Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете — это средства на оплату отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на взносы во внебюджетные фонды, которые планируются в текущем периоде. Узнайте, как рассчитать резерв отпусков и как вести бухучет.

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  • отпускные;
  • либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

  • конец каждого месяца;
  • конец каждого квартала;
  • конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998:

  1. По каждому сотруднику.
  2. По всей организации.
  3. По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.
ВАЖНО!
Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Предположим, в организации числятся три работника, данные по ним таковы:

  • Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб;
  • Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб;
  • Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

  • ПФР — 22 %;
  • ФСС — 2,9 %;
  • ФФОМС — 5,1 %;
  • ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

  1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
  2. Страховые взносы = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020 рублей.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого нужно зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20 рублей.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

РО = К × ЗПср,

где:

  • К — суммарный остаток неиспользованных всеми работниками дней отдыха;
  • ЗПср — средняя заработная плата по учреждению.

    Сумму страховых взносов определяем так:

    Рсв = К × ЗПср × С.

    Пример расчета по методике 2

    Допустим, у сотрудников учреждении накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

    Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000 рублей.

    Суммарная ставка также 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850 рублей.

    Итого нужно зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850 рублей.

    Методика 3: по категориям работников

    Самая сложная формула, выглядит она так:

    РО = К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3,

    где:

    • К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
    • ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

    Запас на страховые взносы считаем по формуле:

    Рсв = (К1 × ЗПср1 + К2 × ЗПср2 + К3 × ЗПср3) × С.

    Пример расчета по методике 3

    Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

    • по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
    • по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

    Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000 рублей.

    Суммарная ставка также 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680 рублей.

    Итого нужно зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680 рублей.

    Как отразить в учете

    В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

    Содержание операции

    Бухгалтерская запись

    Дебет

    Кредит

    Формирование

    На отпускные

    КРБ.1.401.20.211

    КРБ.1.401.60.211

    На страховые взносы

    КРБ.1.401.20.213

    КРБ.1.401.60.213

    Начислены расходы

    По выплате отпускных

    КРБ.1.401.60.211

    КРБ.1.302.11.730

    По выплате страховых взносов

    КРБ.1.401.60.213

    КРБ.1.303.00.730

    Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)

    По выплате отпускных

    КРБ.1.401.20.211

    КРБ.1.401.60.211

    По выплате страховых взносов

    КРБ.1.401.20.213

    КРБ.1.401.60.213

    Какие проводки использовать

    Помимо этого, бухгалтеру, который отражает резерв на оплату отпусков, проводки понадобятся.

    Для отпускных и компенсаций:

    • дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
    • кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

    Для взносов:

    • дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
    • кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

    Что делать, если резервной суммы не хватило

    В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

    Затем доначислите средства в резерв в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

    Распечатать
    Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
    Поделитесь с друзьями:
    Вместе с эти материалом часто ищут:

    Максимальный размер выплаты по больничному листу в 2020 году — от 2 301,37 за один день болезни и до 322 191,80 рубля. Это деньги, больше которых за временную нетрудоспособность не заплатят.

    2 июня 2020
    Мы собрали десять площадок, которые будут полезны в работе.
    13 января 2019
    Отмена транспортного налога 2018 в России — новость, которая взволновала миллионы россиян. Расскажем, отменен ли транспортный налог в 2018 году, когда чиновники примут окончательное решение, и кого освободят от выплаты.
    1 июля 2018
    Проверка задолженности по налогам — это способ избежать ареста счетов организации. Чтобы не допустить негативных последствий, необходимо не только своевременно рассчитываться по обязательствам перед бюджетом, но и контролировать поступление средств. Ведь не всегда организацию уведомляют о долге. Узнайте, как проверить задолженность по налогам.
    30 января 2019