Важные изменения с 01.07.2019
По новым правилам производите расчеты с подотчетными работниками. Корректировки коснулись правил приема отчетности по подотчетным деньгам. Памятка, как работать с 01.07.2019:
|
Новое правило |
Пояснения |
|---|---|
|
Новые реквизиты в чеках и БСО |
Чиновники изменили структуру фискальных чеков и БСО. Обновленные документы дополнены обязательными реквизитами:
Без этой информации фискальный документ по операции, совершенной после 01.07.2019, к бухучету не принимайте. Правило распространяется и на подотчетников. Если ответственный работник расходует подотчет на покупку, то в чеке обязательны реквизиты (наименование и ИНН) организации-покупателя. |
|
Старые бланки строгой отчетности принимать нельзя |
Типографские БСОЛ нельзя принимать в качестве подтверждения подотчетных расходов. Бланки должны содержать обязательные реквизиты. Для ИП и организаций без наемных работников, которые занимаются реализацией товаров, работ, услуг собственного производства, вправе не выдавать БСО по новым правилам. Все остальные фирмы и коммерсанты обязаны выдавать чеки и БСО с учетом изменений. |
|
Билета для подтверждения транспортных расходов недостаточно |
Нововведения с БСО коснулись и проездных билетов. Теперь подтвердить транспортные расходы одним билетом нельзя. Дополнительно затребуйте у работника кассовый чек. Если работник предоставил билет нового образца, то отдельный фискальный чек не требуется. Новые бланки билетов содержат специальный QR-код, в котором содержится фискальная информация об оплате. |
|
Электронные чеки разрешены |
Вместо бумажного чека или БСО продавец вправе выдать электронный документ. Например, отправить квитанцию на электронную почту, предоставить ссылку в СМС-сообщении или выдать подтверждение в форме QR-кода. Способ разрешен к применению в работе. Чтобы подтвердить траты в подотчете, работнику достаточно распечатать электронный документ и предоставить его в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. |
Особенности учета расчетов с подотчетными лицами
Действует ряд нормативных актов, регулирующих выдачу авансовых средств в организации:
- инструкция по применению единого плана счетов для БУ (приложение 2 к Приказу от 01.12.2010 № 157н);
- указания ЦБ РФ № 3210-У — правовой документ, нормирующий взаиморасчеты с подотчетниками для учреждений всех уровней и организационно-правовых форм. Предоставление аванса производится посредством РКО (код 0310002), формально утвержденному Приказом от 30.03.2015 № 52н;
- частный план счетов, утвержденный Приказом от 16.12.2010 № 174н.
В бюджетной организации бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 020800000, имеющем целый ряд детализированных аналитических счетов, необходимых для полномасштабного контроля за процессом исполнения бюджета. Типовые проводки с расшифровками и подробными объяснениями представлены в пп. 105-106 Инструкции.
Другие статьи про подотчетников:
- как выдавать деньги подотчетным лицам;
- как оформить возврат неизрасходованного остатка;
- о важных изменениях 2017 года.
Проводки для учета расчетов с подотчетниками
Чтобы в полной мере исследовать учет расчетов с подотчетными лицами, кратко разберем пример.
Заведующий по хозяйственной части бюджетного учреждения на основании поданного им заявления получил 10 000 на закупку канцелярских и хозяйственных товаров. Период, на который выделили авансирование, — 7 дней. Завхоз отчитался перед бухгалтерией в день покупки, предоставив заполненный АО и товарные чеки на сумму 7500. Неизрасходованные деньги возвращены в кассу посредством ПКО.
| Дебет | Кредит | Сумма, рублей | Расшифровка |
|---|---|---|---|
| 020834560 | 020134610 | 10 000 | Денежные средства (наличные) выданы на приобретение канц. и хоз. товаров |
| 020134510 | 020834660 | 2500 | Возврат остатка средств |
| 010536340 | 020834660 | 7500 | Принятие к учету материалов на основании предоставленного АО |
Другой пример. Сотрудник МБОУ направлен в командировку на 5 дней. Место пребывания находится на территории РФ. На банковскую карту, выпущенную организацией для обеспечения сотрудников денежными средствами и исполнения отдельных операций, перечислен аванс в размере 5000 из средств субсидии, выделенной для выполнения муниципального задания. Как только сотрудник вернулся на рабочее место, он предоставил АО, приложив оправдательные документы, подтверждающие его пятидневное пребывание в командировке. Суточные составили 500 руб., расходы на проезд — 2000 руб., проживание — 2450 руб. (общие расходы составили 4950 руб.), неиспользованный остаток — 50 руб. — внесен обратно на карту. Учетная политика организации относит командировочные расходы к себестоимости оказываемых услуг в составе накладных расходов.
| Дебет | Кредит | Сумма, рублей | Расшифровка |
|---|---|---|---|
| 4 210 03 560 | 4 201 11 610 | 5000 | Аванс перечислен на спецкарту сотрудника |
| 4 208 12 560 | 4 210 03 660 | 5000 | Сотрудник получил деньги подотчет в банкомате путем снятия со спецкарты |
| 4 109 70 212 | 4 208 12 660 | 4950 | Принятие к учету командировочных расходов |
| 4 201 23 510 | 4 208 12 660 | 50 | Зачисление на спецкарту неиспользованного остатка |
| 4 201 11 510 | 4 201 23 610 |
