Как учитывать электронные чеки

Является ли электронный платежный чек подтверждением оплаты товара

Да, является. Это прямо указано в п. 4 ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

При выдаче денег подотчетному лицу сфокусируйте его внимание вот на чем:

1. Электронный чек направляется на телефон (в виде СМС) или e-mail, указанные покупателем при расчете с продавцом. Соответственно, номер телефона или адрес почты надо указать верно. Иначе фискальный документ уйдет гулять по просторам интернета. Никаких вопросов к продавцу в этом случае нет — он направил чек по реквизитам, указанным покупателем, и свою обязанность исполнил. А вот к нерадивому сотруднику вопрос есть и серьезный: получается, он потратил казенные деньги неизвестно на что. Предупредите сотрудника, что без наличия кассового документа, подтверждающего покупку, его авансовый отчет бухгалтерия не примет.
2. Электронные чеки, оформляемые при расчетах с предъявлением доверенности от покупателя — юридического лица или ИП, отличаются от тех, что выдаются физическим лицам.

Как должен выглядеть чек, чтобы принять его к бухучету

Начнем с привычной стандартной ситуации, когда сотрудник предприятия или ИП получил подотчет деньги, потому что его направили в командировку в другой город, район, страну. Или в соседний магазин бытовой техники купить новый чайник для бухгалтерии.

Сотрудник оплатил счет от гостиницы и получил документ об оплате. Или приобрел чайник и направил бухгалтеру электронный кассовый чек.

Получив е-чек от подотчетного лица, бухгалтер должен увидеть в нем:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дату, время и место осуществления расчетов (при расчетах в интернете — адрес сайта);
• наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, выдавших чек;
• ИНН продавца;
• наименование системы налогообложения, применяемой продавцом;
• признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг, их цена и количество, ставка НДС (если продавец работает с НДС);
• общая сумма покупки, ставки и суммы НДС (при наличии);
• форма расчетов — наличная или безналичная;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа (ФД);
• адрес сайта, на котором проводится проверка подлинности фискального документа;
• номер телефона или адрес электронной почты покупателя, сообщенный им продавцу перед проведением расчетов;
• адрес электронной почты продавца;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• QR-код.

Таковы условия п. 1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Иная картина, если сотрудник вместе с наличными деньгами получил доверенность от предприятия или ИП на проведение расчетов с поставщиком. Тогда речь идет не о приобретении чего-либо физическим лицом, а о расчетах между бизнес-партнерами.

Помимо вышеперечисленной, в чеке, выдаваемом при наличии доверенности, присутствует и такая информация (п. 6.1 ст. 4.4 закона 54-ФЗ):

• наименование покупателя (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя);
• ИНН покупателя;
• сведения о стране происхождения товара (если приобретается товар);
• сумма акциза (при его наличии);
• номер таможенной декларации (при ее наличии, если приобретается товар).

Читайте также: как оформить согласие покупателя на электронный чек

Как в бухгалтерии оформляют электронные чеки

Законодательство не запрещает хранить полученные в качестве оправдательных документов е-чеки в электронном виде и не настаивает на придании им бумажной формы.

ФНС придерживается столь же прогрессивных взглядов (см. письмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292). Есть лишь одно условие: документ должен быть зафиксирован в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

Однако на практике бухгалтеры зачастую предпочитают распечатывать электронные оправдательные документы. Привычка, знаете ли.

Как бы то ни было, электронные чеки оформляются по тем же правилам, что и бумажные: проверяется наличие обязательных реквизитов, соответствие произведенных расходов поставленным задачам, даты, суммы — все, как всегда.

Если все хорошо, е-чеки принимаются к учету наряду с бумажными.

По теме: можно ли принять электронный чек для авансового отчета