Штраф за нарушение срока хранения документов бухгалтерского учета в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации

Срок хранения документов бухгалтерского учета — не меньше 5 лет после окончания отчетного периода. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации. Штраф за нарушение составляет от 2000 до 3000 рублей.

Содержание

Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.

Штрафы за нарушение хранения архивной документации вырастут

Государственная дума приняла законопроект №759112-7 с поправками в КоАП РФ, внесенный Государственным советом Республики Татарстан. Законодатели намерены ужесточить административную ответственность должностных лиц и ввести ее для организаций, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования архивной документации.

Нормы действующей редакции статьи 13.20 КоАП РФ предусматривают, что за подобное правонарушение контролирующие органы выносят нарушителю — должностному лицу — предупреждение или назначают штраф в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций за это нарушение пока не предусмотрено никакого наказания.

В пояснительной записке к законопроекту сказано, что:

На системной основе выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, «брошенные» архивы, информация о которых поступает от сторонних организаций. В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных документов по личному составу. Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций.

А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:

Вид документа

Период хранения

Ссылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета

Не менее 5 лет

Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ

Главная книга

Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела

Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236

Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета

Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)

Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236

Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней

Годовая хранится постоянно.

Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.

Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно

Ст. 268, 269, 286 ч. 4.1 Приказа №236

Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.)

Не менее 5 лет при условии проведения ревизии

Ст. 276, 277 Приказа №236

Путевые листы и журналы учета путевых листов

5 лет

П.18 раздела III Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008

Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.)

Не меньше 6 лет.

Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет

Ст. 295 ч. 4.2 Приказа №236

Инвентаризационные описи

Постоянно.

В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет

Ст. 321, 322 ч. 4.4 Приказа №236

Документация по учету объектов основных средств

Постоянно

Ст. 321, 323 Приказа №236

Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты

5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно).

В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно

Ст. 224, 225 ч. 2.4 Приказа №236

Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.

ВАЖНО!
Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.

Сроки хранения документов налогового учета

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке. А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, обязан каждый. И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики должны предоставлять отчетность. Кроме того, налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухгалтерского учета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице:

Вид документации

Срок хранения

Основание

Регистры налогового учета

Не меньше 5 лет

Ст. 23 и 24 НК РФ.

Ст. 308-313 ч. 4.3 Приказа №236

Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)

Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы

Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой

Счета-фактуры

Не менее 5 лет

Ст. 317, 318

Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж

Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур

Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)

Постоянно либо до полной ликвидации учреждения

Ст. 346.18 НК РФ

Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Не меньше 6 лет

Ст. 23 НК РФ

Расчетные ведомости по отчислению взносов

Не меньше 5 лет.

Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет

Ст.310 Приказа №236

Расчет по форме 4-ФСС

Не менее 5 лет

П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС №19 от 12.02.2010

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение бумаг. Например, срок хранения главной книги бюджетного учреждения — 5 лет. По истечении этого срока бухгалтерскую документацию уничтожают по установленным правилам.

ВАЖНО!
Если нарушить сроки и порядок уничтожения бухгалтерской документации учреждения, есть вероятность получить административное наказание. Например, некоторые сведения содержат персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, уполномоченную проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии и специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте срок проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какая документация включена в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документации бухгалтерского или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дату и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации

В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.

Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Документы бухгалтерского учета — это ключевой носитель информации у хозяйствующих субъектов. Ведение бухучета невозможно без оформления соответствующей документации. Разбираемся, каково значение бухгалтерских документов для учетной деятельности, а также как правильно формировать и хранить финансово-бухгалтерские документы.
28 июня 2018
Экономические и бухгалтерские издержки и прибыль — это показатели, характеризующие состояние финансовой результативности функционирования предприятия. Рассказываем, как рассчитываются эти величины и какова связь между бухгалтерской и экономической прибылью и издержками.
26 сентября 2019
Учет расчетов с персоналом по оплате труда в организации — это бухгалтерские операции, которые помогают контролировать выплату зарплаты и фиксировать все издержки в бухучете.
15 октября 2019
В статье определим ключевые требования к способам осуществления бухучета в бюджетных организациях, а также рассмотрим законодательные аспекты, в которых закреплены данные нормы.
5 февраля 2018