Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Распечатать Подписаться на рассылку
Бухгалтерия

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Во все времена излюбленным направлением для ревизоров были расчеты с подотчетными лицами из-за большого количества бухгалтерских ошибок. Как правильно организовать учет в бюджетном учреждении, чтобы ни один проверяющий «не подкопался»?
6 октября 2017 Автор: Евдокимова Наталья
Канал в дзене

Порядок работы с подотчетными лицами

На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:

  1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
  2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
  3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
  4. Учетная политика учреждения, утвержденная на соответствующий финансовый год.
  5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник должен подготовить заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать свой бланк на основании закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки:

  • дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
  • дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
  • дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

Бухучет подотчетных сумм для НКО

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

На основании сданного отчета бухгалтер НКО оформляет расчеты с подотчетными лицами, проводки:

  • дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
  • дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на соответствующий счет учета;
  • дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Налоговый учет

В первую очередь нужно определить, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

Представительские расходы также можно отнести на затраты. Согласно 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

ВАЖНО!
Представительские расходы могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 % от фонда зарплаты за расчетный период (ст. 264 НК РФ). Для налоговиков потребуются подтверждающие документы: распоряжение о проведении мероприятия, смета затрат, отчет о проведении мероприятия, акт на списание представительских затрат и т. д.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций должен быть систематическим. При проведении инвентаризации должна быть создана специальная комиссия, которая обязана проверить:

  1. Соответствуют ли данные первичной документации, данным бухгалтерского учета.
  2. Использование средств строго по целевому назначению.
  3. Наличие всех подтверждающих документов (квитанций, чеков, выписок, товарных накладных) для списания затрат.
  4. Ревизия задолженностей по невозвращенным авансам.
  5. Наличие локальных актов учреждения, регламентирующих расчеты с подотчетниками.

На проведение инвентаризации издается соответствующее распоряжение руководителя, в котором указываются сроки проведения, состав комиссии и прочая информация. По результатам проведенной проверки должен быть составлен акт, в котором указываются выявленные нарушения.

Пример налогообложения подотчетных сумм

Рассмотрим ситуацию: в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» размер суточных по России установлен в сумме 1000 рублей в день. Секретарь Печатина П.С. направлена в служебную поездку на 10 календарных дней. На расходы ей был выдан аванс 10 000 рублей. По возвращении она предоставила все необходимые подтверждающие документы. Бухгалтер составил проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Перечислен аванс на банковскую карту работника

0 208 12 560

0 201 11 610

10 000

Суточные расходы приняты к учету на основании утвержденного авансового отчета

0 401 20 212

0 208 12 660

10 000

Удержан НДФЛ с суммы суточных, превышающей регламентированную норму

0 302 12 830

0 303 01 730

390

(1000р. х 10дн.) - (700р. х 10дн.) х 13 %

НДФЛ с суточных перечислен в соответствующий бюджет

0 303 01 830

0 304 05 212

390

Отражать операцию по удержанию НДФЛ с суточных расходов следует в журнале по прочим операциям.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Разберемся, как правильно действовать, чтобы вернуть денежные средства организации на законных основаниях. Рассмотрим конкретные примеры с проводками.
5 октября 2017
Разберемся, как производится бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.
27 октября 2017
Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете.
9 октября 2017
Исключить ошибки в расчетах с подотчетными лицами в учреждении поможет грамотно организованный аудит.
16 октября 2017