 6 до 18 лет. Заявления принимают от родителей в период с 15.07.2021 по 01.11.2021. 

6 июля 2021

Пособия для беременных и одиноких родителей назначат с учетом имущественного положения и правила «нулевого дохода».

26 мая 2021