Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как вести учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица в бухучете — это штатные сотрудники или служащие по договору гражданско-правового характера (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014), которые получают авансы на удовлетворение потребностей организации. С 01.07.2019 правила выдачи подотчета изменились.

Важные изменения с 01.07.2019

По новым правилам производите расчеты с подотчетными работниками. Корректировки коснулись правил приема отчетности по подотчетным деньгам. Памятка, как работать с 01.07.2019:

Новое правило

Пояснения

Новые реквизиты в чеках и БСО

Чиновники изменили структуру фискальных чеков и БСО. Обновленные документы дополнены обязательными реквизитами:

  • наименование покупателя;
  • ИНН покупателя;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации;
  • сумма акциза.

Без этой информации фискальный документ по операции, совершенной после 01.07.2019, к бухучету не принимайте.

Правило распространяется и на подотчетников. Если ответственный работник расходует подотчет на покупку, то в чеке обязательны реквизиты (наименование и ИНН) организации-покупателя.

Старые бланки строгой отчетности принимать нельзя

Типографские БСОЛ нельзя принимать в качестве подтверждения подотчетных расходов. Бланки должны содержать обязательные реквизиты.

Для ИП и организаций без наемных работников, которые занимаются реализацией товаров, работ, услуг собственного производства, вправе не выдавать БСО по новым правилам.

Все остальные фирмы и коммерсанты обязаны выдавать чеки и БСО с учетом изменений.

Билета для подтверждения транспортных расходов недостаточно

Нововведения с БСО коснулись и проездных билетов. Теперь подтвердить транспортные расходы одним билетом нельзя. Дополнительно затребуйте у работника кассовый чек.

Если работник предоставил билет нового образца, то отдельный фискальный чек не требуется. Новые бланки билетов содержат специальный QR-код, в котором содержится фискальная информация об оплате.

Электронные чеки разрешены

Вместо бумажного чека или БСО продавец вправе выдать электронный документ. Например, отправить квитанцию на электронную почту, предоставить ссылку в СМС-сообщении или выдать подтверждение в форме QR-кода.

Способ разрешен к применению в работе. Чтобы подтвердить траты в подотчете, работнику достаточно распечатать электронный документ и предоставить его в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

Действует ряд нормативных актов, регулирующих выдачу авансовых средств в организации:

  • инструкция по применению единого плана счетов для БУ (приложение 2 к Приказу от 01.12.2010 № 157н);
  • указания ЦБ РФ № 3210-У — правовой документ, нормирующий взаиморасчеты с подотчетниками для учреждений всех уровней и организационно-правовых форм. Предоставление аванса производится посредством РКО (код 0310002), формально утвержденному Приказом от 30.03.2015 № 52н;
  • частный план счетов, утвержденный Приказом от 16.12.2010 № 174н.

ВАЖНО!
В бюджетном учете принят ряд ограничений на возмещение затрат по командировкам на территории России (п. 1 ПП РФ № 729 от 02.10.2002). Если издержки превысили норму, то они подлежат возмещению за счет экономии бюджетных средств или за счет полученных от предпринимательской деятельности (п. 3 ПП РФ № 729).

В бюджетной организации бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 020800000, имеющем целый ряд детализированных аналитических счетов, необходимых для полномасштабного контроля за процессом исполнения бюджета. Типовые проводки с расшифровками и подробными объяснениями представлены в пп. 105-106 Инструкции.

Другие статьи про подотчетников:

Проводки для учета расчетов с подотчетниками

Чтобы в полной мере исследовать учет расчетов с подотчетными лицами, кратко разберем пример.

Заведующий по хозяйственной части бюджетного учреждения на основании поданного им заявления получил 10 000 на закупку канцелярских и хозяйственных товаров. Период, на который выделили авансирование, — 7 дней. Завхоз отчитался перед бухгалтерией в день покупки, предоставив заполненный АО и товарные чеки на сумму 7500. Неизрасходованные деньги возвращены в кассу посредством ПКО.

Дебет Кредит Сумма, рублей Расшифровка
020834560 020134610 10 000 Денежные средства (наличные) выданы на приобретение канц. и хоз. товаров
020134510 020834660 2500 Возврат остатка средств
010536340 020834660 7500 Принятие к учету материалов на основании предоставленного АО

Другой пример. Сотрудник МБОУ направлен в командировку на 5 дней. Место пребывания находится на территории РФ. На банковскую карту, выпущенную организацией для обеспечения сотрудников денежными средствами и исполнения отдельных операций, перечислен аванс в размере 5000 из средств субсидии, выделенной для выполнения муниципального задания. Как только сотрудник вернулся на рабочее место, он предоставил АО, приложив оправдательные документы, подтверждающие его пятидневное пребывание в командировке. Суточные составили 500 руб., расходы на проезд — 2000 руб., проживание — 2450 руб. (общие расходы составили 4950 руб.), неиспользованный остаток — 50 руб. — внесен обратно на карту. Учетная политика организации относит командировочные расходы к себестоимости оказываемых услуг в составе накладных расходов.

Дебет Кредит Сумма, рублей Расшифровка
4 210 03 560 4 201 11 610 5000 Аванс перечислен на спецкарту сотрудника
4 208 12 560 4 210 03 660 5000 Сотрудник получил деньги подотчет в банкомате путем снятия со спецкарты
4 109 70 212 4 208 12 660 4950 Принятие к учету командировочных расходов
4 201 23 510 4 208 12 660 50 Зачисление на спецкарту неиспользованного остатка
4 201 11 510 4 201 23 610

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — это официальное обращение к руководству о предоставлении конкретной суммы на покупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия.

3 июня 2020
Реализация товара между субъектами предпринимательской деятельности осуществляется посредством заключения договора поставки. Статья расскажет о неблагоприятных последствиях для недобросовестного участника сделки.
14 января 2019
Разберемся, как правильно действовать, чтобы вернуть денежные средства организации на законных основаниях. Рассмотрим конкретные примеры с проводками.
14 января 2019

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях — это учет денег, которые выданы работникам на административно-хозяйственные и операционные расходы. Правила строго регламентируются законом.

30 октября 2019