Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: где и сколько хранить заявления работников на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — 5 лет для очередного, 50 или 75 лет — для остальных.

Где прописаны сроки хранения кадровых документов

Работа кадровой службы сопряжена с большим потоком документооборота. Чтобы соблюдать порядок в кадровой документации, важно вовремя производить ревизию деловых бумаг и сдавать в архив те, что отработаны. Сроки и порядок архивации кадровых документов регулируются законодательно:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
  • приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Как долго и где хранить заявления на отпуск

В процессе делопроизводства, место, где хранятся заявления сотрудников на отпуск, определяется внутренними локально-нормативными актами. Для текущего хранения письменные обращения вкладываются в личное дело сотрудника, помещаются в папку заявлений работников или подшиваются к приказам.

Завершенные дела хранятся в отделе кадров в течение от одного года до трех (после завершения дел в делопроизводстве), а затем передаются в архив организации (пункт 4.1 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Во время формирования архивных дел важно определиться с местом нахождения заявлений, потому что от этого зависит длительность. В личном деле они будут сохраняться в течение 75 лет, если дело сформировано до 2003 г., и 50 лет, если дело сформировано после 2003 г. («Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1). Второй способ — приложить основания к приказам. При таком способе архивации срок хранения заявлений приравнивается к периоду сохранения распоряжений. После формирования архивных дел документы передаются на сохранность в специально оборудованное помещение.

Сколько хранят заявления на отпуск в архиве организации, зависит от вида отпуска.

Ежегодный отпуск

Ежегодный очередной отдых сотрудников обычно организовывается по графику, и дополнительных ходатайств писать не нужно. Но если возникла такая необходимость, и работник ушел не по графику, то заявление является основанием распоряжения о ежегодном отдыхе. Следуя п. 434 пр. Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения приказов на отпуск ежегодный составляет 5 лет. Такой же период сохранности — для оснований на освобождение от работы, связанное с обучением.

За собственный счет

Предусмотрен иной срок хранения заявлений на отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. Для этих документов определена длительность 50 и 75 лет, в зависимости от даты формирования. Распоряжение Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...» от 20.12.2019, п. 434, устанавливает, сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы в архиве предприятия. У личных дел сотрудников такой же интервал сбережения, поэтому поместив туда подтверждающие основания, вопрос о том, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, отпадет.

Дополнительный

Дополнительные дни отдыха предоставляются за работу с вредными условиями труда. В п. 434 пр. Росархива прописано, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску за вредные условия труда. Он составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты формирования.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие меры по защите персональных данных работников должны предприниматься при обработке этих данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сколько сохранять уведомления и приказы

Приказ на ежегодный очередной отпуск составляется на основании графика. Аналогично с графиком, срок хранения уведомлений о начале отпуска составляет 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Период хранения оснований распоряжений соответствует сроку сохранности распорядительных документов. Целесообразно поместить заявления туда же, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, как приложение.

Предлагаем воспользоваться памяткой, чтобы не забыть, сколько хранить документы.

Санкции за несоблюдение правил хранения

Обязанность организации беречь документы о трудовой деятельности сотрудников закреплена законодательно. Пренебрежение своими обязанностями грозит административным наказанием в виде штрафов (ст. 13.20 КоАП РФ).

За несоблюдение правил комплектования, сбережения, использования и учета архивных документов предусмотрен штраф:

  • от 1000 до 3000 рублей — на граждан;
  • от 3000 до 5000 рублей — на должностное лицо;
  • от 5000 до 10 000 — на организацию.
Об авторе статьи
Долбня Марина
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Пособие за раннюю постановку на учет по беременности — это 708,23 рубля. Эту выплату получают женщины, обратившиеся к врачу до наступления 12-и недель.

10 мая 2021

Отпуск за свой счет для многодетных родителей — это дополнительный отдых, который работодатель обязан предоставить при наличии условий о нем и его длительности в коллективном договоре или локальном акте. При отсутствии утвержденных положений в названных документах предоставляете (если согласны) обычный отдых за собственный счет сотрудника.

2 февраля 2021

СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М при ликвидации — это обязательные персонифицированные отчеты, которые сдает работодатель в ПФР при прекращении деятельности.

23 июля 2021

Штраф за несвоевременно сданный отчет СЗВ-М — 500 руб. Налагается на страхователя (юрлицо и ИП). С 01.01.2021 он составит от 300 до 500 руб. и будет применяться только к должностным лицам.

14 декабря 2020