Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами

Исключить ошибки в расчетах с подотчетными лицами в учреждении поможет грамотно организованный аудит.

Подотчет – это денежные средства организации, которые выдаются сотруднику на осуществление командировочных расходов, затрат на хозяйственные нужды учреждения или представительские расходы. Деньги выдаются из кассы учреждения наличкой, либо перечисляются на банковскую карту сотрудника. Контроль над правильностью расчетов — важная и актуальная тема не только в действующих экономических субъектах, но и в образовательном процессе. Поэтому на тему «Аудит расчетов с подотчетными лицами» курсовые работы и дипломные исследования писали многие студенты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудиторская проверка подразумевает последовательный и систематический контроль над соблюдением действующего законодательства в части взаиморасчетов с подотчетными лицами. Основные направления:

  1. Проверка оформления командировочных расходов.
  2. Контроль над затратами на хозяйственные нужды организации.
  3. Ревизия представительских расходов.

Мероприятия заключаются в сопоставлении данных бухгалтерского учета с данными первичной документации, проверке правильности оформления документации, соблюдения законодательства, установленных сроков, нормативов и целевого назначения. Документы проверяются на соответствие действующим формам, полноту содержания и наличие обязательных реквизитов, правильность и своевременность отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Когда проводить

Внешний аудит проводится один раз в год.

Для внутреннего обязательная переодичность не установлена, это решает руководитель бюджетной организации или контролирующий орган.

Что сделать до начала проверки

Аудит подотчетных лиц, как любое другое контрольное мероприятие, начинается с подготовительного этапа. Порядок подготовки зависит от ее вида. Отличают: внутренний и внешний аудит.

Внутренний

Внешний

  1. Утверждение приказа руководителя о проведении внутреннего аудита подотчетных лиц.
  1. Предоставление руководителю организации распоряжение контролирующего органа о проведении внешнего аудита подотчетных лиц.
  1. Назначение ответственных участников ревизионной комиссии.
  1. Внешний аудитор знакомится с учредительными документами, учетной политикой, локально-нормативными актами, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами.
  1. Определение периодов проведения и сроков сдачи акта ревизии.
  1. Предварительная оценка нормативной базы учреждение на предмет противоречия действующего законодательства.
  1. Утверждение плана аудиторских мероприятий.
  1. Предварительное знакомство с бухгалтерской службой учреждения.

Методы аудита расчетов с подотчетными

Проверяющие используют ряд специальных методов:

  1. Стороннее наблюдение или непосредственное участие в проведении инвентаризации.
  2. Наблюдение за осуществлением хозяйственных операций и их бухгалтерского учета.
  3. Получение письменных и устных пояснений ответственных работников.
  4. Проверка первичной документации, учетных регистрационных журналов, документов сторонних организаций, представленных в качестве подтверждения расходов (накладные, чеки, квитанции).
  5. Контроль над произведенными арифметическими расчетами.

Полученную информацию, проверяющий систематизирует и анализирует.

ВАЖНО!
Ревизор может действовать только в пределах полномочий, установленных распорядительным документов контролирующего органа.

Оформление результатов

По окончанию аудита проверяющий формирует два документа: акт аудиторской проверки состояния бухучета и достоверности отчетности, а также аудиторское заключение.

Акт содержит подробное описание проведенных мероприятий. Обязательно указывается, какие методы контроля были применены в ходе аудита, какие участки бухучета были подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. Затем следует перечисление выявленных нарушений, выводы и предложения. Ревизор должен не только указать на ошибки, но и предложить способы их устранения и повышения качества бухучета. Акт составляется в трех экземплярах: по одному руководителю и главному бухгалтеру, третий — аудиторской компании.

ВАЖНО!
Акт аудиторской проверки — конфиденциальный документ, он не подлежит общественной огласке или передаче третьим лицам без разрешения. Исключением являются выявленные факты хищений, растраты, мошенничества и другие подобные случаи.

Аудиторское заключение — это аналитическая оценка достоверности бухгалтерской отчетности и учета, в нашем случае — подотчетных лиц. Заключение формируется при внешнем контроле, может быть составлено только компетентной аудиторской организацией или независимым аудитором, которые имеют соответствующую лицензию.

Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете.
28 января 2019

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

30 октября 2019
Срок отчета по подотчетным суммам — это три рабочих дня. Отчитаться придется сразу по истечении срока, на который выданы деньги.
7 ноября 2019
Подотчетные денежные средства это — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на расходы по целевому назначению. Получатель обязан отчитаться о том, как они использованы.
26 сентября 2019