Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: готовим документы к архивному хранению

Подготовка документов к архивному хранению — это процедура экспертизы, обработки и передачи регистров для дальнейшего сбережения. Бумаги содержат как в самой организации, так и в стороннем специализированном учреждении.

Где и как организовать архив

Все государственные, коммерческие и некоммерческие предприятия, индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность документов по личному составу и других регистров, образовавшихся в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 17 125-ФЗ от 22.10.2004). После использования документации ее передают в архив. Но архивируют не все регистры, а только те, которые закреплены на законодательном уровне, — бухгалтерские, налоговые, кадровые. Хранение и архивацию регулируют:

Все эти нормативы определяют, какие документы подлежат архивному хранению в конкретной сфере финансово-хозяйственной жизни организации. К примеру, работодатели обязаны хранить определенные кадровые бумаги — личные дела, всю документацию о численности и движении работников, по нормированию и оплате, охране труда.

ВАЖНО!
Госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для сохранности и комплектования документации (ч. 1 ст. 13 125-ФЗ). Организации и ИП вправе создавать собственные архивы (ч. 2 ст. 13 125-ФЗ). Но у них есть и другая возможность — заключить договор на архивирование бумаг со сторонней организацией.

Компании вправе создавать архив у себя, соблюдая определенные физические условия, или сдать в специализированные учреждения, которые занимаются архивированием.

Архив в пределах офиса

Любая передача документов в архив оформляется приказом, независимо от того, куда направляются регистры — во внутренний архивный отдел или специализированный архив. Для архивирования у компании-работодателя создайте такой приказ:

По правилам, архивирование документов в организации разрешено, но только при наличии специального пространства, в котором поддерживается определенная температура и влажность воздуха. Если не соблюдать условия хранения, документация испортится. Необходимо приобрести и установить стеллажи в отведенном помещении, а прошитые и пронумерованные папки положить в закрытые коробки. Каждую коробку следует подписать и поставить на стеллаж.

Архив вне организации

Специализированные учреждения знают, как архивировать документы в бумажном виде, и предоставляют услугу по подготовке, размещению и хранению документации других предприятий. Со сторонней компанией заключают договор, составляют опись дел и передают документацию. В описи необходимо указать заголовки и даты, указанные на папках «Дело», прописать номера папок.

Электронный архив

Электронная архивация подразумевает сканирование бумаг и формирование специальной базы данных по отсканированным регистрам. В результате электронного архивирования создается упорядоченная система хранения с дополнительной возможностью поиска необходимой документации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой установлен порядок хранения документов по личному составу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как подготовить документы для передачи в архив

Правила сохранности, обработки и архивирования документов закреплены в приказе Минкульта № 526 от 31.03.2015. Кроме того, компании используют методические рекомендации от 13.08.2018 по применению правил организации, комплектования, учета и использования регистров архивного фонда РФ.

Вот общая пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы при передаче на хранение:

  1. Подготовить папки «Дело»: объем папки не превышает 250 страниц.
  2. Прошить и переплести страницы.
  3. Пронумеровать каждую страницу.
  4. Составить внутреннюю опись.
  5. Оформить обложку и лист для заверения. На обложке указать название организации, заглавие и номер дела, последние даты. На листе для заверения прописать количество страниц и нумерацию папки и заверить его подписью сотрудника, ответственного за составление.

Формирование и оформление дел

Перед формированием дел проводится экспертиза ценности регистров. Внутриорганизационная комиссия анализирует документы и определяет те, которые следует архивировать, и те, которые подлежат уничтожению.

После экспертизы формируются дела, затем ответственный специалист занимается оформлением дел для сдачи в архив всей необходимой документации. Дела, которые хранятся больше 10 лет, подлежат полному оформлению.

Кратко, что включает в себя подготовка документов к хранению:

  1. Прошить документы в папке «Дело».
  2. Пронумеровать листы (не больше 250 в одном деле).
  3. Подготовить заверительный лист.
  4. Составить опись.
  5. Сделать обложку.

На обложке указывают:

  • название учреждения;
  • структурное подразделение (при необходимости);
  • номер, заголовок и архивный шифр дела;
  • количество страниц;
  • даты и срок хранения.

Составление описей

Общая опись составляется при подшивке документов в архив в обязательном порядке: в ней указана четкая структура передаваемых бумаг. Если папки хранятся больше 10 лет, следует составить опись.

Описи формируют по установленной форме. В ней указывают подробную информацию по каждой папке — названия и регистрационные номера, количество листов и даты. Внизу общей описи делают итоговую запись о количестве и нумерации передаваемых дел. Регистр подписывают все уполномоченные лица.

Как передать дела

Последующая сдача документов в архив организации на постоянное хранение производится так:

  1. Выбираем архивную организацию — государственную, ведомственную, частную или внутренний отдел компании. Если компания ликвидируется, документацию передают в госархив или правопреемнику.
  2. Подаем в архивную организацию описи. Для госархива потребуется предисловие к описям и историческая справка.
  3. Согласовываем опись на экспертной комиссии государственной архивной организации. После этого на ней ставится отметка о согласовании. При подаче дел представитель госархива проверяет правильность составления и обработки папок.

Коммерческие организации занимаются обработкой дел самостоятельно (за фиксированную плату), привлекая профессиональных архивистов.

Каковы сроки хранения в архиве

Сроки хранения документации определены в приказе Росархива № 236. Для кадровой документации порядок и сроки хранения приведены в разделе 7 «Трудовые отношения» приказа № 236. Некоторые документы работодателя хранятся только 1 год, другие следует архивировать и хранить 75 лет или постоянно. К примеру, локальные нормативно-правовые акты по месту утверждения (в офисе) хранят постоянно, а хранение в других организациях осуществляется до замены новыми. А вот тарификационные списки и ведомости, документы об оплате труда, документацию о выплате денежного содержания и исчислении стажа государственным и муниципальным служащим хранят от 50 до 75 лет.

Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Должностные обязанности архивариуса:

  • формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
  • эффективное управление архивными делами (документами);
  • внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.
10 июня 2021

Справка об отсутствии коронавируса на английском языке — это документ, подтверждающий, что человек не заражен новой инфекцией. Такая бумага пригодится гражданам, собирающимся за границу.

15 декабря 2020

Законно ли требовать справку об отсутствии коронавируса у работников — нет, работодатели не могут запрашивать у сотрудников документальное подтверждение незаражения COVID-19.

17 ноября 2020

Чем занимается экономист на предприятии (кратко):

  • анализом всех аспектов деятельности хозяйственного субъекта с целью повышения эффективности;
  • планированием и бюджетированием;
  • контролем за финансами и реализацией бюджета;
  • ведением отчетности;
  • выполнением проектной аналитики.
2 июня 2021