Переход на машиночитаемые доверенности в 2024 году. Формат МЧД
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Машиночитаемая доверенность: формат, полномочия, порядок выдачи

Технический прогресс не остановить — все больше документов переводится в электронный формат: от договоров до платежек. Особым случаем является переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) и сложности, связанные с их оформлением. Попробуем разобраться с процессом: кто выдает машиночитаемую доверенность, как выпустить МЧД на своего сотрудника, какая форма сейчас действует, в каком формате ее получать, отправлять и т. п.

Машиночитаемая доверенность: формат, полномочия, порядок выдачи
Изображение создано с помощью Midjourney
Содержание

Понятие машиночитаемой доверенности

Большинство хозяйственных операций так или иначе связаны с необходимостью взаимодействия между экономическими субъектами (коммерческими организациями, индивидуальными предпринимателями (ИП), учреждениями). Однако сам руководитель просто физически не может одновременно находиться в нескольких местах или взаимодействовать сразу с несколькими контрагентами. В таких ситуациях необходим представитель, который будет действовать от лица своей организации (или ИП). Подтвердить его полномочия должна доверенность, в нашем случае — машиночитаемая доверенность в электронном формате.

Единые требования к машиночитаемой доверенности действуют на основании Фед. закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и утверждены Приказом Министерства цифрового развития (Минцифры) РФ от 18.08.2021 № 858. Согласно нормам ч. 2 ст. 17.1 закона № 63-ФЗ, эти требования распространяются на документы, служащие основанием для передачи полномочий от одного физического лица (руководителя) другому физлицу (представителю) действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя.

С 2023 года сотрудники лишены права подписывать документы электронной подписью организации или ИП. Теперь они должны применять собственную квалифицированную электронную подпись (КЭП), но только вместе с машиночитаемой доверенностью (в виде электронного файла), которая и подтверждает их полномочия в качестве доверенного лица организации (ИП).

Выдача машиночитаемой доверенности производится в несколько этапов. Кратко этот процесс можно описать так: чтобы оформить доверенность на физическое лицо (своего сотрудника), руководителю организации нужно создать файл МЧД с помощью специальной информационной системы (ИС), подписать машиночитаемую доверенность, сохранить созданный файл и загрузить его в реестр машиночитаемых документов, хранящийся на сайте этой (или иной) ИС.

Перечни ИС, где можно создавать и хранить МЧД, определены Постановлениями Правительства РФ № 223 и № 224 от 21.02.2022. Список достаточно широк, например:

  • ИС аккредитованного УЦ (удостоверяющего центра);
  • ИС оператора ЭДО (электронного документооборота);
  • ИС, в которой МЧД подписана и зарегистрирована;
  • ЕСИА портала Госуслуги;
  • ИС федерального органа исполнительной власти.

Например, на сайте ФНС существует электронный сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», с помощью которого можно оформить на уполномоченное физическое лицо (своего сотрудника) документы в машиночитаемом виде для отправки отчетности и других сведений в налоговые органы.

Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать совместно с КЭП представителя. При необходимости, переданные права можно отозвать.

Полномочия МЧД

Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность для сотрудника, необходимо, в т. ч., указать его полномочия как доверенного лица. Речь идет о действиях, которые доверитель (организация или ИП) разрешает осуществлять своему представителю.

Например, любой руководитель или ИП вправе самостоятельно сдавать налоговую отчетность в ФНС. Но можно поручить это другому лицу, например, главному бухгалтеру. В последнем случае нужно оформить на главбуха машиночитаемую доверенность, указав в ней (в виде кодов) область предоставляемых полномочий.

Коды полномочий вносятся в машиночитаемые документы из классификатора полномочий, который формируется и ведется Минцифры РФ согласно нормам ст. 17.5 закона № 63-ФЗ и в соответствии с его Приказом от 18.08.2021 № 856. На текущий момент в федеральном классификаторе полномочий содержатся тысячи записей. Чтобы сориентироваться в этом огромном перечне и выбрать нужные коды, есть несколько возможностей:

  • ручная выборка из классификатора Минцифры РФ;
  • ручная выборка из классификаторов госорганов, или УЦ, или операторов ЭДО и др. (например, ИС Казначейства, ФНС, ЕГАИС);
  • автоматизированный подбор с помощью специализированных сервисов (например, в ЕСИА портала Госуслуги, ИС ФНС и др.).

В частности, по вопросу указания в МЧД полномочий представителя организации или ИП при электронном документообороте (ЭДО) с налоговым органом ФНС в письме от 16.08.2023 № ЗГ-3-26/10692 сообщает, что такие коды содержатся в справочнике полномочий представителя налогоплательщика (СППР), размещенном на портале ФНС в разделе «Предоставление налоговой и бухгалтерской отчетности». Вот как выглядят в нем некоторые коды полномочий (извлечение):

Коды полномочий машиночитаемой доверенности для ФНС
Код CODE Наименование области полномочий уполномоченного представителя NAME
05 Подписывать документы, используемые при постановке на налоговый учет и снятии с учета
07 Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета
10 Предоставлять документы по применению специальных налоговых режимов
17 Подписывать заявление на зачет/возврат налога
21 Подписывать документы (информацию)
22 Предоставлять документы (информацию)
36 Предоставлять заявление на получение доступа к личному кабинету
99 Представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами (полные полномочия)

Каждый вид полномочий имеет реквизиты, необходимые для формирования электронного файла МЧД, в т. ч.:

  • уникальный идентификационный номер (CODE);
  • наименование (NAME);
  • дату включения в справочник (STARTED);
  • иные коды.
ВАЖНО!
При неверном указании в МЧД кода полномочий представителя такое лицо не признается уполномоченным! Например, в случае ЭДО (электронного документооборота) с ФНС налоговая декларация не будет принята налоговым органом (по причине подписания неуполномоченным лицом — п. 4.1 ст. 80 НК РФ).

Формат МЧД

Как правило, юридическое лицо или ИП самостоятельно определяют способ формирования машиночитаемой доверенности в соответствии с едиными требованиями, утв. Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Однако, ч. 1 ст. 17.5 закона № 63-ФЗ предусмотрено, что машиночитаемая доверенность предоставляется, в т. ч., по форме, определенной и размещенной на сайте оператора государственной и муниципальной ИС. Но если такая форма оператором не установлена, может применяться единая форма доверенности, утвержденная Минцифры РФ (версия 003).

Советуем прочитать: как оформить машиночитаемую доверенность

В любом из перечисленных случаев каждая машиночитаемая доверенность должна содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 единых требований к форме):

  • название и номер;
  • сведения о доверителе (реквизиты юрлица или ИП);
  • сведения о представителе (Ф.И.О., паспортные данные, ИНН, СНИЛС и др.);
  • дату выдачи (совершения) МЧД и срок ее действия (при наличии);
  • перечень полномочий представителя (коды по Классификатору, при отсутствии кодов — текстовое описание);
  • идентификатор ИС, в которой зарегистрирована МЧД;
  • УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которой подписана МЧД со стороны доверителя (организации или ИП).

Несмотря на различия в ИС, применяемых для выдачи машиночитаемых документов, формат МЧД в электронной форме является единым, в соответствии с нормами Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Для МЧД электронный формат предоставления (обмена) установлен в виде xml-файла с приложением файла УКЭП в формате xmldsig или в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками ЭДО. Указанные файлы предназначены не для печати, а для регистрации и хранения МЧД в реестре машиночитаемых доверенностей, находящемся на сайте ИС, выбранной доверителем. Тем не менее, эти файлы можно скачать на свой компьютер и использовать в ЭДО с контрагентами.

При просмотре МЧД в виде xml-файла на экране можно увидеть ее реквизиты, каждый из которых имеет определенный формат и содержит информацию, введенную доверителем. Чтобы понять их назначение, рассмотрим образец xml-файла машиночитаемой доверенности, снабдив некоторые реквизиты разъяснениями по заполнению, например:

Порядок выдачи машиночитаемой доверенности

Чтобы оформить доверенность на физлицо (своего работника) в машиночитаемом формате, организации-доверителю (или ИП) необходимо выполнить несколько этапов:

  1. Убедиться в наличии всех документов, необходимых для оформления.
  2. Перед тем как выпустить МЧД, удостовериться в том, что сотрудник имеет КЭП (или получит такую электронную подпись до ее оформления).
  3. Установить для него полномочия: какие документы он имеет право подписывать.
  4. Определить ИС, в которой будет сформирована и зарегистрирована МЧД.
  5. Определиться с форматом МЧД: единый машиночитаемый формат (версия 003) по правилам Минцифры РФ, или специализированный формат (например, для ИС ФНС, ЕГАИС, ИС Казначейства РФ и др.).
  6. Создать МЧД в выбранной ИС: заполнить данные в нужном формате и подписать ее.
  7. Сохранить xml-файл МЧД и загрузить его в реестр машиночитаемых документов ИС.
  8. При необходимости, скачать созданный файл на свой компьютер для дальнейшего использования в ЭДО (альтернатива — скачать ссылку на него).
ВАЖНО!
После ввода в МЧД всей необходимой информации ИС проводит ее автоматическую идентификацию. И только в том случае, когда сведения заполнены правильно, фиксирует, что машиночитаемая доверенность готова к использованию.

В качестве иллюстрации можно привести скриншот использования ИС ФНС при оформлении машиночитаемых документов для физлиц (сотрудников), наделяемых полномочиями по сдаче отчетности:

В текущих условиях создать МЧД можно не только на сайте ФНС, но и в специальных сервисах, например в ЕСИА портала Госуслуги. Это можно сделать в ЛК (личном кабинете) организации на сайте Госуслуги — вкладка «Доверенности и доступы» — опция «Создать машиночитаемую доверенность».

ВАЖНО!
Если конфигурация машиночитаемого документа в ИС не установлена, используется форма МЧД, размещенная Минцифры РФ на Едином портале государственных и муниципальных услуг (единый формат, версия 003).
Читайте также: как создать машиночитаемую доверенность в 1С
Об авторе статьи
Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Для работы с машиночитаемыми доверенностями ФНС разработала сервис на базе единого реестра. Разбираемся, кому и зачем он нужен и как с ним работать.

15 января 2024

Казалось бы, невероятно, но оплата больничного листа после увольнения не только возможна, но и поддерживается регулирующими государственными органами, т. к. предусмотрена законодательством! Конечно, чтобы сделать выплату реальной, должен быть выполнен ряд обязательных условий. Рассмотрим, как рассчитать больничный лист после увольнения, на конкретных примерах.

18 января 2024