Какие документы относят к кассовым
Порядок ведения операций в кассе организации установлен Указанием ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У. Он предписывает оформлять поступление и расходование денежных средств приходным и расходным кассовыми ордерами с фиксацией операций в кассовой книге. Указанием не установлены сроки хранения приходного кассового ордера, РКО и книги отражения операций по кассе. Формы перечисленных трех документов унифицированы, организации обязаны применять установленные законодателем бланки. Но при учете движения наличных денег применяются и иные формы: авансовый отчет, объявление на взнос наличными и др.
Подробнее: как оформить операции по кассе
К формам, применяемым при оформлении операций с наличными денежными средствами, относят:
| Наименование документа | Унифицированная форма | ОКУД | Нормативный акт |
|---|---|---|---|
| Приходный кассовый ордер | КО-1 | 0310001 | Постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88 |
| Расходный кассовый ордер | КО-2 | 0310002 | |
| Журнал регистрации ПКО и РКО | КО-3 | 0310003 | |
| Кассовая книга | КО-4 | 0310004 | |
| Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | КО-5 | 0310005 | |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 | 0314013 | |
| Авансовый отчет | АО-1 | 0302001 | Постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55 |
| Объявление на взнос наличными | - | 0402001 | Указание Банка России от 30.07.2014 № 3352-У |
Нормативные законодательные акты не содержат пояснений, хранятся ли в кассе денежные документы, поэтому порядок их архивирования учреждение вправе установить самостоятельно.
Сроки их хранения
Для обеспечения доступа к архивным данным законодательство устанавливает минимальные сроки хранения архива документации всех субъектов деятельности. Основным действующим законодательным актом, устанавливающим, в том числе, сколько хранить кассовые документы ООО по закону, является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень обширный, срок хранения документации по кассе установлен пунктом 277 и составляет 5 лет. При наличии спорных ситуаций с участниками операции первичные документы хранятся до принятия решения по спору.
Отдельным пунктом установлено, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы (пункт 321 перечня). Но период хранения аналогичен — 5 лет.
Законодатель установил минимальные сроки, но организация вправе увеличить их, если внутренний документооборот или порядок осуществления деятельности требует этого. Установить, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям, учреждение вправе в локальном нормативном акте.
После истечения периода хранения архива учреждение вправе провести инвентаризацию первички, составить акт ликвидации и уничтожить документацию.
Подробнее: о ликвидации архивной документации
Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения
Несоблюдение порядка архивирования документации ведет к административной ответственности. Несоблюдение сроков хранения кассовой книги в организации и иных первичных документов, приведшее к их отсутствию, признается грубым нарушением ведения бухгалтерского учета (пункт 1 примечаний к статье 15.11 КоАП РФ). Ответственность установлена в виде:
- штрафа от 5000 до 10 000 руб. — на ответственное должностное лицо при первичном нарушении (пункт 1 статьи 15.11 КоАП РФ);
- штрафа от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификации должностного лица от одного до двух лет при повторном совершении правонарушения (пункт 2 статьи 15.11 КоАП РФ).
