Что делать работодателю в случае смерти сотрудника
Независимо от того, умер сотрудник в начале месяца, в середине или в конце месяца, работодатель обязан осуществить следующие действия:
- Оформить приказ на увольнение в связи со смертью. Дата приказа — день получения сведений (свидетельства) о событии. Дата увольнения — дата смерти.
- Сделать соответствующую запись в трудовую книжку. Книжка выдается родственникам по заявлению либо хранится в архиве до востребования.
- Произвести расчет всех положенных работнику начислений: зарплаты, компенсации за отпуск.
- Рассчитать верно налоги с выплат, разобравшись, удерживается ли НДФЛ при увольнении в связи со смертью работника в 2023 году, и как начисляются страховые взносы.
- Произвести выплату родственникам, обратившимся к работодателю. Обязательно проверяется, вправе ли лицо претендовать на получение начислений.
Подробнее: об оформлении документов при увольнении в связи со смертью сотрудника
Выплаты родственникам работника
За причитающейся зарплатой, если сотрудник умирает накануне выплаты, вправе обратиться члены семьи. Членами семьи признаются супруги, родители и дети (статья 2 Семейного кодекса РФ). Выдача денежных средств производится при предъявлении соответствующих документов (статья 141 ТК РФ). Перечень документации в законодательстве не проведен. На практике он включает:
- заявление в произвольной форме;
- паспорт;
- документ, свидетельствующий о родстве.
Нельзя выплатить на зарплатную карту сотрудника аванс за месяц и прочие начисления, если на дату выплаты работник умер. Все выплаты производятся обратившемуся родственнику наличными или на его банковскую карту.
Что нужно начислить
При оформлении увольнения умершего работника производятся все положенные начисления:
- заработная плата за отработанное время (оклад, премия и прочее);
- компенсация за неиспользованный отпуск;
- оплата по больничному листу за первые три дня нетрудоспособности.
Порядок налогообложения зарплаты за предыдущий месяц, если сотрудник умер, в 2023 зависит от момента начисления: до даты смерти или после.
Налогообложение и взносы с аванса умершего сотрудника
Если зарплата за первую половину месяца выплачивается членам семьи работника после его смерти, НДФЛ с выплаты не удерживается. У бывшего работодателя не возникает обязанностей налогового агента, и если сотрудник умер 1 числа, заработная плата за вторую половину месяца начисляется позднее. Такие перечисления признаны не подлежащими обложению НДФЛ (пункт 18 статьи 217 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/86450 от 06.09.2022).
Для сведения: о новых правилах удержания НДФЛ
Заработная плата и аванс умершего работника облагаются страховыми взносами, если они начислены до даты смерти. В какой день производится выплата родственникам, не имеет значения (письмо Минфина № 03-15-07/53912 от 22.08.2017).
Не пересчитываются НДФЛ и страховые взносы при увольнении сотрудника в случае его смерти, если он уже успел получить аванс за месяц, заработную плату, оплату больничного и иные начисления.
Надо знать: удерживается ли НДФЛ с больничного листа
