Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов. Заполним образец на конкретном примере.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

ВАЖНО!
Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Скачать

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».

Пример заполненной путевки

Скачать

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Скачать

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Образец штампа медика на путевом листе 2020 года — это особая виза, подтверждающая, что водитель транспортного средства прошел медицинское обследование и допущен к управлению автомобилем. Разберемся, обязательны ли отметки в путевом листе о медосмотре водителя и техосмотре транспорта и приведем актуальный образец печати медика на путевом листе 2020 года.

20 апреля 2020

Расскажем, как правильно составить письмо на возврат на примерах с актуальными бланками документов.

18 июля 2019

Путевой листок — это специальный документ, подтверждающий факт передвижения транспортного средства, работу водителя, расход ГСМ. С 2021 года начнут действовать новые правила. 

5 ноября 2020
Стаж для расчета больничного листа — это совокупность периодов трудовой деятельности гражданина, которая позволяет определить процент для начисления пособия по нетрудоспособности. Он напрямую влияет на сумму выплат, но включается в него не все время работы.
20 мая 2019