Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Как организовать удаленную работу: ограничения из-за коронавируса возвращаются

Как перевести сотрудников на удаленную работу:

  1. Провести совещание и уведомить служащих о переходе.
  2. Собрать заявления и издать приказ.
  3. Подписать с работниками дополнительные соглашения.

Вернут ли осенью ограничения из-за коронавируса

За последние несколько дней число заболевших в России резко увеличилось, из-за этого в некоторых регионах начали вводить ограничения.

Например, Москва официально рекомендовала пенсионерам по возможности не выходить из дома, а организациям — вернуть работников на дистанционный режим работы, как было весной (смотрите поправки в указ мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ «Об этапах снятия ограничений, установленных в связи с введением режима повышенной готовности»). В других регионах подобные правила пока носят рекомендательных характер, но если тенденция сохранится, весенние ограничения могут вернуть.

КонсультантПлюс каждый день обновляет обзор ограничений и мер из-за коронавируса. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы не пропустить важные изменения и оперативно перестроиться на новый режим работы.

Рекомендации Минтруда по работе во время коронавируса

Основная рекомендация Министерства труда — это перевод сотрудников на удаленную работу из-за коронавируса. Это касается абсолютно всех органов и организаций. Вот полный список рекомендаций для работодателей от Минтруда (письмо Минтруда от 16.03.2020):

  • ограничьте командировки;
  • откажитесь от массовых мероприятий;
  • ограничьте личный прием граждан;
  • обеспечьте оптимальный режим труда и отдыха;
  • установите гибкий график;
  • введите внутренний и внешний электронный документооборот;
  • не допускайте к рабочей деятельности сотрудников с признаками ОРВИ и обяжите заболевших людей вызвать врача на дом;
  • ежедневно проводите качественную уборку;
  • обеспечьте достаточные условия для соблюдения правил личной гигиены.

Для работников действуют отдельные рекомендации:

  • не посещать страны с очагами распространения коронавируса;
  • при появлении первых признаков ОРВИ обратиться к врачу (вызвать на дом);
  • соблюдать основные правила гигиены (мыть и дезинфицировать руки).

Все это временные профилактические меры, которые рекомендуется соблюдать в период распространения коронавирусной инфекции.

Удаленная работа по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ допускает дистанционную работу. Этому посвящена глава 49.1 ТК РФ. Под удаленным трудом понимается выполнение работником тех функций, которые закреплены за ним трудовым договором, вне основного рабочего места (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Дистанционные работники — это такие же работники, как и те, кто работают в офисе. У них есть трудовой функционал, распорядок дня, материальная и техническая база. Единственное их отличие — это рабочее место вне офиса.

ВАЖНО!
В связи с введением ограничительных мер из-за распространения коронавируса переход на удаленную работу — это самое правильное решение. Вы продолжаете полноценную трудовую деятельность и уберегаете себя от лишних контактов и потенциальной опасности.

Какие сотрудники могут работать удаленно

Дистанционные рабочие отношения инициируются работодателем, но при необходимости работник вправе самостоятельно предложить удаленную занятость, обосновав причину такого перехода.

Вот каких сотрудников переводят на удаленную работу в первую очередь:

  • тех, кто в группе риска заболевания коронавирусом;
  • тех, кто имеет техническую возможность трудиться дистанционно — специалисты отдела технической поддержки, бухгалтерия, руководство;
  • тех, кто приехал из стран с неблагополучной эпидемиологической обстановкой и кого отправили на двухнедельный карантин (по собственному желанию гражданин вправе отказаться от больничного и запросить у работодателя удаленку).

Работать в штатном режиме продолжают только те служащие, кому надлежит трудиться непрерывно: медработники, специалисты финансовых структур, силовых ведомств, служащие на предприятиях непрерывного цикла. В каждой отдельной компании по графику трудятся сотрудники на дежурных должностях.

Если у вас есть возможность вести дела вне офиса, оформите своим сотрудникам удаленную занятость. Сделайте это в качестве временной превентивной меры. Чем меньше люди контактируют друг с другом, тем ниже вероятность заразиться коронавирусом.

Как правильно оформить удаленную занятость

Для многих работодателей в стране сейчас актуален временный перевод на дистанционную работу тех сотрудников, которые технически могут выполнять функциональные обязанности вне рабочего места. Но такой переход надлежит оформить по всем правилам ТК РФ.

Смена формата работы не всегда связана с изменением трудового функционала. При переводе надлежит сохранить сотруднику аналогичные условия труда — нагрузку, доход, материальную базу. Все это необходимо зафиксировать в трудовом соглашении. Если вы переводите штатного работника на удаленку, подготовьте дополнительное соглашение к основному трудовому договору.

По правилам, если перевод на удаленную занятость инициирует работодатель, он обязан уведомить сотрудников об изменении трудовых условий минимум за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Но в сложившейся обстановке допускается и более ускоренный вариант. Проведите общее собрание, изложите проблему и попросите работников написать заявление о переводе — ТК РФ не запрещает служащим запрашивать дистанционные условия труда. После подачи заявления стороны заключают дополнительное соглашение. Вот как оформить удаленную работу:

Шаг 1. Организуйте общее собрание и составьте протокол по основным решениям. Дождитесь, когда все работники подадут заявления о временном переходе на удаленный труд.

Шаг 2. Заключите с каждым дополнительное соглашение об изменении условий труда.

Шаг 3. Подготовьте общий приказ по учреждению о переводе на дистанционную службу.

Скачайте бесплатно в КонсультантПлюс бланки и образцы всех документов, которые нужно оформить.

Как правильно перевести на временную удаленку

Продумайте все детали, которые затрагивают рабочий процесс при таком переводе. Вот как перевести работника на дистанционную работу:

  1. Подготовьте документальное обоснование — заявления, допсоглашения, приказы.
  2. Согласуйте основные условия дистанционной работы: причину таких изменений, новый режим, место труда, его подготовку и охрану. Все эти пункты пропишите в дополнительном соглашении.
  3. Определите материальную ответственность. Работодатель вправе обеспечить дистанционных сотрудников рабочей техникой (например, предоставить рабочий ноутбук). Зафиксируйте передачу материальных ценностей актом приемки-передачи, подписанным в двух экземплярах. Проговорите варианты компенсации используемых ресурсов работнику (счета за связь, интернет, электроэнергию).
  4. Обсудите средства коммуникаций на время работы вне офиса.
  5. Закрепите порядок контроля сотрудника на удаленке.

Как организовывается рабочее место

Перед тем как трудиться вне офиса, обсудите с работниками, как оформить дистанционную работу на период коронавируса технически. По сути, рабочий день на удаленке не отличается от офисного. Есть четкий перечень выполняемых обязанностей, режим работы и порядок отчетности.

Сотрудник обязан позаботиться о технически оснащенном рабочем месте — подготовить ноутбук, стабильный доступ в интернет, надлежащее программное обеспечение и средства связи (телефон, гарнитура или микрофон). Установите на ПК программы для доступа и приложения для связи с руководителем и другими сотрудниками (Skype, Zoom, WhatsApp).

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Контроль сотрудников важен не только в офисе, но и вне его. Для тех, кого перевели на удаленную работу, действуют общие правила по координации трудовой деятельности. Ответственный сотрудник (табельщик) ведет табель учета рабочего времени, в котором отмечает отработанные часы. В табеле фиксируют стандартный восьмичасовой рабочий день. Сведения о фактической отработке получают из специальных программ удаленного контроля рабочего времени и продуктивности. Такой сервис устанавливают на ПК сотрудника, а руководитель проводит ежедневный мониторинг. Если в вашей организации действуют специальные формы отчетов о проделанной работе, применяйте их на удаленке.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Допсоглашение о дистанционной работе — это документ, который вносит изменения в действующий трудовой договор и закрепляет удаленное рабочее место. Если работодателю требуется, в документ включают дополнения, касающиеся корректировки обязанностей, трудового расписания и контроля исполнения.

13 января 2021

Как проходит дистанционное обучение для школьников:

  • онлайн-уроки в формате видеоконференции;
  • общение с учениками в чате;
  • учеба, распределенная во времени, с использованием веб-ресурсов для самостоятельной работы. Участие педагога при этом опосредованно.
14 октября 2020

Отпуск в праздничный день – это законный способ увеличить количество дней отдыха за счет определенных дат. По закону государственные праздники добавляются к отпускному периоду.

9 апреля 2020

Штраф за отсутствие отпуска у работника — это санкция, накладываемая на работодателя или должностное лицо:

  • для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
  • для юрлиц — от 30 000 и до 50 000 рублей;
  • для должностного лица — от 1000 до 5000 рублей.

При повторных нарушениях суммы значительно увеличиваются.

2 июня 2020