Кассовая дисциплина: основа основ
Если учреждение осуществляет расчеты наличностью, то ведение кассового учета обязательно. Исключений в данном правиле не предусмотрено. Причем за нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрены солидные штрафы — до 50 000 рублей. А также, в исключительных случаях, нарушителям может грозить уголовная ответственность.
Учет кассовых операций и денежных документов в бюджетном учреждении должен вестись в соответствии с Указаниями Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 и Инструкцией № 157н. Все особенности отражения бухгалтерских операций должны быть закреплены в учетной политике учреждения.
Как организовать учет денежных средств в кассе предприятия, чтобы избежать наказаний? Следуйте простому алгоритму.
Шаг № 1. Назначьте кассира
Вести кассу может любой работник учреждения. Например, руководитель или же специальный работник — бухгалтер-кассир. Однако с этим работником придется заключить особый договор о том, что он несет полную материальную ответственность за сохранность денег и прочих ценностей, хранящихся в кассе. О том, как это сделать, читайте «Как составить договор о материальной ответственности кассира».
Шаг № 2. Установите лимит
Если расчеты производятся наличными деньгами, то лимит остатка кассы утвердить придется. Что такое лимит? Это определенная сумма денег, которая может постоянно храниться в сейфе компании. Эту сумму наличности не нужно сдавать в банк в конце рабочего дня.
Допустимый предел рассчитывается по специальной формуле: «Как рассчитать лимит остатка кассы».
Если в кассе хранится сумма, превышающая лимит, — штрафа не избежать. Исключением являются дни законных выплат. Например, день выплаты стипендий студентам или зарплаты врачам. В остальные дни излишки денег придется сдать в банк для зачисления на расчетный счет бюджетного учреждения. Для этого придется заполнить специальный бланк: «Пример заполнения объявления на взнос наличными».
Шаг № 3. Фиксируйте движение наличных
Для учета и отражения фактов движения наличных в организации предусмотрены специальные формы и бланки. Бюджетники применяют документы унифицированных форм, которые утверждены Приказом Минфина № 52н. Некоммерческие организации вправе разработать свои бланки первичной документации.
Однако ведение кассовой документации обязательно для всех. Исключений для субъектов бюджетной сферы не предусмотрено. Специальная подборка статей позволит досконально разобраться в тонкостях ведения кассовых документов:
- «Журнал регистрации приходных и расходных документов»;
- «Заполняем приходный ордер»;
- «Заполняем расходный ордер»;
- «Как правильно заполнить кассовую книгу».
Не забывайте составлять проводки «касса — бухучет». О том, как правильно вести учет налички в бюджетном учреждении, в статье «Проверь себя: порядок ведения кассовых операций».
Шаг № 4. Все операции проводите через онлайн-кассу
Если организация оказывает платные услуги, применение онлайн-кассы обязательно. Для некоторых налогоплательщиков чиновники предусмотрели исключения, но бюджетники и НКО к данным «счастливчикам» не относятся.
Так, в 2020 году все расчетные операции должны проводиться через онлайн-кассу. Если предприятие уклоняется от исполнения данного требования, ФНС наложит значительные штрафы. Ключевые правила закреплены в законе № 54-ФЗ.
Шаг № 5. Организуйте контроль
Нарушение кассовой дисциплины и правил учета обойдется предприятию очень дорого! Поэтому организуйте тотальный контроль за соблюдением действующего законодательства, возложите обязанности по проведению внезапных ревизий кассы на главного бухгалтера или иного ответственного работника.
