Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: как хранить документы в архиве

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

  • кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
  • хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
  • бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

  • предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
  • предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
  • избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

  • архивохранилище;
  • помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
  • помещение для использования бумаг, например читальный зал;
  • кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

  • вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
  • противопожарной системой;
  • решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

  • расстояние между рядами — не менее 120 см;
  • проход между стеллажами — не менее 75 см;
  • между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
  • между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
  • между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа Срок хранения Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные 5 лет 518
Положение о контрактной службе Постоянно 217
Прайс-листы 10 лет 234
Трудовые договоры 50 или 75 лет 435
Табели учета рабочего времени 5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными 402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

  1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
  2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

  • выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
  • в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
  • ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
  • сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Дезинфекция помещений при коронавирусе — это профилактическая мера, направленная на борьбу с опасной болезнью. Те предприятия, которые не перешли на удаленный режим работы, должны обрабатывать рабочие зоны с особой тщательностью, ведь здоровье работников важнее всего.

5 октября 2020

Второй волной коронавируса называют новую вспышку заболеваемостию. Ее прогнозируют на осенний период. Никаких подтверждений о введении ограничительных мер от правительства нет, но в регионах уже начались новые требования о самоизоляции и переходе на дистанционную работу.

25 сентября 2020

Журнал регистрации измерения температуры работников для профилактики коронавируса — это документ письменного учета термометрии. Работодатели ведут запись показателей здоровья сотрудников во время пандемии.

16 октября 2020

В организациях и учреждениях запретили корпоративы и тренинги, прием пищи на рабочем месте и приход на работу с признаками простуды. Новую методичку для работодателей в связи с коронавирусом опубликовал Роспотребнадзор.

5 октября 2020