Налогообложение питания работников за счет предприятия в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как учитывать расходы на питание сотрудников предприятия

В бухучете питание за счет сотрудников и за счет работодателя отражается по-разному. Если в первом случае бухгалтер обойдется парой проводок, то во втором процесс зависит от закрепления обедов во внутренней документации предприятия и персонификации дохода каждого работника. 

Содержание

Как организовать питание работников

Если у вас есть работники, трудящиеся во вредных и особо вредных условиях, то вы обязаны кормить их по закону. В соответствии со ст. 222 ТК РФ им полагается бесплатное молоко и лечебно-профилактическое питание, нормы выдачи которых закреплены приказами Минтруда России от 12.05.2022 № 291н и от 16.05.2022 № 298н (вступят в силу с 01.09.2022). Работодатель за свой счет закупает указанные продукты и выдает их трудящимся. Списывать с них деньги за такое питание запрещается.

Остальных кормить вы не обязаны, но многие работодатели делают это, чтобы повысить лояльность сотрудников или сократить больничные из-за проблем с ЖКТ. Есть разные способы организации обедов: кто-то открывает столовую на своей территории, а кто-то просто заказывает еду у других предприятий общепита.

Запустить собственную столовую позволит себе не каждый бизнесмен. Так поступают средние и крупные предприятия с высокой численностью работников, потому как здесь не только большие расходы, но и серьезные требования Роспотребнадзора. Надо выбрать правильное помещение, нанять квалифицированных поваров, закупить дорогостоящее оборудование — все это требует основательного подхода. Зато приготовленную еду получится продавать сторонним посетителям и обеспечить предприятию дополнительный доход.

Малые и микропредприятия вряд ли потянут свою столовую, да это и ни к чему. Численность сотрудников у них небольшая, проще заказать в кафе. Многие заключают договор на постоянную поставку обедов (кейтеринг) — им привозят готовые бизнес-ланчи прямо в офис. А можно просто закупить готовую еду и кормить персонал по типу шведского стола. Правда, такая система неудобна для бухгалтерии, потому как бесконтрольна и не позволяет нормально начислить налоги и взносы, но об этом ниже.

А если совсем не хотите организовывать обеды, то выплачивайте денежную компенсацию. Крупнейшие компании, компенсирующие питание сотрудникам, каждый месяц выдают деньги вместо еды или открывают корпоративную карту с лимитом.

При этом помните, что если у вас в одну смену трудятся до 30 человек, то для них надо выделить специальное помещение для приема пищи и отдыха. Требования к такой комнате установлены СП 44.13330.2011, утв. Приказом Минрегиона РФ от 27.12.2010 № 782. В соответствии с п. 5.51 и 5.52 общая площадь не должна быть меньше 12 метров, в ней устанавливаются умывальник, холодильник, электроплита и кипятильник.

Какой бы способ питания ни выбрали, его желательно закрепить в локальных актах организации. В положении об оплате труда, коллективном или трудовых договорах пропишите: кому, когда и в каких количествах будут выдаваться продукты или денежная компенсация. Если выбрали деньги, то закрепите условия их получения: надо ли писать заявление, прикладывать чеки и т. п. И помните, что расходы на обеды, закрепленные локальными актами, разрешается вычесть из базы по налогу на прибыль. А когда порядок учета и налогообложения бесплатного питания работников не закреплен документально, уменьшить налог не получится.

Удерживать ли НДФЛ

Чтобы понять, облагать налогом обеды или денежную компенсацию, смотрите, включается ли питание сотрудников в доход. Теоретически, когда вы выдаете продукты работнику бесплатно, создаете ему дополнительный доход. С этого дохода придется заплатить НДФЛ. Но есть и спецпит, когда работодатель выдает молоко не в целях материального обогащения человека, а в качестве компенсации за вред, нанесенный его здоровью из-за работы в тяжелых условиях. Такое питание не является доходом гражданина и, соответственно, не облагается НДФЛ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Правда, в пределах норм. Если превысите их, то с суммы превышения налог удерживается в обычном порядке.

ВАЖНО!
Работодатель обязан соблюдать сроки: НДФЛ за питание сотрудников за счет предприятия перечисляется в бюджет не позднее следующего дня после удержания, а удерживается — при выплате любых денежных средств работнику (п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Бухгалтер обязан включать стоимость обедов в базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 и 211 НК РФ). Это возможно, если известно, сколько продуктов или денег было выдано человеку в месяц. К сравнению: при шведском столе определить, кто и сколько взял, затруднительно. Следовательно, и налог рассчитать затруднительно.

Такой порядок налогообложения питания сотрудников за счет предприятия в 2023 году Минфин изложил в Письме от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. Начисление налогов возможно, когда есть персонификация. Если таковой нет, то и удержать НДФЛ вы не сможете, поскольку не видите дохода человека.

В свою очередь, налоговики пишут, что определить доход можно и на шведском столе — достаточно разделить общую сумму на количество работников (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.03.2022 № 20-21/023902@). Они мотивируют это тем, что работодатель обязан предпринять все возможные методы для выявления дохода каждого работника. Но взять и разделить общую стоимость на всех — значит, что все заплатят одинаковый налог. И тот, кто съел один салат. И тот, кто привык питаться первым и вторым. Первые сотрудники явно будут недовольны.

Именно поэтому система «шведского стола» неудобна для работодателя с точки зрения налогообложения. Чтобы не оказаться между двух огней (работниками и налоговиками), избегайте ее.

Платить ли страховые взносы

Минфин твердо верит, что бесплатное питание относится к выплатам по трудовым договорам за выполнение должностных обязанностей (входит в систему оплаты труда). Свое мнение чиновники мотивируют тем, что в перечне выплат, которые освобождены от начисления взносов, нет добровольных выплат работодателя по питанию персонала (ст. 422 НК РФ). Там есть установленные законом выплаты, которые предприятие обязано сделать работникам, например, при работе в тяжелых условиях. Обязанность предоставления спецпита регламентируется ст. 222 ТК РФ, поэтому работодатель не вправе отказать персоналу, например, в выдаче 0,5 л молока. Но остальное питание персонала (в целях расположения его к себе) — дело добровольное и должно облагаться взносами.

Суды такое мнение не разделяют. Они считают, что питание персонала не относится к системе оплаты труда, потому что не зависит ни от квалификации работника, ни от выполнения плана и качества работы. Еду дают одинаково всем (и директору, и разнорабочему) — выходит, это выплата уже социального характера и не должна облагаться взносами.

Ведомства спорят много лет и пока не пришли к общему решению. На практике налоговики доначисляют взносы, а суды их отменяют (Определение ВС РФ от 19.05.2021 № 302-ЭС21-2582). Бухгалтеры по-прежнему платят взносы, потому что понимают: их все равно доначислят, прибавив пени. А чтобы отменить все это, придется судиться с налоговиками. Хоть вероятность выигрыша и высока, на практике не каждое предприятие желает идти в суд.

НДС и налог на прибыль

При начислении налога на добавленную стоимость тоже следует придерживаться персонификации. Если известна индивидуальная стоимость обеда конкретного работника, то на выданные продукты надо начислить НДС. Тогда возникает и право вычета предъявленного налога.

Если сведений о стоимости обедов нет, то нет ни объекта для обложения НДС, ни права на вычет. Денежная компенсация, выплаченная вместо продуктов, никогда не облагается НДС, поскольку не является товаром вообще.

Что касается налога на прибыль с компенсации стоимости питания, то его допускается уменьшать на стоимость обедов (включить в расходы на оплату труда), если выполняются 2 условия:

  • обеды закреплены в локальных актах организации, т. е. входят в систему оплаты труда;
  • доходы персонифицированы, т. е. индивидуальные доходы сотрудников определены, с них удерживался НДФЛ и начислялись страховые взносы.

«Упрощенцы» тоже вправе уменьшать единый налог, если применяют систему «доходы минус расходы».

Выходит, если обеды введены в организации на законных основаниях, то и проблем с уменьшением базы по налогу на прибыль не возникает. А вот за питание на «шведском столе» работодатель не платит страховые взносы, тогда и вычесть эти расходы из налога на прибыль не сможет.

Бухучет расходов на питание работников

Алгоритм отражения обедов персонала в бухгалтерском учете зависит от того, входит оно в систему оплаты труда или нет. Если оно закреплено в локальных актах предприятия, коллективном или трудовом договоре, то питание является системой оплаты труда, а значит, и частью зарплаты персонала. В таком случае обеды «пойдут» через счет 70.

Хозяйственная операция

Дебет

Кредит

Начислен натуральный доход работника

20, 25, 26, 44

70

Начислены страховые взносы

20

69

Начислен НДФЛ со стоимость выданных продуктов

70

68

Списаны обеды

70

41, 43

Когда питание на предприятии не закреплено документально (не входит в систему оплаты труда), то не является и частью зарплаты. Обеды закупаются за счет организации, но доход работнику все равно создается. При такой системе НДФЛ и страховых взносов тоже не избежать. Более того, здесь возникнет объект для НДС.

Если продукты не являются зарплатой работников, то их передача от организации к работникам квалифицируется переходом права собственности на безвозмездной основе. Такой переход налоговики расценивают как реализацию (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Принять к вычету НДС, конечно, можно. Но главным минусом такого подхода к обедам — отсутствие возможности уменьшить налог на прибыль, т. к. питание не является системой оплаты труда.

В этом случае стоимость продуктов списывается на расходы. Помимо стандартного начисления НДФЛ и страховых взносов производится списание НДС за питание работников за счет предприятия.

Хозяйственная операция

Дебет

Кредит

Стоимость продуктов списана на расходы

91

60

Отражен входящий НДС, предъявленный поставщиком продуктов

19

60

Начислен НДС на стоимость продуктов, переданных работникам

91

68

Принят к вычету входящий НДС, предъявленный поставщиком продуктов

68

19

Постоянное налоговое обязательство (ПНО)

99

68

Некоторые предприятия кормят персонал не из своих средств, а за счет работников — удерживают стоимость продуктов из их зарплаты. В таком случае стоимость обедов собирается на счете 73 до тех пор, пока ее не удержат из зарплаты.

Вот как правильно оплатить питание сотрудников и отразить в бухучете в этом случае:

  1. Отражена задолженность работников за выданные продукты — Дт 73 Кт 90.1.
  2. Стоимость обедов удержана из зарплаты работников — Дт 70 Кт 73.

Как видим, в двух случаях процесс отражения питания идет совершенно по-разному. Перед тем как учитывать расходы на питание сотрудников, посмотрите, как оно организовано у вас на предприятии.

Об авторе статьи
Гостищева Анастасия Олеговна
Экономист, бухгалтер

В 2010 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Экономист». Общий профессиональный стаж — с 2008 года, в том числе на государственной службе в налоговых органах.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Очередные изменения внесены в Приказы Минфина № 33н и 191н, касающиеся составления отчетности бюджетными учреждениями. Соответственно внесенным изменениям скорректировали и контрольные соотношения показателей отчетов.

7 июля 2022

Все работодатели выступают налоговыми агентами по налогу на доходы физлиц. Они начисляют, удерживают и перечисляют подоходный налог в бюджет. Налоговые агенты ведут учет НДФЛ в 1С:8.3 ЗУП или в других бухгалтерских программах.

18 октября 2022

Минфин меняет порядок применения классификации операций сектора государственного управления. Бюджетникам придется работать с КОСГУ по новым правилам.

20 июля 2022

Правительство РФ разработало и утвердило правила передачи операторами связи в Роскомнадзор информации об абонентах. Эти сведения необходимо передавать, чтобы ведомство имело возможность проверить исполнение обязанности по проверке достоверности информации о своих клиентах.

28 июля 2022