Сроки хранения кассовых документов в организации в 2022 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Бухгалтерия

Сроки хранения учреждением кассовых документов

Первичные документы необходимы для подтверждения правомерности проведения хозяйственной операции в учете. Их запрашивают все контролирующие органы при проверке. Важно сохранить их в течение периода возможных проверок. Минимальный срок хранения кассовых документов в организации установлен законодательно и нарушение его влечет административную ответственность.

Какие документы относят к кассовым

Порядок ведения операций в кассе организации установлен Указанием ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У. Он предписывает оформлять поступление и расходование денежных средств приходным и расходным кассовыми ордерами с фиксацией операций в кассовой книге. Указанием не установлены сроки хранения приходного кассового ордера, РКО и книги отражения операций по кассе. Формы перечисленных трех документов унифицированы, организации обязаны применять установленные законодателем бланки. Но при учете движения наличных денег применяются и иные формы: авансовый отчет, объявление на взнос наличными и др.

Подробнее: как оформить операции по кассе

К формам, применяемым при оформлении операций с наличными денежными средствами, относят:

Наименование документа Унифицированная форма ОКУД Нормативный акт
Приходный кассовый ордер КО-1 0310001 Постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88
Расходный кассовый ордер КО-2 0310002
Журнал регистрации ПКО и РКО КО-3 0310003
Кассовая книга КО-4 0310004
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5 0310005
Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15 0314013
Авансовый отчет АО-1 0302001 Постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55
Объявление на взнос наличными - 0402001 Указание Банка России от 30.07.2014 № 3352-У

Нормативные законодательные акты не содержат пояснений, хранятся ли в кассе денежные документы, поэтому порядок их архивирования учреждение вправе установить самостоятельно.

Сроки их хранения

Для обеспечения доступа к архивным данным законодательство устанавливает минимальные сроки хранения архива документации всех субъектов деятельности. Основным действующим законодательным актом, устанавливающим, в том числе, сколько хранить кассовые документы ООО по закону, является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень обширный, срок хранения документации по кассе установлен пунктом 277 и составляет 5 лет. При наличии спорных ситуаций с участниками операции первичные документы хранятся до принятия решения по спору.

Отдельным пунктом установлено, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы (пункт 321 перечня). Но период хранения аналогичен — 5 лет.

Законодатель установил минимальные сроки, но организация вправе увеличить их, если внутренний документооборот или порядок осуществления деятельности требует этого. Установить, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям, учреждение вправе в локальном нормативном акте.

После истечения периода хранения архива учреждение вправе провести инвентаризацию первички, составить акт ликвидации и уничтожить документацию.

Подробнее: о ликвидации архивной документации

Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения

Несоблюдение порядка архивирования документации ведет к административной ответственности. Несоблюдение сроков хранения кассовой книги в организации и иных первичных документов, приведшее к их отсутствию, признается грубым нарушением ведения бухгалтерского учета (пункт 1 примечаний к статье 15.11 КоАП РФ). Ответственность установлена в виде:

  • штрафа от 5000 до 10 000 руб. — на ответственное должностное лицо при первичном нарушении (пункт 1 статьи 15.11 КоАП РФ);
  • штрафа от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификации должностного лица от одного до двух лет при повторном совершении правонарушения (пункт 2 статьи 15.11 КоАП РФ).
Об авторе статьи
Котова Алла Николаевна
Главный бухгалтер

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Пособие при возникновении поствакцинальных осложнений — 10 000 рублей в случае подтвержденного врачом диагноза. При тяжелых случаях устанавливается группа инвалидности, и назначается пенсия. 

9 июля 2021

Президент подписал поправки к Налоговому кодексу РФ о расширении права ФНС на доступ к банковской тайне. Налоговики объявили об интеграции личных кабинетов граждан-налогоплательщиков с данными, полученными от онлайн-касс. Уже с марта ФНС сможет контролировать все покупки россиян, оплаченные банковскими карточками.

19 февраля 2021

Штраф за непредоставление документов по требованию налоговой — от 200 до 500 000 рублей, а за несвоевременный ответ — от 5000 до 50 000 рублей.

22 октября 2021

Проверка контрагента на сайте налоговой — комплекс мер, направленных на получение достоверных и объективных данных о компании, с которой хозяйствующий субъект намерен сотрудничать. Такая информация поможет избежать сотрудничества с неблагонадежными компаниями и проблем с налоговиками.

19 октября 2021