Электронный кассовый чек для авансового отчета в 2022 году. Электронный чек для авансового отчета
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Можно ли принять электронный чек для авансового отчета

Если вашему подотчетнику вместо бумажного выдали электронный чек для авансового отчета, не удивляйтесь — в стране сложная экономическая обстановка и нехватка бумаги. Посылать работника обратно не надо. Цифровой вариант тоже можно принять к учету и использовать для подтверждения расходов для налога на прибыль. Разумеется, если в нем есть обязательные реквизиты.

Как принимать электронные чеки

В соответствии с п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54, кассовый чек, полученный в электронной форме (е-чек) и распечатанный на бумажном носителе, приравнен к кассовому документу, выпущенному из контрольно-кассовой техники.

Электронный кассовый чек для авансового отчета — давно не редкость в бухгалтерии. Часто подотчетные лица получают е-чеки. Например, когда пользуются услугами такси. Система заказа у большинства перевозчиков автоматизирована: и машина вызывается через приложение, и поездка оплачивается там же (онлайн). Что в таком случае работник принесет бухгалтеру, если у него на руках ничего нет? Он принесет распечатку цифрового документа, который направит ему служба такси на имейл при оплате поездки. И этого вполне достаточно, чтобы принять расход к учету и дальнейшему вычету по налогу на прибыль (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357).

ВАЖНО!
Чтобы облегчить себе и работнику жизнь, заведите корпоративный почтовый ящик, на который контрагенты будут присылать чеки по покупкам, совершенным подотчетными лицами. Тогда работник вам не скажет, что удалил письмо, в котором находилась та самая квитанция. Он где-то расплатится, а документ придет прямо к вам.

Вы можете брать не только распечатки е-чеков, но и копии бумажных. Некоторые работники находятся в напряженных отношениях с работодателем или бухгалтерией и по каким-то причинам боятся сдавать оригиналы. Не настаивайте, попросите сделать вам копию или скан-образ. Главное, чтобы реквизиты четко проглядывались, а QR-код не размазывался.

Сейчас не обязательно хранить бумажные распечатки и копии. В письме ФНС РФ от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ налоговики пишут, что кассовый документ может храниться исключительно в цифровой форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если он находится в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то вы вправе считать его подтверждением расхода.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить авансовый отчет. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что следует проверить в чеке

Электронный документ должен содержать те же обязательные реквизиты, что и бумажный. Полный перечень реквизитов прописан в ст. 4.7 закона № 54.

Если работник оплатил покупку от себя, как обычный гражданин, то ему выдается стандартная квитанция с обязательными реквизитами — перечень товаров, их цена и количество, система налогообложения продавца, QR-код и т. п.

Но когда работник сделал покупку от организации (по доверенности), то покупателем становится уже юрлицо. Для него обычных реквизитов недостаточно, потому что требуется больше информации о контрагенте. В чеках для организации должны указываться дополнительные реквизиты, перечисленные в п. 6.1 закона № 54:

  • название и ИНН покупателя;
  • страна происхождения товара;
  • сумма акциза;
  • регномер таможенной декларации.

Получив квитанцию, бухгалтер смотрит, от кого оформлена покупка, и есть ли необходимые реквизиты для этой ситуации. Если документ оформлен с нарушениями, то им не получится подтвердить расходы компании при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Такую позицию изложил Минфин в своем письме от 05.03.2021 № 03-03-07/15819.

Если с документом все нормально, то приложите распечатки к авансовому отчету, хотя вправе и не прикладывать — как удобно. Главное, чтобы в отчете отражался этот документ. В графах 2 и 3 вписываются номер и дата квитанции, а в графе 4 ставится отметка, что она электронная.

Об авторе статьи
Гостищева Анастасия Олеговна
Экономист, бухгалтер

В 2010 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Экономист». Общий профессиональный стаж — с 2008 года, в том числе на государственной службе в налоговых органах.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Потенциальных причин, почему не пришел электронный чек покупателю, много. Среди них – сбой связи фискального накопителя и ОФД или ошибка в данных покупателя. Разбираемся, как действовать в таких случаях.

14 июня 2022

Электронные чеки равносильны бумажным. Но их гораздо удобнее хранить и практически невозможно потерять. А если чек понадобится для подтверждения операции, его можно распечатать.

31 августа 2022

В последнее время законодательство об использовании контрольно-кассовой техники ужесточается рекордными темпами. Но до сих пор нередко встречается подделка электронных чеков как компаниями, так и простыми гражданами. Рассказываем, как проверить подлинность электронного чека и что грозит за фальшивку.

29 августа 2022

Минфин уточнил правила работы с электронными счетами-фактурами. Применять обновленный порядок необходимо уже с третьего квартала 2022 года. 

15 июня 2022