Как учесть расходы на бесплатное питание работников

Организация питания работников: варианты

Организация вправе обеспечивать бесплатное питание сотрудников по инициативе работодателя следующими способами:

• частично или полностью оплачивать питание работников;
• платить им компенсацию;
• выдавать готовые обеды;
• выдавать талоны на еду (либо карты);
• организовать «шведский стол».

Бухучет расходов на питание

Рассмотрим, как учесть расходы на питание сотрудников организации, предусмотренное условиями коллективного договора. Они рассматриваются как расходы, связанные с выполнением работодателем установленных коллективным договором обязательств, и относятся к расходам по обычным видам деятельности, так как эти продукты приобретаются для обеспечения бытовых нужд работников во время выполнения ими трудовых обязанностей (п. 5 ПБУ 10/99).

Указанные расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме задолженности перед сторонней организацией, исчисленной исходя из договорных цен на питание и отраженной в акте об оказании услуг в периоде подписания акта (п. 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99).

Стоимость приобретенных продуктов — чая, кофе и тому подобного — учитывается на счете 10 «Материалы» и списывается на расходы по обычным видам деятельности на дату их передачи для нужд работников (п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).

Проводки по оплате компенсации работникам и выдаче питания в натуральной форме:

Проводки по оприходованию и списанию продуктов для сотрудников:

Затраты и расходы на питание, учитываемые при налогообложении

Положениями гл. 25 НК РФ установлено, как ведется налоговый учет питания сотрудников и как отнести стоимость питания на уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль организаций (ст. 252, 255 и 270 НК РФ).

Затраты на обеды сотрудников учитываются в расходах на оплату труда (п. 4, 25 ст. 255 НК РФ). Но необходимо выполнять ряд условий.

• если действующим законодательством предусмотрено спецпитание для работников отдельных категорий. Учет возможен только в пределах норм, а все, что сверху, налогооблагаемую прибыль не уменьшает (п. 4 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ);
• если бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовым или коллективным договорами и является частью системы оплаты труда работников при условии, что компания ведет персонифицированный учет сумм, потраченных на каждого работника.

В иных ситуациях такие расходы налогоплательщика не учитываются при исчислении облагаемой базы по налогу на прибыль организаций. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500, письме ФНС от 12.02.2021 № СД-4-3/1738@.

Дата признания расходов на обеды зависит от метода учета доходов и расходов, который вы применяете:

• если это кассовый метод, то учтите эти затраты в момент оплаты еды работнику (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ);
• при методе начисления учитывайте их в прямых или косвенных расходах.

В налоговом учете расходы на дополнительное питание работников в виде чая, кофе (сахара и т. д.), по общему правилу, не включаются в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 11.06.2015 № 03-07-11/33827).

Однако такие затраты разрешается учесть, если:

• они закреплены в трудовом (коллективном) договоре и четко прописано, как организовано предоставление продуктов;
• у организации есть возможность определить сумму дохода на каждого сотрудника со стоимости потребленного чая, кофе и других продуктов. А определить это проблематично.

В противном случае налоговые органы вправе попытаться оспорить включение таких расходов.

Следовательно, рассматриваемые расходы не учитываются, если питание не предусмотрено трудовым (коллективным) договором, осуществляется по принципу шведского стола и если бесплатные продукты (чай, кофе, соки, сахар) предоставляются в общей зоне в офисе.

Чиновники подчеркивают, что если обеды входят в систему оплаты труда, организация должна выполнять обязательства по выявлению конкретной величины доходов каждого работника (с начислением НДФЛ). В частности, это указано в письмах Минфина России от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 03.12.2020 № 03-04-09/105656, от 23.07.2018 № 03-03-07/51494.

Во избежание претензий налоговиков закрепите порядок компенсации или предоставления продуктов сотрудникам в локальном нормативном акте, трудовом договоре с учетом требований ст. 8, 129, 135 ТК РФ. Законом не регламентировано, как прописать такой порядок.

Вот пример формулировки в ЛНА:

Пример, как прописать условие о компенсации работнику в трудовом договоре:

НДС и питание сотрудников

Вопрос обложения или не обложения НДС питания зависит от способа его предоставления.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров и передаче имущественных прав. Передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией товаров (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Если работодатель выплачивает сотрудникам компенсации стоимости питания, то обязанности обложения НДС такой операции не возникает, поскольку передача денежных средств не признается объектом налогообложения (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

В случае предоставления питания работникам бесплатно следует различать две ситуации:

• при наличии возможности вести персонифицированный учет стоимость продуктов питания облагается НДС;
• если персонифицированный учет невозможен, объект обложения НДС не возникает.

Аналогичная позиция высказана в письмах Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 27.01.2020 № 03-07-11/4421 и от 08.05.2019 № 03-04-09/33763. Минфин подтвердил: в случае передачи организацией права собственности на приобретенные продукты питания конкретным лицам и начисления НДС суммы налога, уплаченные при приобретении этих продуктов, подлежат вычету в общеустановленном порядке на условиях, установленных ст. 171 и 172 НК РФ (то есть продукты приняты к учету, имеются счет-фактура и первичные документы).

НДФЛ и страховые взносы по питанию

Решение вопроса налогообложения питания сотрудников за счет предприятия в 2023 году НДФЛ и страховыми взносами основано на нижеизложенных нормах.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, и доходы в виде материальной выгоды, определяемой по ст. 212 НК РФ.

В силу ст. 41 НК РФ, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки.

Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ установлено, что к доходам налогоплательщика, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания.

Налоговая база определяется, в соответствии с п. 1 ст. 211 НК РФ, как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная, исходя из цен, определяемых в порядке ст. 105.3 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ, освобождаются от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления.

Отметим, что ни названная норма, ни другие положения НК РФ не содержат оснований для освобождения от налогообложения денежной компенсации на обеды, выплачиваемой организацией своим работникам на основании принятого локального нормативного акта, поэтому такие доходы облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке как доходы в натуральной форме, а работодатель признается налоговым агентом по ст. 226 и 230 НК РФ. На этом же настаивает и Минфин в письмах от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 03.12.2020 № 03-04-09/105656, от 11.12.2019 № 03-04-05/96827.

Если питание работников организовано таким образом, чтобы была возможность четко установить стоимость питания каждого сотрудника, то никаких проблем с определением величины дохода для целей исчисления НДФЛ нет.

Но как рассчитать стоимость для каждого сотрудника при организации «шведского стола», где каждый выбирает вид и количество блюд на свое усмотрение?

По смыслу ст. 41 НК РФ, доход подлежит учету в целях налогообложения, если размер экономической выгоды возможно определить применительно к каждому лицу, получившему соответствующее благо (п. 5 обзора, утв. президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015).

Когда объективной и практически достижимой возможности разделения дохода между работниками нет, налогового агента привлекут к ответственности, предусмотренной ст. 120, 123 НК РФ. В случае, при котором потребление носит обезличенный характер, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает — выгода не поддается оценке. Отсутствует не возможность удержать налог с дохода, а сама возможность определения дохода. Такая ситуация возникает, например, в случае участия физлица в праздничном мероприятии и потребления напитков и блюд. Выгода от предоставления таких благ носит обезличенный характер, практическая возможность ее персонификации отсутствует.

По мнению контролирующих органов, в целях выполнения своих обязанностей налоговому агенту необходимо принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами. Например, определить на основе стоимости предоставляемого питания сумму в расчете на одного человека (письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, УФНС по г. Москве от 02.03.2022 № 20-21/023902@).

Исходя из позиции представителей Минфина России, датой получения работниками доходов в натуральной форме в виде оплаты организацией за них стоимости продуктов является день оплаты (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, письмо от 14.09.2021 № 03-04-05/74365).

Относительно страховых взносов отмечаем следующее.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

База для исчисления страховых взносов — сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физлица с начала года нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).

База для исчисления страховых взносов на травматизм определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных работодателем, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 закона № 125-ФЗ (п. 1, 2 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

Таким образом, на стоимость предоставленного работнику обеда или ее компенсацию необходимо начислить страховые взносы на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (письма Минфина России от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 30.12.2020 № 02-08-10/116609, от 20.03.2019 № 03-15-06/18344, ФНС России от 05.03.2021 № БС-4-11/2929@, от 02.06.2020 № БС-4-11/9100). Необходимо начислить взносы и на суммы дотаций на питание сотрудников, занятых на работах с вредными и тяжелыми условиями труда и занятых в многосменном режиме работы (письмо Минфина России от 15.02.2021 № 03-15-06/10032).

Если работодатель обязан обеспечивать сотрудников продуктами (компенсировать их стоимость) в пределах норм, установленных законом, страховые взносы начислять не требуется (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Примером такого обоснованного неначисления взносов являются: предоставление сотрудникам, выполняющим отдельные виды работ, лечебно-профилактического питания, выдача спортсменам и тренерам продуктов на период подготовки и проведения спортивных мероприятий (ст. 348.10 ТК РФ, п. 7 ч. 2 ст. 34.3 закона от 04.12.2007 № 329-ФЗ, письмо Минфина России от 17.07.2018 № 03-04-06/49821). Перечень таких видов работ утверждает Минтруд России (ст. 222 ТК РФ).

Если невозможно определить стоимость питания, полученного каждым сотрудником, взносы начислять не требуется. Этот подход согласуется с выводом Минтруда России в отношении страховых взносов, начислявшихся по закону № 212-ФЗ (письмо от 24.05.2013 № 14-1-1061). Однако, если при проверке налоговые органы будут не согласны с мнением организации о невозможности исчислить доход, то организации грозит доначисление взносов и пени, взыскание штрафа (ст. 75, 122 НК РФ).