Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Разберемся, как правильно действовать, чтобы вернуть денежные средства организации на законных основаниях. Рассмотрим конкретные примеры с проводками.

Важные моменты

Размер и срок, на который выдаются деньги под отчет, определяет руководитель организации. Причем нет никакой разницы, выдаются средства наличными из кассы учреждения или перечисляются сразу на банковскую карту сотрудника. Поэтому если работник не отчитался за выделенные денежные средства в установленный срок, можно вычесть сумму из зарплаты должника.

ВАЖНО!
Предельной датой для служебных командировок считается первый рабочий день сотрудника. Если работник по возвращении из командировки заболел, то крайней датой признается его первый рабочий день после окончания больничного листа.

По истечению срока выдачи денег под отчет, сотрудник обязан отчитаться (предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы) в течение трех рабочих дней, согласно п. 6.3 Указаний ЦБР № 3210-У от 11.03.2014. Срок сдачи авансового отчета также следует утвердить распоряжением руководителя организации.

ВАЖНО!
Если в организации не утвержден срок сдачи авансового отчета, налоговики требуют, чтобы подотчетные лица сдавали авансовые отчеты в день получения денежных средств. Письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Для этого следует издать распоряжение руководителя о принудительном взыскании из зарплаты должника. Приказ составляется в произвольной форме не позднее одного месяца со дня, установленного для сдачи авансового отчета.

Взыскать задолженность без проблем можно, только если должник полностью согласен с ее размером и основаниями. Поэтому чтобы исключить спорные ситуации, возьмите с должника расписку или письменное согласие в произвольной форме, в которой он отказывается от претензий и указывает свое согласие на удержание из его зарплаты. Если он отказался писать расписку, взыскать задолженность можно исключительно через судебные инстанции. Такие правила прописаны в ст. 137 и 248 ТК РФ, а также приведены в письме Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007.

ВАЖНО!
Максимальный размер удержаний невозвращенного подотчета — не более 20 % от месячных начислений зарплаты должника. Бухгалтеру следует знать, что удержание задолженности из некоторых выплат не допускается. Полный перечень таких доходов закреплен в ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ (ред. от 26.07.2017).

Порядок удержания в примерах

Унифицированного порядка нет, так как каждая ситуация уникальна. Рассмотрим актуальные примеры удержания из зарплаты подотчетных сумм, проводки для бюджетников.

Пример № 1.

1 октября заведующий хозяйством Завхозова Н.С. получила в подотчет 20 000 рублей на приобретение канцелярских товаров и бумаги для печати. По предоставленному 12 октября авансовому отчету и чекам, расходы составили 14 000 рублей. Завхозова Н.С. должна вернуть в кассу учреждения 6000 руб. В связи с тяжелым финансовым положением завхоз отказалась вернуть средства, написав заявление с просьбой удержать долг из зарплаты за октябрь.

Руководитель издал приказ об удержании подотчетных сумм из заработной платы, проводки бухгалтер составил следующие:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

45 000,00

Начислено удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

6000,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 34 660

6000,00

Пример № 2. Специалист Сергеев М.П. получил аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб. По возвращении из служебной командировки он предоставил авансовый отчет на сумму в 25 000 рублей. Возвращать неизрасходованные подотчетные средства он согласился из заработка.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

25 000,00

Удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

5000,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 26 660

5000,00

Обратите внимание, что бухгалтер в октябре удержал всего 5000 рублей, так как максимальный размер не может превышать 20 % от суммы начислений в расчетном месяце. Следовательно, Сергеев полностью погасит задолженность только в феврале 2019 года.

Пример № 3. Секретарь Печатина С.Б. получила под отчет 15 000 рублей на приобретение марок и конвертов из средств от оказания предпринимательской деятельности (КФО 2). Израсходовала только 12 300 рублей, долг попросила вычесть из зарплаты. Бухгалтер составила проводки.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

15 000,00

Удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

2700,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 21 660

2700,00

Перенос задолженности по подотчетным суммам на другой КФО

2 304 06 830

2 208 21 660

2700,00

4 208 21 660

4 304 06 730

2700,00

Удержание задолженности по подотчетным средствам из зарплаты следует отразить в отчете (ф.0503737) как некассовое исполнение по расходам по соответствующему КВР ХХХ КФО 2 со знаком минус и некассовое исполнение по расходам по КВР 111 КФО 4.

Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Подотчетные лица в бухучете — это штатные сотрудники или служащие по договору гражданско-правового характера (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014), которые получают авансы на удовлетворение потребностей организации. С 01.07.2019 правила выдачи подотчета изменились.
15 октября 2019

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — это официальное обращение к руководству о предоставлении конкретной суммы на покупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия.

3 июня 2020

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

30 октября 2019
Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете.
28 января 2019