Закон обязует работодателя обеспечить бесплатными средствами индивидуальной защиты (СИЗ) всех специалистов организации, которые работают в опасных, вредных или особых условиях (ст. 212 ТК ФР). Административная ответственность за несоблюдение положения по выдаче средств защиты определена п. 4 ст. 5.27.1 КоАП и составляет от 20 000 до 30 000 рублей для должностных лиц и от 130 000 до 150 000 рублей для организаций. Требования по учету спецодежды указаны в Приказе Минфина от 26.12.02 N 135н.
Как вести учет и списание спецодежды
Основанием для процедуры выбытия является акт на списание спецодежды. Его разрабатывает организация самостоятельно с учетом требований к формам документов, которые предусмотрены Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ. Но бланки, утвержденные в свое время Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а по содержанию и виду, остаются самыми функциональными. Для наших целей рекомендуем применять унифицированный акт № МБ-8.
Вид самостоятельно разработанного акта устанавливается учетной политикой предприятия, как приложение используемых форм документов. Форму МБ-8 достаточно указать в учетной политике в перечне стандартных бланков. Важно помнить, что акт является бланком строгой отчетности. На его основании проверяется корректность списания рабочей одежды.
Вот так выглядит образец акта на списание спецодежды по форме МБ-8:
А это образец произвольной формы акта списания спецодежды 2020 года:
Оформление документа
Спецодежда списывается по различным причинам: в результате износа, аварии, увольнения работника и прочее. По результатам осмотра, составляется и подписывается документ в двух экземплярах членами инвентаризационной комиссии, действующей на предприятии. Указание состава комиссии и лица, которое утверждает такую бумагу, обязательно. Напоминаем, что материально-ответственные лица в состав инвентарных комиссий не входят, но обязательно присутствуют при их работе.
В содержательной части необходимой и обязательной информацией является:
- Наименование и номенклатурный номер спецсредства.
- Единица измерения.
- Количество к выбытию.
- Стоимость единицы учета.
- Дата начала эксплуатации.
- Установленный срок службы.
- Рекомендуемая дата списания.
- Причина выбытия.
Отсутствие любого из данных пунктов станет причиной признания документа недействительным и ставит под сомнения проведенные на его основе операции. Организация вправе указывать дополнительную информацию о материальных ценностях по своему усмотрению и специфике учета. Список на утилизацию подытоживается в цифровом и прописном виде.
Важно внимательно отнестись к причине выбытия одежды. Истечение установленного на предприятии срока использования — не повод для утилизации. Если специальная одежда пригодна к дальнейшему использованию, ее снова выддут сотруднику. Причиной выбытия станут утрата или износ.
Списанная одежда уничтожаются в присутствии комиссии, либо приходуется на склад предприятия в качестве ветоши для дальнейшего применения. Эта информация обязательно отражается в акте. Обязательна к отметке и сумма взысканного ущерба с материально-ответственного лица за утрату материальных ценностей.
Итоговый документооборот
Оформленная комиссией бумага подается на утверждение руководителю организации. Один экземпляр документа передается материально-ответственному лицу, второй отдается в бухгалтерию. На основании данного документа издается приказ — основание для проведения операции по снятию с учета спецодежды.
