Списание бланков строгой отчетности в 2023 году. Образец приказа о списании бланков строгой отчетности. Акт о списании бланков строгой отчетности
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: как составить акт о списании бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности уничтожают только после того, как закончится срок их хранения. Процедура строго регламентирована. Списание подтверждают отдельным актом.  

Содержание

В каких случаях списывают бланки строгой отчетности

Учреждения часто применяют бланки строгой отчетности — документы унифицированной формы с серией и порядковым номером. Для разных направлений деятельности используют разные БСО. Среди них:

  • трудовые книжки, вкладыши к ним;
  • удостоверения;
  • дипломы и аттестаты;
  • путевые листы;
  • путевки, талоны;
  • абонементы, билеты;
  • квитанционные книжки и проч.
ВАЖНО!
Больничные листы — это тоже БСО. Но с 2022 года применяется новый порядок оформления временной нетрудоспособности: сотрудникам больше не выдают бумажные больничные, а оформляют электронные листки (Приказ Минздрава № 1089н от 23.11.2021). Больничный находят по номеру в специальной информационной системе — ЕИИС «Соцстрах».

Неиспользованные БСО остаются в организации на весь срок их хранения, то есть минимум 5 лет. После того как закончится срок хранения, неиспользованные, выданные или испорченные бланки списывают. Для этого проводится специальная процедура уничтожения: выбрасывать ненужные БСО нельзя.

По правилам, бланки строгой отчетности списывают:

  • если закончился срок их хранения;
  • если обнаружили брак, порчу, утерю или хищение документов.

Рекомендации, как списать испорченные бланки строгой отчетности, закреплены в Приказе Минфина № 52н от 30.03.2015. Сотрудник, который испортил БСО, фиксирует непригодность документа. В испорченном бланке не трогайте наименование, серию, номер и сведения об учреждении — они должны читаться.

Порядок списания бланков строгой отчетности

После окончания срока хранения проводится инвентаризация БСО, после чего документы списываются и уничтожаются. Общий порядок списания таков:

  1. Издайте приказ о проведении инвентаризации.
  2. Сформируйте комиссию, которая проведет проверку и составит инвентаризационную опись.
  3. Отдельным приказом руководителя создайте комиссию по списанию бланков строгой отчетности: у многих учреждений она совпадает с инвентаризационной.
  4. Проведите процедуру уничтожения бланков.
  5. Подготовьте акт о списании (для кассовых БСО — п. 26 приложения № 2 к протоколу заседания ГМЭК № 4/63-2001 от 29.06.2001).

Приказ

Приказ об инвентаризации обычно издают по унифицированной форме ИНВ-22 (Постановление ГКС № 88 от 18.08.1998). Приказ о списании БСО составляют в свободной форме. Таким распоряжением руководитель назначает комиссию по выбытию бланков и определяет основание для их уничтожения. Кроме того, в приказе прописывают перечень полномочий и устанавливают ответственность за его исполнение.

Комиссия проверяет целевое использование документов. Для подтверждения предоставляются корешки бланков, копии квитанций, расписки работников о том, что они получили документы. Подтверждением являются и различные журналы — выдачи путевых листов, трудовых книжек, учета БСО.

Акт

Учреждениями применяется унифицированная форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) из Приказа Минфина № 52н от 30.03.2015 (приложение № 1 к Приказу № 52). Коммерческие и некоммерческие организации используют любую форму акта — унифицированную или собственной разработки с учетом требований ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011. Применяемый первичный документ закрепляют в учетной политике.

Актовую форму 0504816 составляет комиссия минимум в двух экземплярах. Руководитель утверждает акт своей подписью. Для казенных, бюджетных, автономных учреждений правила заполнения ф. 0504816 одинаковы.

В акте о выбытии БСО отражают:

  • название учреждения;
  • реквизиты организации — ИНН, КПП, ОКПО;
  • Ф.И.О. ответственного работника;
  • Ф.И.О. членов комиссии, реквизиты приказа о назначении комиссии;
  • список бланков для списания;
  • дата выбытия (уничтожения);
  • подписи всех, кто участвует в процедуре выбытия.

В завершении ставится дата оформления актовой формы 0504816.

Сразу ли списывают испорченные БСО

Испорченные бланки строгой отчетности регистрируют в специальном журнале учета — форме 0504045 (приложение № 3 к Приказу Минфина № 52н). И БСО с ошибками, и корешки действующих бланков хранят 5 лет. Благодаря такому учету, систематизируется документооборот БСО учреждения.

Если испортили бланк строгой отчетности, сразу списать его не получится. Даже несмотря на ошибку или порчу, БСО надо оставить до конца периода хранения, и только потом уничтожить испорченные документы. Бланки списывают через месяц после их инвентаризации.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Код дохода для подотчетных сумм в платежном поручении — 2. Это значение поля 20 «Наз. пл.» в электронном документе на перевод физическому лицу.

21 января 2021

Отзыв доверенности — это письменное уведомление о досрочном прекращении полномочий представителя и иных лиц, на взаимодействие с которыми они оформлялись. Если доверительный акт удостоверен нотариально, для его отмены требуется обязательно обратиться к нотариусу.

11 августа 2021

Срок действия доверенности не может превышать один год со дня ее оформления, если иное не указано в самом документе.

3 февраля 2021

Срок исковой давности по взысканию дебиторской задолженности — это ограниченный временной отрезок, за который кредитор вправе истребовать погашение долга через судебную инстанцию.

18 сентября 2020