Когда предоставляют
Государство позаботилось о гарантиях и компенсациях для тех, кто совмещает работу с получением образования. По ТК РФ, учебный отпуск является разновидностью дополнительного. Некоторые кадровики теряются, не зная, как в табеле ставится учебный отпуск, какое условное обозначение для него использовать.
Правила предоставления определяются правилами из статей 173-176 Трудового кодекса. На получение дополнительных дней на учебу имеют право граждане, осваивающие программы:
- бакалавриата, специалитета, магистратуры в организациях высшего образования;
- повышения квалификации на базе программ вузов;
- среднего профессионального образования в колледжах;
- общего среднего образования.
По требованиям ст. 177 ТК РФ должны быть соблюдены следующие условия:
- образование конкретного уровня гражданин получает первый раз;
- образовательная организация должна иметь государственную аккредитацию;
- обучение проходит по заочной или очно-заочной форме;
- наличие справки-вызова из образовательной организации.
Продолжительность отсутствия регулируется законодательством. Некоторые особенности, не ухудшающие права работника, могут быть оговорены в трудовом коллективном договоре.
При наличии дополнительной занятости:
- положенные компенсации и обеспечение предоставляются по основному месту работы;
- совместителям на период сессии оформляется отдых без денежного содержания.
Что нужно для учета учебного отпуска
Первый шаг — правильное оформление. На основе верно подготовленных и зарегистрированных документов учебный отпуск в табеле учета рабочего времени будет верно предоставлен. На основе этих данных бухгалтерия сможет провести расчет отпускных, если дополнительный отдых оплачивается.
Перечислим основные, необходимые кадровой службе документы:
- личное заявление работника, подписанное руководителем;
- приказ о предоставлении учебного отпуска;
- справка-вызов от учебной организации.
Они должны содержать все сведения для оформления и учета:
- название образовательной организации, форма обучения, курс;
- наличие аккредитации;
- цель предоставления отдыха — вид учебной занятости;
- период и длительность отсутствия в связи с учебой в календарных днях.
Сведения об оформлении дополнительного отпуска фиксируют в личной карточке. Как правило, она ведется по типовой форме Т-2 (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). С 2012 года работодатели могут использовать и самостоятельно разработанные формы.
В форме Т-2 эта информация заносится в раздел 8. Приведем пример.
Вид отпуска |
Продолжительность отпуска |
Основание |
||||
---|---|---|---|---|---|---|
с |
по |
начало |
окончание |
|||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Учебный |
01.02.2019 |
10.02.2019 |
10 |
01.02.2019 |
10.02.2019 |
Справка-вызов № 98 от 12.01.2019 Приказ от 31.01.2019 № 12 |
Зачем отмечать в табеле
В ч. 3 ст. 91 ТК РФ есть требование к работодателю вести учет рабочего времени. Для этого используются табели рабочего времени. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 утверждены два бланка первичной учетной документации:
- № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- № Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Все виды затрат рабочего времени, которые должны быть учтены, обозначены в формах. Это значительно упрощает процесс и позволяет не пропускать деталей.
Обязательным использование этих форм для коммерческих организаций с 2014 года не является (ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Работодатель может разработать и применять свою. Наиболее часто используется Т-13. Она удобна для автоматизации процесса. Расчет начислений по оплате труда в ней не предусмотрен. Т-12 применяется, как правило, для ручного заполнения или ввода данных на компьютере. Она имеет графу для расчета зарплаты.
Органам государственной власти, местного самоуправления, бюджетным и муниципальными учреждениям рекомендована форма ОКУД 0504421. Она утверждена Приказом Минфина РФ № 52Н от 30.03.2015.
Во всех перечисленных формах используются два способа учета:
- сплошная регистрация явок и неявок на работу;
- регистрация отклонений (вносятся в форму только неявки, опоздания и т. п.).
Ведение и заполнение табеля
Табели учета рабочего времени в организациях всех форм собственности ведет уполномоченное лицо. Оно назначается приказом руководителя организации. Подписывается руководителем подразделения и работником кадровой службы. Оформленный документ в установленные сроки передается в расчетный отдел бухгалтерии. Чем меньше организация, тем короче этот путь.
Для заполнения используются специальные буквенные обозначения. Любой учебный отпуск в табеле обозначается буквой У. Различные его подвиды имеют вариации при сокращенном обозначении. Все коды можно посмотреть в статье про условные обозначения в табеле учета рабочего времени.
Виды отсутствия в связи с учебой у кадровиков принято обозначать тоже по-разному. Покажем в таблице, как в табеле обозначают учебный отпуск. Приведены цифровые и буквенные обозначения, которые могут быть использованы на практике. Основной принцип — единообразие. В соответствии с ним в табеле используются либо буквы, либо цифры.
Обозначение | Вид учебного отпуска | |
---|---|---|
У |
11 |
С сохранением заработной платы |
УВ |
12 |
Без отрыва от производства (сокращенный день) |
УД |
13 |
Без сохранения заработной платы |
В таблице показаны используемые кадровиками условные обозначения. Ниже наглядно покажем, как в табеле отмечать учебный отпуск.
Как обозначаются оплачиваемые и неоплачиваемые дни
Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск? В соответствии с трудовым законодательством (ст. 173 ТК РФ), он бывает двух видов:
- отдых для обучения с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
- неоплачиваемый отдых без сохранения заработка — отражается с применением кода УД (13).
Отметку в табеле можно проставить сплошным методом (отмечается каждый календарный день и вид занятости, отсутствия (в том числе в связи с обучением)) или выборочным — отмечаются только причины отсутствия на рабочем месте.

Образцы документов
Образец отметки оплачиваемого учебного отпуска (форма Т 12) | |
Образец отметки неоплачиваемого учебного отпуска (форма Т 12) | |
Образец заполнения формы Т-13 |