Скачать бесплатно бланк заявления на выдачу денег в подотчет (пустой в .docx)
Скачать образец заявления на выдачу подотчетных сумм от руководителя
Скачать образец заявления на получение денег на проведение мероприятия
Скачать образец заявления на подотчетные деньги на заправку служебного автомобиля
Скачать образец заявления в подотчет на командировочные расходы
Как правильно выдать деньги подотчет
Процедура выдачи подотчетных сумм работникам состоит из этапов:
- Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
- Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
- Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
Сотрудник обязан расписаться в расходном кассовом ордере, пересчитать и проверить выданные наличные.
Актуальные материалы К+
Подобрали полезные обзоры и инструкции по теме денег подотчет:
Обязательно ли писать заявление
Если вы выдаете наличные деньги из кассы, запрос на имя руководителя обязателен. Для документального оформления подотчета необходимо заявление, завизированное руководителем, или официальное распоряжение (Указания ЦБ РФ №3210-У ). Отдельный приказ о выдаче теперь не нужен.
Если же денежные средства переводятся на карту сотрудника, письменное обращение не потребуется. Штрафы за выдачу безналичных сумм без предварительной заявки не предусмотрены.
Как правильно составить сотруднику
Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:
- Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
- Необходимая сумма для осуществления расходов.
- Обоснование получения денег.
- Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
- Дата и подпись с расшифровкой.
Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.
Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:
|
Директору СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванову Ивану Ивановичу от заместителя директора по организационной работе Клубиной Инны Александровны Заявление Прошу выдать мне денежные средства в подотчет на организацию и проведения мероприятия «Юбилей школы», из расчета:
Итого: 19 250,00 (Девятнадцать тысяч двести пятьдесят рублей 00 копеек) рублей. На срок до 16.03.2020 г. Клубина /Клубина И. А./ 10.03.2020 г. Разрешаю Директор СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванов /Иванов И.И./ |
Как составлять руководителю
Директор — это такое же подотчетное лицо, как и другие сотрудники. Он обязан составлять заявку на выдачу наличных денег, но его содержание несущественно отличается.
Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.
Вот примерный вариант такой заявки на деньги подотчет:
Директор подписывает этот запрос только один раз — дублировать подпись руководителя как ответственного и должностного лица нет необходимости. Затем визу ставит бухгалтер, подтверждая тем самым выдачу наличных из кассы.
Как составлять, чтобы получить деньги на карту
Когда вы получаете деньги безналичным переводом на банковскую карту, составлять заявку не обязательно. Но и не запрещено (например, бухгалтер требует такой запрос для внутренней отчетности). Форма и содержание официального обращения не изменится: оформляете на имя руководителя с указанием цели и суммы расходов.
Вместо фразы «Прошу выдать наличные» напишите «Прошу перевести деньги на банковскую карту» и подробно укажите ее реквизиты — наименование банка, его ИНН, КПП и БИК, расчетный и корреспондентский счета.
Если заявления нет
Подотчетные наличные средства подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка и выдачу денег из кассы без официального заявления на подотчет учреждению грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):
- для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Бухучет подотчета в бюджетном учреждении
Операции отражаются на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников отдельно по каждому авансовому. Рассмотрим основные примеры.
Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства выдали сотрудникам. Остаток наличности сдали на расчетный счет учреждения.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
|
Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации |
0 210 03 560 |
0 201 11 610 |
100 000,00 |
|
Оприходованы денежные средства, списанные с расчетного счета |
0 201 34 510 |
0 210 03 660 |
100 000,00 |
|
Выданы денежные средства подотчет |
0 208 00 560 |
0 201 34 510 |
88 000,00 |
|
Остаток кассы на конец дня сдан в банк, на расчетный счет |
0 210 03 560 |
0 201 34 510 |
12 000,00 |
|
Остаток поступил на расчетный счет |
0 201 11 510 |
0 210 03 660 |
12 000,00 |
Пример №2. Кассир выдал средства сотруднику на хозяйственные нужды организации в сумме 7 000 рублей. Работник представил чеки на покупку хозяйственных товаров на сумму 6 850 рублей. Неиспользованный остаток сотрудник вернул в кассу.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма |
|---|---|---|---|
|
Выданы денежные средства под отчет |
0 208 34 560 |
0 201 34 510 |
7 000,00 |
|
Утвержден авансовый отчет |
0 105 36 340 |
0 208 34 660 |
6 850,00 |
|
Неиспользованный остаток сотрудник внес в кассу |
0 201 34 610 |
0 208 34 660 |
150,00 |
