Компенсация транспортных расходов сотрудникам за проезд к месту работы в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: как компенсировать расходы сотрудников за проезд к месту работы

В некоторых случаях компенсация проезда к месту работы — законодательно установленная обязанность работодателя. В других организация компенсирует затраты в рамках соцпакета. Но в любом случае подобные выплаты должны быть правильно оформлены.

Содержание

Возмещение транспортных расходов и закон

Трудовым законодательством закреплены условия, когда работодатель обязан компенсировать транспортные расходы сотрудников.

Статья ТК РФ Условия возмещения
168 Служебная командировка
168.1 Разъездной характер работы
169 Переезд на работу в другую местность по договоренности с работодателем
325 Проезд к месту отдыха и обратно, если такое право закреплено законом

Во всех остальных случаях вопрос, может ли работодатель доплачивать на транспорт иногородним и не иногородним работникам, оставлен на усмотрение организации.

ВАЖНО!
С 1 марта 2023 года вступают в силу поправки в ТК РФ, в соответствии с которыми в обязанность работодателя включена доставка до места работы вахтовиков и предоставлено право компенсировать таким работникам оплату дороги до места работы и обратно.

В каких случаях работодатель оплачивает дорогу

Дорога оплачивается организацией, если:

  • обязанность предусмотрена законодательством;
  • оплата предусмотрена локальными нормативными актами или трудовым договором.

Также определяют, когда устраивается человек на работу, положена ли дорога отраслевым соглашением. Например, в организациях, на которые распространяется Отраслевое тарифное соглашение по организациям нефтеперерабатывающей отрасли промышленности и системы нефтепродуктообеспечения РФ на 2022-2024 гг., при отсутствии общественного транспорта коллективными договорами устанавливаются условия доставки сотрудников к месту работы и обратно служебным транспортом. Ранее законодательно был установлен бесплатный проезд общественным транспортом социальным работникам. После отмены такой льготы оплата дороги для социальных работников компенсируется как для прочих работников, имеющих разъездной характер службы.

Выплаты за использование личного автомобиля

Если работник использует личное транспортное средство для выполнения должностных обязанностей, то использование автомобиля оформляется:

  • договором аренды,
  • компенсационной выплатой.

Использовать личный автомобиль сотрудник вправе и для проезда к месту отдыха. Если работник относится к категории, которой дорога в отпуске оплачивается в силу закона, то компенсация работнику расходов на дорогу на личном транспорте к месту использования отпуска выплачивается, в соответствии со ст. 325 ТК РФ, по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Для сведения: как составить договор аренды грузового транспортного средства.

Порядок выплаты компенсации расходов на проезд

Для начала необходимо определить, в каком документе указывается оплата проезда до работы и обратно сотрудникам. Если это не установленная законом обязанность, то порядок и размеры компенсационных выплат прописываются в локальном нормативном акте. Устанавливая, как оплачивается на предприятии дорога, необходимо указать:

  • категории работников, которым возмещается стоимость проезда;
  • размер компенсации;
  • порядок ее оформления;
  • сроки выплаты.

Этим же ЛНА возможно утверждение формы заявления на компенсацию расходов на проезд к месту работы и приказа о выплате компенсации.

В бухучете оплата проезда отражается по дебету затратных счетов. Начисление компенсации проезда к месту работы в ЗКГУ 2.0 проводится как разовое начисление.

Если порядок выплаты не закреплен в локальном нормативном акте, необходимо включить его в трудовой договор.

Для сведения: как работникам компенсировать ГСМ.

Размер компенсации расходов на дорогу

Размер компенсации устанавливается соглашением между работником и работодателем, кроме случаев, установленных законодательством.

Например, для целей налогообложения компенсация за использование личного транспорта установлена в зависимости от мощности двигателя.

Категория ТС Размер компенсации (руб./мес.)
Легковое авто с мощностью двигателя до 2000 куб. см включительно 1200
Легковое авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоцикл 600

Какие документы понадобятся для оформления выплаты

Подтверждением произведенных расходов являются:

  • проездные билеты;
  • путевой лист и чеки на заправку автомобиля (при использовании личного ТС).
ВАЖНО!
Работодатель вправе включить в перечень дополнительные подтверждающие документы.
Об авторе статьи
Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Срок годности медкнижки не ограничен. А на сколько ее хватит, зависит от частоты медосмотров (обычно раз в год или в два) и списка специалистов, которых необходимо пройти.

15 июня 2021

При возникновении конфликта с работодателем работник может обратиться в суд или подать жалобу в инспекцию по труду. Однако существует и такой малораспространенный способ решения спорных ситуаций, как комиссия по трудовым спорам. Разберемся, как правильно организовать комиссию по трудовым спорам в организации.

11 января 2023

Действия работодателя при несчастном случае на производстве:

  1. Оказать первую помощь, вызвать скорую.
  2. Предотвратить распространение ситуации.
  3. Уведомить контролирующие органы.
  4. Сохранить место происшествия без изменений.
  5. Провести расследование и отчитаться в госорганы.
25 октября 2021

Обязанности кладовщика включают в себя следующие операции с объектами хранения:

  • приемку, складирование и контроль наличия;
  • выдачу и учет;
  • обеспечение безопасности.
1 февраля 2022