Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: как организовать документооборот в бухгалтерском учете

Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.

Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

  1. Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
  2. Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
  3. Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать документооборот не только в бухгалтерии, но и в других отделах организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

ВАЖНО!
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.

Кто за него отвечает

Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

  1. Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
  2. Составление должностных инструкций для работников.
  3. Составление графика оборота документации.
  4. Создание технологии обработки учетной информации.
  5. Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.
ВАЖНО!
Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.

Требования к документам

Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:

  1. Регистрационный номер.
  2. Код номенклатуры.
  3. Источник получения.
  4. Должность и фамилия исполнителя.
  5. Срок исполнения.
  6. Контролирующее лицо.
  7. Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить

В соответствии с ФЗ «О бухучете», предприятие должно хранить документы в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации архивного дела, но не меньше 5 лет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет, инвентаризационное дело, акты ревизии — 3 года, бухгалтерская отчетность и баланс, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет.

Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.

ВАЖНО!
Сроки хранения официальной документации определяются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Как исправлять ошибки

Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.

ВАЖНО!
Для отдельных документов не допускается исправление ошибок. Это относится к формам, связанным с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 положения, приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Исправление ошибок в учете и отчетности после отчетной даты — это корректировка финансового результата и стоимости активов. Способ корректировки зависит от того, насколько неточность повлияет на доходы участников, инвесторов и на налоговые отчисления.

24 ноября 2020

Какие отчеты нужно сдавать по обособленному подразделению:

  1. Декларация по ЕНВД.
  2. Справки и расчеты по НДФЛ.
  3. РСВ, но только если ОП выделено на отдельный баланс.
  4. Декларации и расчеты по имущественным налогам, если облагаемый актив зарегистрирован и расположен в месте нахождения ОП.
23 декабря 2020

Штраф за не вовремя сданный отчет 4-ФСС — 5% от суммы взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Его размер ограничен, и он взимается до момента устранения нарушения.

13 января 2021

Штраф за несвоевременную сдачу декларации — от 1000 руб. до 30% от суммы налога. Конкретный размер санкций зависит от категории налогоплательщика и суммы начислений по этому отчету.

12 октября 2020