Что такое оправдательные документы в бухгалтерском учете в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Оправдательные документы в бухучете: что это такое и что к ним относится

Термин «оправдательные документы» используется в бухгалтерском лексиконе постоянно, мы все к нему привыкли и вроде бы знали, что он обозначает. Хотя ни в каких нормативно-правовых актах определения этого понятия не было. Теперь есть — в ФСБУ 27/2021. Найдем ли что-то приниципиально новое для себя в этом стандарте бухучета? 

Содержание

Оправдательные документы в бухгалтерском учете — это важно

В толковом словаре русского языка С.И. Ожегова так поясняется смысл слова «оправдаться»:

  1. Доказать свою правоту, невиновность.
  2. Оказаться правильным, обоснованным.
  3. Получить возмещение, окупиться.

Термины все сплошь бухгалтерские, не правда ли? Ведь что нам, коллеги, надо: чтобы затраты были доказанными, обоснованными и окупаемыми

Есть такой профессиональный анекдот: оправдательными документами сначала оправдываются сотрудники перед бухгалтером, а потом — бухгалтер перед налоговым инспектором. Анекдотец этот вполне раскрывает причины, по которым бухгалтер придирчиво, чуть ли не с лупой, проверяет каждую запятую в накладной, каждую циферку в чеке.

Может пригодиться: как провести затраты на корпоратив в бухгалтерском учете

Доказательства в нашем случае бывают бумажные и электронные. Это наша любимая первичная документация, или ласково — первичка.

ФСБУ 27/2021 требует, чтобы мы бдительно хранили нашу первичную документацию:

  • в первоначальном виде — бумажную в бумажном, электронную в электронном;
  • на территории России.

Кроме того, организация разрабатывает порядок доступа к документации и предпринимает все возможные меры к ее восстановлению в случае порчи или утраты.

Разберемся, что может являться оправдательным первичным учетным документом и получится ли совмещать все эти признаки.

Зачастую понятия «первичные» и «оправдательные» в бухгалтерском сленге (а иногда и в бухгалтерской голове) сливаются и якобы обозначают одно и то же. Однако это не так. Вернее, не всегда так.

С 1 января 2022 года вступил в силу новый стандарт — ФСБУ 27/2021, утвержденный Минюстом 07.06.2021.

В пункте 8 «в» этого федерального стандарта читаем очаровательную фразу, где впервые встречается рассматриваемое понятие. Вот она:

Вам действительно удалось что-то понять с первого прочтения?

Практически сразу после регистрации нового ФСБУ в Минюсте, Минфин выпускает информационное сообщение от 10.06.2021 № ИС-учет-33 под наименованием «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете», где расшифровывает: оправдательным документом является тот, что содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Обратите внимание: содержит информацию, то есть лишь описывает ФХЖ. Далее следует важное уточнение:

То есть нет реквизитов для учета, но есть реквизиты, необходимые для оформления ФХЖ. Такие, как:

  • наименование и банковские реквизиты контрагента;
  • количественная и денежная оценка факта хозяйственной жизни;
  • подтверждение произведенной оплаты;
  • подтверждение оказания услуг и т.п.
ВАЖНО!
При наличии в оправдательном документе обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», используйте его как первичный учетный.

Похоже, как раз об этом пытался нам сказать пункт 8 «в» ФСБУ 27/2021.

Виды оправдательных документов

Вскользь упомянем о классификации ФХЖ хотя бы по одному признаку, чтобы затем поговорить об особенностях их оформления.

По отношению к целенаправленной деятельности предприятия факты хозяйственной жизни делятся на:

  • состояния;
  • действия;
  • события.

От развития драматургии ФХЖ зависит и состав документации, его описывающей. Вот вам факт хозяйственной жизни некоего предприятия под рабочим названием «Драма на складе»:

  1. Состояние — это, например, наличие товара на складе.
  2. Действие — проведенная инвентаризация.
  3. Событие — выявленная недостача.

Здесь к оправдательным бухгалтерским документам относится инвентаризационная опись, на основании которой затем составлена учетная документация: акт о списании товара, распоряжение об источниках покрытия недостачи и т.п. Наверняка будут подготовлены бухгалтерские справки, изданы приказы по предприятию. Недостача — событие неприятное, требующее тщательного оформления и фиксации фактов.

Давайте возьмем другую бухгалтерскую первичку — авансовый отчет, который создается на основании таких оправдательных документов:

  • чеков и квитанций об оплате различных услуг (гостиницы, услуги связи, такси и т.п.);
  • проездных билетов (посадочных талонов, багажных квитанций);
  • подтверждений участия в запланированных мероприятиях (входные билеты на выставки, удостоверение участника и т.п.).
Дополнительно: образец заполнения авансового отчета подотчетным лицом

Вот какие оправдательные документы отражают факты хозяйственной жизни в самом общем случае:

  • договор;
  • счет на оплату;
  • кассовый (товарный) чек;
  • квитанция на оплату.

Это не закрытый перечень.

Кстати, коллеги, как мы будем применять новый/старый термин в дружеских бухгалтерских беседах? Какое ласковое название мы ему пожалуем? Может, «оправдашки»?

Об авторе статьи
Дорофеева Ирина
Бухгалтер

Стаж в должности главного бухгалтера коммерческих предприятий более 30 лет. Есть опыт работы финансовым директором и даже налоговым инспектором.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Для расчета налогов важен статус плательщика. Налоговое законодательство не определяет, какой НДФЛ у человека с видом на жительство или с разрешением на временное проживание, и разделяет субъектов налогообложения на 2 группы: резиденты и нерезиденты.

14 октября 2022

В налоговую декларацию по налогу на прибыль внесут изменения в связи с поправками в НК РФ. Новую форму налогоплательщики будут использовать для отчетности за 2022 год.

10 сентября 2021

Отражением фактов хозяйственной жизни (ФХЖ) предприятия занимается ежедневно каждый сотрудник бухгалтерии. А это значит, нам будет интересно поговорить о том, что понимается под этим термином, какими бывают эти самые факты и какими документами оформляются.

3 апреля 2023

Правительство РФ разработало новые правила оформления выплат по больничным, в связи с беременностью и родами, выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу за ним. Новые правила коснутся порядка взаимодействия работодателей и ФСС.

15 сентября 2021