Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Как правильно работать с подотчетными средствами

Подотчетные денежные средства это — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на расходы по целевому назначению. Получатель обязан отчитаться о том, как они использованы.

Основные положения

В подотчетные суммы входят расходы:

  • командировочные;
  • на хозяйственные нужды учреждения;
  • представительские.

Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдают деньги подотчет только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора. Из-за ввода онлайн-касс волновались, что отчитываться о подотчетных будем другими документами. Но принципиально ничего не изменилось.

ВАЖНО!
До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 запрет отменили.

Как выдавать

В 2019 году подотчет — это строго регламентированный процесс. Чтобы выдать деньги, необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя выдать деньги в подотчет.

Дополнительно организация обязана разработать и утвердить обязательные локальные документы:

  1. Положение о расчетах с подотчетными лицами.
  2. Распоряжение об утверждении максимальной суммы подотчета (законодательно не ограничено).
  3. Приказ об установлении максимального срока, на который выдаются деньги (нормативно ограничений не установлено).
  4. Приказ об установлении срока предоставления авансового отчета по выданным деньгам (не более трех рабочих дней).

По желанию руководителя, в организации устанавливают перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.

ВАЖНО!
За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Как отчитываться работнику

Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.

На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.

Совершая покупку, работник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как правильно отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).

Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: возврат неиспользованного остатка подотчетных средств или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму удержат из его заработной платы.

Как отчитывается руководитель

Точно так же, как и любой другой работник. Составьте отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.

Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения рекомендовано:

  1. Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной и уголовной ответственностью, что станет причиной отстранения от обязанностей.
  2. Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
  3. Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.

Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Срок отчета по подотчетным суммам — это три рабочих дня. Отчитаться придется сразу по истечении срока, на который выданы деньги.
7 ноября 2019
Исключить ошибки в расчетах с подотчетными лицами в учреждении поможет грамотно организованный аудит.
16 октября 2017

Рассмотрим, как правильно перечислить подотчетные средства на банковскую карту сотрудника, какими проводками отразить операцию в учете и как составить платежное поручение.

28 января 2019
Выдача подотчетных денежных средств — простая процедура, которая на самом деле влечет за собой множество дополнительных вопросов. Разберемся, каков лимит на подотчетные суммы в 2019 году.
14 января 2019