Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Распечатать Подписаться на рассылку
Кадры

Инструкция: как отметить учебный отпуск в табеле учета рабочего времени

Учебный отпуск в табеле рабочего времени — это один из способов отметить в учетных документах отсутствие работника из-за учебы. Дополнительно эта информация фиксируется кадровой службой в личной карточке сотрудника.
12 апреля 2019 Автор: Дмитриева Наталья

Когда предоставляют

Государство позаботилось о гарантиях и компенсациях для тех, кто совмещает работу с получением образования. По ТК РФ, учебный отпуск является разновидностью дополнительного. Некоторые кадровики теряются, не зная, как в табеле ставится учебный отпуск, какое условное обозначение для него использовать.

Правила предоставления определяются правилами из статей 173-176 Трудового кодекса. На получение дополнительных дней на учебу имеют право граждане, осваивающие программы:

  • бакалавриата, специалитета, магистратуры в организациях высшего образования;
  • повышения квалификации на базе программ вузов;
  • среднего профессионального образования в колледжах;
  • общего среднего образования.

По требованиям ст. 177 ТК РФ должны быть соблюдены следующие условия:

  • образование конкретного уровня гражданин получает первый раз;
  • образовательная организация должна иметь государственную аккредитацию;
  • обучение проходит по заочной или очно-заочной форме;
  • наличие справки-вызова из образовательной организации.

Продолжительность отсутствия регулируется законодательством. Некоторые особенности, не ухудшающие права работника, могут быть оговорены в трудовом коллективном договоре.

При наличии дополнительной занятости:

  • положенные компенсации и обеспечение предоставляются по основному месту работы;
  • совместителям на период сессии оформляется отдых без денежного содержания.

Что нужно для учета учебного отпуска

Первый шаг — правильное оформление. На основе верно подготовленных и зарегистрированных документов учебный отпуск в табеле учета рабочего времени будет верно предоставлен. На основе этих данных бухгалтерия сможет провести расчет отпускных, если дополнительный отдых оплачивается.

Перечислим основные, необходимые кадровой службе документы:

  • личное заявление работника, подписанное руководителем;
  • приказ о предоставлении учебного отпуска;
  • справка-вызов от учебной организации.

Они должны содержать все сведения для оформления и учета:

  • название образовательной организации, форма обучения, курс;
  • наличие аккредитации;
  • цель предоставления отдыха — вид учебной занятости;
  • период и длительность отсутствия в связи с учебой в календарных днях.

Сведения об оформлении дополнительного отпуска фиксируют в личной карточке. Как правило, она ведется по типовой форме Т-2 (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). С 2012 года работодатели могут использовать и самостоятельно разработанные формы.

В форме Т-2 эта информация заносится в раздел 8. Приведем пример.

Вид отпуска

Продолжительность отпуска

Основание

с

по

начало

окончание

1

2

3

4

5

6

7

Учебный

01.02.2019

10.02.2019

10

01.02.2019

10.02.2019

Справка-вызов № 98 от 12.01.2019

Приказ от 31.01.2019 № 12

Зачем отмечать в табеле

В ч. 3 ст. 91 ТК РФ есть требование к работодателю вести учет рабочего времени. Для этого используются табели рабочего времени. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждены два бланка первичной учетной документации:

  • № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  • № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Все виды затрат рабочего времени, которые должны быть учтены, обозначены в формах. Это значительно упрощает процесс и позволяет не пропускать деталей.

Обязательным использование этих форм для коммерческих организаций с 2014 года не является (ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Работодатель может разработать и применять свою. Наиболее часто используется Т-13. Она удобна для автоматизации процесса. Расчет начислений по оплате труда в ней не предусмотрен. Т-12 применяется, как правило, для ручного заполнения или ввода данных на компьютере. Она имеет графу для расчета зарплаты.

Органам государственной власти, местного самоуправления, бюджетным и муниципальными учреждениям рекомендована форма ОКУД 0504421. Она утверждена Приказом Минфина РФ № 52Н от 30.03.2015.

Во всех перечисленных формах используются два способа учета:

  • сплошная регистрация явок и неявок на работу;
  • регистрация отклонений (вносятся в форму только неявки, опоздания и т. п.).
ВАЖНО!
Данные табельного учета используются не только внутри организации. На их основе формируются сводные статистические отчеты.

Ведение и заполнение табеля

Табели учета рабочего времени в организациях всех форм собственности ведет уполномоченное лицо. Оно назначается приказом руководителя организации. Подписывается руководителем подразделения и работником кадровой службы. Оформленный документ в установленные сроки передается в расчетный отдел бухгалтерии. Чем меньше организация, тем короче этот путь.

Для заполнения используются специальные буквенные обозначения. Любой учебный отпуск в табеле обозначается буквой У. Различные его подвиды имеют вариации при сокращенном обозначении. Все коды можно посмотреть в статье про условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Виды отсутствия в связи с учебой у кадровиков принято обозначать тоже по-разному. Покажем в таблице, как в табеле обозначают учебный отпуск. Приведены цифровые и буквенные обозначения, которые могут быть использованы на практике. Основной принцип — единообразие. В соответствии с ним в табеле используются либо буквы, либо цифры.

Обозначение Вид учебного отпуска

У

11

С сохранением заработной платы

УВ

12

Без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

13

Без сохранения заработной платы

В таблице показаны используемые кадровиками условные обозначения. Ниже наглядно покажем, как в табеле отмечать учебный отпуск.

Как обозначаются оплачиваемые и неоплачиваемые дни

Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск? В соответствии с трудовым законодательством (ст. 173 ТК РФ), он бывает двух видов:

  • отдых для обучения с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
  • неоплачиваемый отдых без сохранения заработка — отражается с применением кода УД (13).

Отметку в табеле можно проставить сплошным методом (отмечается каждый календарный день и вид занятости, отсутствия (в том числе в связи с обучением)) или выборочным — отмечаются только причины отсутствия на рабочем месте.

Образцы документов

Образец отметки оплачиваемого учебного отпуска (форма Т 12)

Скачать

Образец отметки неоплачиваемого учебного отпуска (форма Т 12)

Скачать

Образец заполнения формы Т-13

Скачать

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Система комментирования SigComments
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Заявление о переносе отпуска — это основание для того, чтобы передвинуть отдых на другое время. Работник может написать такую бумагу практически в любое время. Даже если по законодательству работодатель вправе отказать, ТК не содержит прямых запретов на любой перенос не в ущерб интересам работника. Разберемся в некоторых нюансах.
6 марта 2019
Предупреждение о неполном должностном соответствии — это одна из мер дисциплинарного взыскания. Она применяется к должностным лицам, которые находятся на военной или государственной службе. Применение этой санкции констатирует факт несоответствия требованиям занимаемой должности или неквалифицированного исполнения обязанностей.
25 февраля 2019
Учебный отпуск для военнослужащих — это законный перерыв в службе, который дается для получения образования, например на сдачу сессии. Порядок оформления строго регламентирован с учетом специфики военной сферы и наличия службы по контракту.
11 апреля 2019
Пенсия по потере кормильца — это выплаты, которые осуществляет государство с целью социальной защиты граждан, внезапно потерявших члена семьи. Назначается она в случаях, если умерший являлся единственным кормильцем или положение некоторых категорий близких родственников (родителей, отчима или мачехи) резко ухудшилось после его смерти.
15 марта 2019