Зачем нужен шлюз
Каждый работодатель представляет в Фонд социального страхования отчетность:
- Ежеквартально форму 4-ФСС.
- Один раз в год — заявление о подтверждении основного вида деятельности.
Подробнее:
Представить отчетность работодатель вправе:
- на бумаге, если численность сотрудников менее 25 человек;
- в электронном виде.
Для представления электронной отчетности внедрен специальный сервис: шлюз приема отчетности в ФСС на официальном сайте фонда. Для его использования нет необходимости заключать договор с оператором ЭДО и оплачивать его услуги. Организация вправе установить необходимое программное обеспечение и использовать шлюз совершенно бесплатно. Обязательным условием является наличие у организации ЭЦП руководителя для подписи отчетности в контролирующие органы.
Как подготовить 4-ФСС к сдаче через шлюз
Порядок сдачи электронной отчетности 4-ФСС прописан в приказе ФСС от 12.02.2010 № 19. Для подготовки и сдачи необходимы:
- Доступ к сети Интернет.
- Программное обеспечение для подготовки расчета, выгрузки его в соответствующем формате, шифрования и подписания перед отправкой. Используйте свое ПО или скачайте бесплатные программы с сайта ФСС.
- Электронно-цифровая подпись страхователя (или уполномоченного представителя).
- Сертификаты уполномоченных должностных лиц фонда. Их необходимо скачать и установить на своем компьютере.
Алгоритм отправки отчетности через шлюз следующий:
1. Подготовьте форму 4-ФСС с использованием ПО.
2. Выгрузьте отчет в xml-формате.
3. Подготовленный отчет в виде выгруженного файла xml-формата подгрузите в шлюз в раздел «Отправить документ», при сдаче отчету будет присвоен идентификатор.
4. Получите квитанцию о сдаче отчета в разделе шлюза «Проверка и контроль», введя полученный ранее идентификатор.
Подтверждение отправки и исправление ошибок
Фонд, получая отчет, использует следующий порядок:
- проверка названия и размера зашифрованного файла;
- расшифровка и проверка электронной подписи;
- проверка соответствия структуры файла расчета утвержденному формату;
- логический и арифметический контроль показателей формы 4-ФСС.
Если ошибок нет, то отправитель получит квитанцию о принятии формы фондом.
Если есть ошибки в контрольных соотношениях, то фонд пришлет квитанцию о получении отчета с ошибками. В этом случае необходимо исправить ошибки и направить уточненную форму 4-ФСС.
При наличии критических ошибок, отчет не будет принят, и отправитель получит отрицательный протокол проверки. К таким ошибкам относятся (пункт 4.10 Приказа ФСС от 12.02.2010):
- Выявлено несоответствие формата наименования и размера файла.
- Отсутствует подписание ЭЦП, выявлены ошибки порядка подписания отчета ЭЦП или шифрования файла.
- Расчет подписан недействующей (прекратившей действие) ЭЦП.
- Расчет подписан лицом, не имеющим право на подписание 4-ФСС.
- Несоответствие файла структуре утвержденного формата.
Новый шлюз ФСС для отправки реестров листков нетрудоспособности
С 1 января 2021 года все регионы РФ перешли на прямые выплаты соцпособий из ФСС. Для оформления выплаты работодатель передает сведения о больничных листках работников в виде реестра.
Подробнее о реестре больничных листков
Передача в электронном виде обязательна для организаций, численность работников которых составляет 25 человек и более. Для передачи реестров в электронном виде разработан сервис ФСС: шлюз приема документов с ЭП.
Принцип его работы и требования к использованию аналогичны вышеописанному.