Как рассчитать резерв отпусков на 2023 год в 2023 году. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Как рассчитать резерв на отпуск:

  1. Проверить дату заключения трудового договора каждого сотрудника.
  2. Определить количество использованных дней отдыха.
  3. Исчислить средний заработок.
  4. Выявить неотгулянный период.
  5. Зарезервировать средства на следующий год.
Содержание

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.

Рассчитайте период и размер компенсации с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Вот что такое резерв отпусков простым языком — запас отпускных, который создается в текущем периоде, а используется в будущем. Деньги на 2023 год резервируем в 2022-м, а в 2023 году зарезервируем средства на 2024 год.

Кто создает

В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать фонд оплаты отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

А в ФСБУ для госсектора «Выплаты персоналу» указано, как посчитать резерв отпусков в бюджетном учреждении, автономной и казенной организации (приказ Минфина № 184 от 15.11.2019). Это федеральный стандарт обязателен к применению с 1 января 2021 года.

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. В ФСБУ «Выплаты персоналу»: как часто учреждению следует производить корректировку начисленного резерва на отпуска — ежемесячно, ежеквартально или за год. А в коммерции отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря (ПБУ 8/2010). Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в бухучете в последний день каждого квартала.

Как рассчитать

Минфин разъяснил, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков для госсектора — они изложены в письме Минфина № 02-06-07/104576 от 30.11.2020:

  1. По каждому сотруднику.
  2. По всем сотрудникам учреждения.
  3. По группам персонала.

Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Вот формула, как рассчитать резерв по отпускам на 2023 год, если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток не использованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.
ВАЖНО!
Во всех трех случаях данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

  • Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
  • Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
  • Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

  • ПФР — 22 %;
  • ФСС — 2,9 %;
  • ФФОМС — 5,1 %;
  • ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

  1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
  2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

Сумму страховых взносов определяем так:

Рсв = К × ЗПср × С.

Пример расчета по методике 2

Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бух. и налог. учете с примером расчета в 2023 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.

Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.

Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

где:

  • К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
  • ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

  • по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
  • по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:

№ п/п ФИО сотрудника Дата заключения трудового договора Заработано на 01.12.2021 Использовано Резерв Количество дней отпуска без сохранения зарплаты
1 Иванов Иван Иванович 01.12.2017 224 120 104 0
2 Петров Петр Петрович 30.11.2020 56 30 16 3
3 Викторова Виктория Викторовна 05.12.2017 112 50 62 0

Как отразить в учете бюджетного учреждения

В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2023 году в таблице (письмо Минфина № 02-06-07/104576):

Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 93 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211
Формирование резерва на отпуск за отработанное время Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 20 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211
Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время (одновременные проводки) Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 13 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 93 211
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211
Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 12211
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211 Кт хххх ххххх ххххх 111 1 302 11 737

Какие проводки использовать для коммерции и НКО

Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:

Для отпускных и компенсаций:

  • дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
  • кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Для взносов:

  • дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», аналогичный субсчет;
  • кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Об авторе статьи
Панина Светлана
Панина Светлана
Автор-эксперт

Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Максимальный размер выплаты по больничному листу в 2020 году — от 2 301,37 за один день болезни и до 322 191,80 рубля. Это деньги, больше которых за временную нетрудоспособность не заплатят.

2 июня 2020

Мы собрали десять площадок, которые будут полезны в работе.

13 января 2019
Отмена транспортного налога 2018 в России — новость, которая взволновала миллионы россиян. Расскажем, отменен ли транспортный налог в 2018 году, когда чиновники примут окончательное решение, и кого освободят от выплаты.
1 июля 2018

Проверка задолженности по налогам — это способ избежать ареста счетов организации. Чтобы не допустить негативных последствий, необходимо не только своевременно рассчитываться по обязательствам перед бюджетом, но и контролировать поступление средств. Ведь не всегда организацию уведомляют о долге. Узнайте, как проверить задолженность по налогам.

30 января 2019