Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как формировать и хранить документы бухучета

Документы бухгалтерского учета — это ключевой носитель информации у хозяйствующих субъектов. Ведение бухучета невозможно без оформления соответствующей документации. Разбираемся, каково значение бухгалтерских документов для учетной деятельности, а также как правильно формировать и хранить финансово-бухгалтерские документы.

По действующему законодательству в области бухгалтерского учета (ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011), все операции, непосредственно связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации, должны сопровождаться формированием подтверждающих первичных учетных документов. Расскажем, как организовать работу с ними, и приведем образец акта приема-передачи бухгалтерских документов.

Из чего состоит бухдокументация

Бухгалтерский документ представляет собой оформленное свидетельство, подтверждающее факт и подлинность совершения операций, касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также право на совершение таких операций или же материальную ответственность того или иного лица. Финансово-бухгалтерская документация является основой ведения бухучета в учреждении.

Принимаются к учету, только если они составлены по утвержденному формату, зарегистрированному в альбоме унифицированных форм. Организация также может использовать самостоятельно разработанные бланки и регистры, формат которых закреплен соответствующим приказом и отражен в учетной политике учреждения. Если бухучет ведется на основании самостоятельно разработанных бланков, то они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты в соответствии с 402-ФЗ:

  • название и дата формирования;
  • полное (краткое) наименование организации-составителя финансовой документации;
  • содержательная часть производимой операции, а также ее измерители в натуральном и финансовом выражениях;
  • список должностных лиц (с указанием Ф.И.О. и должностей), ответственных за исполнение процедуры, и их личные подписи.

Классификация бухгалтерской документации

К ней относится более полутора тысяч регистров. Документацию, используемую при ведении бухучета на предприятии, подразделяют на следующие группы:

  1. Организационно-распорядительные — разрешающие проведение различных процедур, непосредственно касающихся финансово-хозяйственной деятельности. К ним относятся приказы, распоряжения, доверенности.
  2. Оправдательные — являются фактическим подтверждением совершения той или иной операции (накладная, акт сдачи-приемки). Вся информация, которая указывается в оправдательной документации, в обязательном порядке отражается в учетных регистрах организации.
  3. Документы бухгалтерского (учетного) оформления. К ним относятся итоговая и промежуточная отчетность, справки-расчеты, ведомости. Такая документация заполняется непосредственно бухгалтером и призвана упростить ведение первичного бухучета в организации, а также привести обоснование целесообразности совершения тех или иных финансово-хозяйственных действий.
  4. Комбинированные — одновременно относятся как к распорядительным, так и к оправдательным (платежная ведомость, РКО).

По порядку формирования подразделяются на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы, составляющие основу первичного бухучета. Первичка может быть составлена как внутри предприятия, так и сторонними организациями-контрагентами. К первичным относятся:

  • кассовые;
  • платежные;
  • банковские;
  • накладные и проч.

Сводная документация представляет собой совокупность сведений, содержащихся в первичных регистрах.

Также классифицируются в соответствии со своей содержательной частью. Они могут быть материальными и денежно-расчетными. Материальные регистры демонстрируют движение ТМЦ и ценовые характеристики таких процедур (акты приема-передачи). Денежно-расчетные отвечают за финансовые операции на предприятии (ведомости, выписки, кассовые ордера).

Регистры бухгалтерского оформления

Документы бухгалтерского оформления применяются для фактического подтверждения совершения той или иной хозяйственной операции. Они также служат определенным индикатором текущего финансового состояния учреждения. Бухдокументы учетного оформления применяются также для исчисления отчетных налоговых форм, налоговой базы и возможных вычетов.

Состав документации учетного оформления определяется в зависимости от отраслевой и организационной специфики учреждения. В обязательном порядке они включают распорядительные регистры (приказы, указы и распоряжения) и учетную политику.

К расходным относят те бланки, которые иллюстрируют правомерность и целесообразность произведенных затрат (товарная накладная, счет-фактура, платежно-расчетные ведомости). При помощи расчетной ведомости и других кассовых регистров подтверждается и получаемая доходность.

Порядок передачи учетной документации и срок ее хранения

Каждому учреждению необходимо разработать и закрепить учетной политикой график оборота первичных бухдокументов. По общему правилу, в нем необходимо отразить факт приема регистра первичного бухучета, его обработку, хранение и сдачу в архив.

За целостность и сохранность отвечают работники бухгалтерии. Срок хранения финансово-хозяйственных регистров зависит от назначения того или иного бланка. К примеру, налоговые сведения должны храниться в течение минимум четырех лет, расчетная информация работников организации — не менее 75 лет.

В том случае, когда меняется лицо, ответственное за сохранность, необходимо подготовить и подписать соответствующий акт.

Образец акта приема-передачи

Скачать

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Экономические и бухгалтерские издержки и прибыль — это показатели, характеризующие состояние финансовой результативности функционирования предприятия. Рассказываем, как рассчитываются эти величины и какова связь между бухгалтерской и экономической прибылью и издержками.
26 сентября 2019

Бухгалтерская прибыль — это разница между совокупными показателями доходов и затрат хозяйствующего субъекта за определенный период времени. Показатель отражает реальное экономическое положение компании.

17 апреля 2020

Срок хранения документов бухгалтерского учета — не меньше 5 лет после окончания отчетного периода. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации. Штраф за нарушение составляет от 2000 до 3000 рублей.

2 октября 2020
Учет расчетов с персоналом по оплате труда в организации — это бухгалтерские операции, которые помогают контролировать выплату зарплаты и фиксировать все издержки в бухучете.
15 октября 2019