Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Кассовая книга и онлайн-касса: как вести правильно

Кассовая книга — это учетная ведомость, в которой регистрируют все поступления и выдачу наличных денег. При ведении онлайн ККТ унифицированную форму КО-4 заполняют в обязательном порядке.

Обновленный перечень кассовых документов

Нововведения в области контрольно-кассовой техники направлены не только на усовершенствование функционирования системы кассового обслуживания, но и на разработку обновленного перечня первичных документов. В настоящий момент организации освобождены от необходимости создания документации, утвержденной Госкомстатом, которая заполнялась ранее. Все изменения обусловлены Федеральным законом № 54 от 22.05.2003.

В № 54-ФЗ указано, нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы — да, организации, ведущие кассу, в обязательном порядке должны заполнять приходные и расходные ордера и книгу по унифицированной форме КО-4 (постановление Госкомстата № 88 от 18.08.1998). Ведение КК по общему правилу продолжится и в процессе использования онлайн-кассы.

Применение ККТ регулируется № 54-ФЗ и иными актами. В этих нормативах закреплено, какая книга нужна для онлайн-кассы — кассовая, по форме КО-4. Но теперь организации вправе не применять целый ряд унифицированных форм: КМ 1 – КМ 9, которые утверждены постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998 (Разъяснения Минфина и ФНС, Письма № 03-01-15/54413 от 16.09.2016, № ЕД-4-20/18059@ от 26.09.2016, № 03-01-15/19821 от 04.04.2017). После внедрения ККТ оформление первичной документации является для учреждений добровольным. Автоматизация учета максимально упрощает ведение первичного документооборота.

При этом действующий порядок ведения операций по кассе, закрепленный в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, обязывает каждый хозяйствующий субъект отражать движение наличных денежных средств в КО-4 (п. 4.1 Указаний) с использованием ПКО и РКО (п. 4.6 Указаний). Организации, у которых отсутствуют движения наличных денег, вправе не вести КК.

ВАЖНО!
В 2021 году изменился порядок работы с онлайн-кассами для индивидуальных предпринимателей. С 01.02.2021 ИП на специальных режимах налогообложения обязаны печатать детализированные чеки и указывать наименование, количество и цену каждого товара, работы и услуги, которые они продают (ч. 17 ст. 7 № 290-ФЗ от 03.07.2016). А с 01.07.2021 заканчивается период отсрочки по внедрению онлайн-касс для предпринимателей без работников. Теперь ИП, которые реализуют товары собственного производства и не привлекают наемных сотрудников, не попадают под исключения и работают только с онлайн-кассами (ч. 1 ст. 2 № 129-ФЗ от 06.06.2019).

Документация при ККТ

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: допускается бесплатное онлайн заполнение в 2021 году или же ее ведение в бумажном виде. Если КО-4 формируется в электронном виде, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.

Правила заполнения для книги контрольно-кассовой техники такие же, как и для обычной КК. В нее вносятся данные о движении денежных средств. Записи в бумажной КО-4 заверяются подписями руководства организации.

В Указаниях ЦБ РФ № 3210-У разъясняется, как вести кассовую книгу при онлайн-кассах — оформлять документ по общеустановленным правилам. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

Если используется электронное оборудование, работа с отчетностью ведется так: кассир вносит денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчет о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. КК заполняется бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

При работе с онлайн-кассами электронная КК не распечатывается, а подписывается при помощи электронной цифровой подписи и хранится на специальных носителях. Новая КО-4 начинается с началом нового отчетного периода — года и хранится согласно № 402-ФЗ в течение 5 лет.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Кассовая дисциплина — это совокупность правил, по которым нужно отражать операции по движению наличных в организации. С июля 2020 года закон изменился, и теперь работать с наличными нужно по-новому.
22 июля 2019
Стаж для расчета больничного листа — это совокупность периодов трудовой деятельности гражданина, которая позволяет определить процент для начисления пособия по нетрудоспособности. Он напрямую влияет на сумму выплат, но включается в него не все время работы.
20 мая 2019

Зарплата бюджетников в 2020 году в России — это ежемесячные выплаты от 12 130 до 98 423 рублей. Ближайшее повышение — на 3% для федеральных чиновников, дипломатов, судей и силовиков и на 5,4% для муниципалов — состоится в октябре.

1 октября 2020
Разберемся, каков порядок ведения кассовых операций в 2019 году для бюджетных организаций.
16 января 2019