Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2020 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.
Как отразить аванс на командировку
Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.
Действия кассира:
- Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
- Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
- Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.
Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.
При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:
- для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
- для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.
Принят авансовый отчет
Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
- командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
- служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
- документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.
Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.
Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:
- для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
- для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
- для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.
Проводки по командировочным расходам в бюджете:
- для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
- для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.
Возмещаем долги
Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.
Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.
- Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
- Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.
Бухгалтерские записи для бюджетников:
- Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
- Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
- Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.
