Образец должностной инструкции секретаря руководителя в 2022 году. Должностные обязанности секретаря
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Должностная инструкция секретаря: что должен знать и делать работник

Обязанности секретаря включают в себя функции по обеспечению управления организацией любой формы собственности, а именно:

  • организационное и информационное сопровождение деятельности руководителя любого уровня;
  • работа с документами.

Специфика занятости и требования к сотруднику

Все хорошо представляют, что делает секретарь на заводе или в офисе, но составить подробный перечень дел, каждодневных обязанностей непросто. Многое зависит от специфики организации, ее структуры и размера. Чем крупнее предприятие, тем сложнее работа секретарем директора: растет количество коммуникаций, объем документов, которые проходят через приемную руководителя. Всю работу организует обсуждаемый специалист, а в крупных организациях — команда секретариата (приемной руководителя). Работодатели, не обязанные применять профессиональные стандарты, используют по своему усмотрению следующие варианты названия должности для описываемого сотрудника: секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, к основному названию добавляются слова референт, переводчик и пр.

В квалификационном справочнике ЕКС работа секретаря руководителя описана давно. Документ содержит перечень обязанностей, необходимые знания и квалификационные требования. Некоторые формулировки документа устарели, особенно для описания функций секретаря руководителя, и не отвечают реальным потребностям работодателей.

Квалификационные справочники практически не обновляются, но продолжают действовать весь период перехода на использование профессиональных стандартов (ПС). Применяют их с 2020 года только в случае отсутствия для профессии (должности) разработанного ПС.

Коммерческим организациям разумно использовать профстандарты добровольно, поскольку профстандарт — это характеристика занятости и квалификационные требования к работнику для ведения конкретного вида профессиональной деятельности (ст. 195.1 ТК). Применение окажет помощь:

  • в формировании кадровой политики и составлении структуры штатного расписания;
  • при подготовке должностных инструкций;
  • в процессе обучения персонала;
  • в проведении аттестации.

На настоящий момент лучшее описание профессии секретарь руководителя (должности) — в профессиональном стандарте 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Документ актуализирован в 2020 году, отвечает основным тенденциям рынка труда и требованиям работодателей. В разделе I «Общие сведения» приведены наименование вида профессиональной деятельности и основная цель.

В разделе II «Функции секретаря в организации (обобщенные и трудовые)», по методике сборника профстандартов, находится функциональная карта вида профессиональной деятельности. Каждому должностному уровню соответствует обобщенная функция, рекомендуемое название должности, необходимое образование и опыт. Это хорошо иллюстрирует сводная таблица.

Секретарю руководителя достаточно среднего профессионального или высшего (бакалавриат) образования.

ВАЖНО!
Если работнику на занимаемой должности положены выплаты, компенсации и льготы, название должности и уровень квалификации должны соответствовать указанным в стандарте. В противном случае специалист лишается положенных преференций.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие квалификационные требования предъявляются к корпоративному секретарю. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обязанности работника

Секретарь — предпоследняя должностная позиция описываемого вида деятельности. Следующая — помощник, специалист с расширенным аналитическим и управленческим функционалом. Регламентируется должность подразделом 3.3 раздела III профстандарта. Секретарь выполняет трудовые функции в рамках основной обобщенной. В должностной инструкции чем занимается секретарь руководителя регламентируется в части 2. Включаются в текст должностной инструкции только те функции, которые делегированы данной штатной единице.

В инструкции специалиста обязанности секретаря — это перечень трудовых действий, сгруппированный пофункционально в части 3. Структура части следующая.

ВАЖНО!

В должностных инструкциях на основе профессионального стандарта перечень того, что должен уметь секретарь руководителя (его знания перечислены при описании каждой трудовой функции (ТФ) в п.п. 3.3.1-3.3.14), формулируют либо в общей части, либо аналогично стандарту — под каждой функцией.

Образец должностной инструкции

В качестве примера приведем описание трех первых ТФ — часть 3 должностной инструкции.

3. Должностные обязанности секретаря

3.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

3.1.1. Согласование с директором временных планов.

3.1.2. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) директора.

3.1.3. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

3.1.4. Внесение информации в планировщик (органайзер).

3.1.5. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, начальниками подразделений и сотрудниками.

3.1.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

3.1.7. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

3.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.2 настоящей должностной инструкции:

3.2.1. Выбор и оформление планировщика секретаря.

3.2.2. Выполнение типичных ежедневных дел.

3.2.3. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).

3.2.4. Перенесение невыполненных запланированных задач.

3.2.5. Согласование планов с планами и сроками работы директора.

3.2.6. Ведение дневника (на электронном или бумажном носителе).

3.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.3 настоящей должностной инструкции:

3.3.1. Подготовка материалов для телефонных переговоров директора.

3.3.2. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

3.3.3. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

3.3.4. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

3.3.5. Ведение базы телефонных контактов.

3.3.6. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям директора, другим сотрудникам.

3.3.7. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3.3.8. Соединение директора с конкретными абонентами.

Права и ответственность

Для успешного выполнения обязанностей профильный специалист наделяется правами и ответственностью в соответствии с действующим законодательством. В заключительных разделах должностной инструкции — сведения о регламентирующих документах, порядок утверждения ДИ и ознакомления с ней сотрудника.

Об авторе статьи
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Обязанности кладовщика включают в себя следующие операции с объектами хранения:

  • приемку, складирование и контроль наличия;
  • выдачу и учет;
  • обеспечение безопасности.
1 февраля 2022

Действия работодателя при несчастном случае на производстве:

  1. Оказать первую помощь, вызвать скорую.
  2. Предотвратить распространение ситуации.
  3. Уведомить контролирующие органы.
  4. Сохранить место происшествия без изменений.
  5. Провести расследование и отчитаться в госорганы.
25 октября 2021

Льгота по ЖКХ ветеранам труда — это денежная сумма, выплачиваемая в качестве компенсации части стоимости жилищно-коммунальных услуг. Порядок выплаты устанавливается региональными законами субъектов РФ.

1 марта 2021

Льготы военным пенсионерам:

  1. Налоговые.
  2. Жилищные и коммунальные.
  3. Транспортные.
  4. Социальные.
  5. Трудовые.
9 марта 2021