Как принимать электронные чеки
В соответствии с п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54, кассовый чек, полученный в электронной форме (е-чек) и распечатанный на бумажном носителе, приравнен к кассовому документу, выпущенному из контрольно-кассовой техники.
Электронный кассовый чек для авансового отчета — давно не редкость в бухгалтерии. Часто подотчетные лица получают е-чеки. Например, когда пользуются услугами такси. Система заказа у большинства перевозчиков автоматизирована: и машина вызывается через приложение, и поездка оплачивается там же (онлайн). Что в таком случае работник принесет бухгалтеру, если у него на руках ничего нет? Он принесет распечатку цифрового документа, который направит ему служба такси на имейл при оплате поездки. И этого вполне достаточно, чтобы принять расход к учету и дальнейшему вычету по налогу на прибыль (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357).
Вы можете брать не только распечатки е-чеков, но и копии бумажных. Некоторые работники находятся в напряженных отношениях с работодателем или бухгалтерией и по каким-то причинам боятся сдавать оригиналы. Не настаивайте, попросите сделать вам копию или скан-образ. Главное, чтобы реквизиты четко проглядывались, а QR-код не размазывался.
Сейчас не обязательно хранить бумажные распечатки и копии. В письме ФНС РФ от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ налоговики пишут, что кассовый документ может храниться исключительно в цифровой форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если он находится в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то вы вправе считать его подтверждением расхода.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить авансовый отчет. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что следует проверить в чеке
Электронный документ должен содержать те же обязательные реквизиты, что и бумажный. Полный перечень реквизитов прописан в ст. 4.7 закона № 54.
Если работник оплатил покупку от себя, как обычный гражданин, то ему выдается стандартная квитанция с обязательными реквизитами — перечень товаров, их цена и количество, система налогообложения продавца, QR-код и т. п.
Но когда работник сделал покупку от организации (по доверенности), то покупателем становится уже юрлицо. Для него обычных реквизитов недостаточно, потому что требуется больше информации о контрагенте. В чеках для организации должны указываться дополнительные реквизиты, перечисленные в п. 6.1 закона № 54:
- название и ИНН покупателя;
- страна происхождения товара;
- сумма акциза;
- регномер таможенной декларации.
Получив квитанцию, бухгалтер смотрит, от кого оформлена покупка, и есть ли необходимые реквизиты для этой ситуации. Если документ оформлен с нарушениями, то им не получится подтвердить расходы компании при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Такую позицию изложил Минфин в своем письме от 05.03.2021 № 03-03-07/15819.
Если с документом все нормально, то приложите распечатки к авансовому отчету, хотя вправе и не прикладывать — как удобно. Главное, чтобы в отчете отражался этот документ. В графах 2 и 3 вписываются номер и дата квитанции, а в графе 4 ставится отметка, что она электронная.
