Что такое кассовая дисциплина
Это словосочетание является примером «обычаев делового оборота». Законодательно оно никак не закреплено, но является общеупотребительным. Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил для расчетов наличными деньгами и их хранения. Соблюдать их должны все экономические субъекты страны.
Основные задачи ведения кассовой дисциплины в 2020 году:
- своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
- повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
- соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
- контроль за соблюдением лимита кассы;
- контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
- контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.
Существенно изменилась кассовая дисциплина с 1 июля 2020 года. Повсеместное введение онлайн-касс потребовало значимых корректировок и в иных финансовых сферах. Например, были скорректированы правила ведения расчетов с подотчетными лицами.
Новшества 2020 года для онлайн-касс
Самые существенные изменения касаются кассовой дисциплины при онлайн-кассах. С июля 2020 года применение онлайн-кассы обязательно практически для всех категорий налогоплательщиков. Даже самозанятые физические лица затронуты в новой редакции закона № 54-ФЗ. Но исключения остались. Чиновники определили лишь три категории экономических субъектов, которые еще могут работать без онлайн-ККТ — собрали их в таблице.
|
Категория коммерсантов и вид деятельности |
Как применять кассовую дисциплину |
|---|---|
|
Бизнесмен, зарегистрированный в качестве ИП, осуществляющий деятельность без работников в сфере:
Независимо от того, какая система налогообложения применяется коммерсантом (ПНС, УСН, ЕНВД). |
Закон о ККТ не обязывает таких налогоплательщиков выдавать фискальную документацию установленного образца. Следовательно, требовать с ИП без работников фискальный чек или БСО бессмысленно. Достаточно получить от коммерсанта расписку или квиток. Проверьте, чтобы в документе были отражены следующие реквизиты:
Иные условия следует закрепить в договоре с контрагентом. |
|
Организации и ИП (как с наемными работниками, так и без работников), осуществляющие деятельность по:
|
|
|
Бизнесмены, применяющие патентную систему обложения (ИП на ПНС), имеющие в штате наемных сотрудников, осуществляющие деятельность в сфере:
|
Требовать фискальный чек или БСО неправомерно. Такие коммерсанты освобождены от онлайн-касс до 2021 года. Несмотря на послабления, придется потребовать от частника официальный документ-подтверждение — любой формуляр, отражающий обязательные реквизиты операции:
|
Новое в расчетах с подотчетными лицами
Другие изменения в кассовой дисциплине с 2020 года коснулись расчетов с подотчетными лицами. Теперь выдавать деньги подотчет нельзя. Нововведения коснулись документации, сдаваемой работниками в подтверждение понесенных расходов.
Раньше достаточно было предоставить в бухгалтерию товарную накладную или товарный чек. Теперь этих документов недостаточно. Обязательно придется приложить фискальный чек или фискальный БСО.
Если работник приложил к авансовому отчету только товарный чек, то документы принимать не стоит. ФНС не примет такие затраты при налогообложении, восстановит налог на прибыль и начислит пени и штраф. Спасибо работнику за это вы точно не скажете.
Обязательства по применению
Применять требования по соблюдению кассовой дисциплины обязаны все организации и ИП, работающие с наличными деньгами. Причем организационно-правовая форма и форма собственности, а также система налогообложения не играют никакой роли. Все кассовые операции должны быть отражены и задокументированы в установленном порядке.
Обязательными к применению остаются унифицированные формы, которые используются в качестве первичных учетных документов. Это формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
При выдаче из кассы заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
В числе необязательных форм:
- акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (ККМ);
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию;
- журнал кассира-операциониста;
- справка-расчет кассира-операциониста;
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста;
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым чекам);
- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
- сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации;
- акт о проверке наличных денежных средств кассы.
Как принимать и выдавать наличные
Любая операция по движению налички должна быть задокументирована. Для поступления средств оформляется приходный ордер — КО-1. А при выбытии наличных из кассы — расходный ордер КО-2.
Приходный ордер
Формуляр КО-1 представляет собой две части документа, раскрывающих обязательную информацию об операции. В первой, большей части бланка фиксируются реквизиты приходной операции. Эта часть документа остается на сохранении в организации.
Вторая (правая) часть документа содержит краткие данные об операции. По сути это квитанция о приемке денег. Правая часть — отрывная — передается лицу, которое внесло финансы в организацию.
Подробная инструкция есть в статье «Заполняем приходный кассовый ордер». Образец документа выглядит так:
Расходный ордер
Расходник не имеет отрывной квитанции. Весь документ остается на хранение в кассе учреждения. В бланке КО-2 отражаются следующие сведения:
- Ф.И.О. работника или иного гражданина, который выступает получателем средств;
- основание для выдачи денег, например заявление, приказ, смета;
- сумма выдаваемых наличных, указывают и прописью, и цифрами;
- фиксируются приложения, при наличии.
Пошаговую инструкция по заполнению найдете в статье «Заполняем расходный кассовый ордер». Образец выглядит так:
Как вести кассовую книгу
Вести кассовую книгу обязательно для всех организаций. Никакие документы и формуляры не могут отменить обязательное требование по оформление КО-4. Только ИП, которые ведут учет доходов и расходов или фактических показателей по НК РФ, вправе отказаться от заполнения.
В остальном требование едино для всех. Нет никакой разницы, какая в организации форма собственности, организационно-правовая форма или система обложения. Заполнять кассовую книгу придется ежедневно.
Заполняют формуляр по итогам операционного дня. В журнале фиксируются все приходные и расходные ордера, выписанные в течение дня. Затем кассир подсчитывает итог. Запись фиксируется в соответствующей графе формуляра. Подробно разобрали заполнение в статье «Кассовая книга и онлайн-касса: как вести правильно». Используйте этот бланк:
Расходование выручки: разрешенные операции
Выручка от реализации расходуется только на определенные цели. Если в кассу организации поступают деньги для оплаты третьим лицам, то эти суммы следуют в банк на расчетный счет.
|
№ |
Цель |
|---|---|
|
1 |
Выдача заработной платы и иных вознаграждений за труд наемных работников. |
|
2 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности, уходу за детьми и прочее. |
|
3 |
Оплата товаров, работ или услуг от контрагентов при условии покупки за наличный расчет. Ценные бумаги приобрести за наличные нельзя! |
|
4 |
Выдача авансов в подотчет (командировки, закупки, собственные нужды фирмы). |
|
5 |
Выдача возврата денег покупателю при условии отказа от товара, оплаченного ранее. |
|
6 |
Компенсация оплаты страховки сотрудникам, оплаченная за их счет. |
|
7 |
Выплата наличных в пользу платежного банковского агента или посредника (субагента). |
|
8 |
Личные нужны организации. |
Лимиты в кассе
Для работы с наличными установлены сразу два лимита.
|
Лимит по расчетам наличными |
Применяется при наличных расчетах с контрагентами. Не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем нет никакой разницы, сколько времени прошло между траншами. Лимит действует в отношении всего срока действия договора. |
|
Лимит остатка в кассе |
Определяется расчетным путем, закрепленным в пункте 2 Приложения к Указанию № 3210-У. Порядок вычисления — в материале «Как рассчитать лимит остатка кассы» Лимит можно превысить лишь в дни выдачи заработной платы, стипендий, пособий. В остальных случаях превышение лимита остатка кассы будет грубым нарушением кассовой дисциплины. Сумму превышения на конец операционного дня следует сдать на расчетный счет в обслуживающий банк. |
Сохранность денег
Обеспечить сохранность наличных в кассе учреждения — ключевая цель ведения дисциплины. Для этого руководителю требуется:
- разработать положение о ведении кассы в организации;
- назначить ответственных лиц (кассира или иного работника);
- ознакомить кассира с нормативами под подпись (оформить расписку);
- заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности.
Если работу кассира пришлось возложить на иного работника, то расписка и договор о матответственности все равно обязательны. Сотрудник обязан возместить убытки работодателю, если деньги пропали из кассы по его вине.
Контроль налоговыми органами
Ранее контроль над соблюдением дисциплины возлагался на банки. Теперь это возложено на работников ФНС. Вот что проверяется во время выездной проверки кассовой дисциплины налоговыми органами 2020 года:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями — для выявления сверхлимитных расчетов;
- порядок учета наличных в кассе, включая проверку фискальной памяти ККТ, — с целью обнаружения фактов неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;
- порядок хранения свободных денежных средств в кассе и сумму остатка — для проверки его соответствия лимиту кассы;
- порядок выдачи чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя в соответствии с нормами Фед. закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2020 года
По статье 15.1 КоАП РФ, штраф за нарушение кассовой дисциплины 2020 составит:
- для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
