Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: как перейти на электронные трудовые книжки

Пошаговая инструкция, как перейти на электронные трудовые книжки:

  1. Разослать уведомления работникам.
  2. Собрать заявления.
  3. Заполнить и выдать сотрудникам бумажные бланки.

Сроки перехода

ЭТК применяют с 1 января 2020 года. В 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки, — это будет происходить добровольно (п. 4 ч. 1 ст. 2 439-ФЗ). Работодатели обязаны уведомить всех сотрудников о подготовке сведений по новой форме, о переходе на ЭТК и ее возможностях. Работники вправе согласиться на новую форму ведения ТК или отказаться от нее.

Основные этапы перехода на электронные трудовые книжки (ст. 2 439-ФЗ):

  1. Работодатели до 31.10.2020 письменно уведомляют работников об изменениях действующего законодательства.
  2. Сотрудники до 31.12.2020 пишут заявление о выбранной ими форме ведения документа. У работников есть два варианта: использовать электронную форму по ст. 66.1 ТК РФ или оставить бумажный бланк по ст. 66 ТК РФ.
  3. Служащие, которые не имели возможности подать заявление в течение 2020 года, вправе направить в адрес работодателя одно из заявлений в любое другое время (ч. 6 ст. 2 439-ФЗ).
ВАЖНО!
Те, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора не имеют. Таким работникам сразу же заведут ЭТК.

Записи из бумажных ТК перенесут в электронные

Правительство РФ предлагает разрешить гражданам переносить все данные о стаже работы из бумажной трудовой книжки в электронную. Госдума приняла в третьем окончательном чтении разработанный кабмином законопроект №1052422-7 о поправках, вносимых в федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Трудовой кодекс РФ. Речь идет о возможности включения в индивидуальный лицевой счет зарегистрированного лица сведений о его трудовой деятельности за периоды работы до 01.01.2020.

Чтобы перенести необходимые сведения в ЭТ, застрахованным лицам предложено обращаться в территориальные отделения Пенсионного фонда России с заявлением. ПФР на его основе добавит информацию из бумажной ТК. При необходимости стаж уточнят у работодателей.

В отчет СТД-ПФР информация о стаже работы за период до 31.12.2019 включительно внесена в конце 2020 года. Работодатели указывают сведения с 2002 года. Если у заявителя в отчете работодателя отражен весь стаж, у него не станут запрашивать бумажную книжку.

Алгоритм перехода

Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошаговый переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года для работодателя с примерами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать работодателю в 2020 году в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Шаг 1. Уведомить работников

Работодатели уведомляют сотрудников об изменении действующего законодательства и введении ЭТК в письменной форме. В ст. 2 439-ФЗ указано, можно ли сделать одно для всех уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, — да, руководство вправе разослать массовое уведомление. Но обязательно уведомите каждого служащего в индивидуальном порядке. Сотрудников необходимо ознакомить с нововведениями под подпись.

Шаг 2. Собрать заявления

В течение 2020 года служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявлений в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

ВАЖНО!

Сотрудник вправе отказаться от ЭТК сейчас и перейти на электронную форму в будущем. При выборе ЭТК вернуться к бумажным документам не получится.

По новым правилам служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если же сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

Шаг 3. Проверить и выдать бумажные носители

Пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года предусматривает возврат бумажных бланков тем, кто выбрал ЭТК. Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в информации, содержащейся в бумажной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.

ВАЖНО!
Выдать бумажную ТК работнику надлежит в день подачи заявления о переходе. Такова последняя позиция Минтруда, и работодатель обязан ее придерживаться (письмо Минтруда №14-2/ООГ-12933 от 12.08.2020).

Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в Книге учета движений ТК. Сделайте следующую запись:

«Подано письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Шаг 4. Внести изменения во внутренние документы

В 439-ФЗ закреплено, как оформить электронную трудовую книжку: уведомить сотрудников, получить заявления и осуществить переход. Следующий шаг — корректировка локальных нормативов с учетом изменений действующего законодательства.

ВАЖНО!

Сотрудникам, которые выбрали ЭТК, необходимо вернуть на руки бумажные ТК и обязательно отразить в них выбор работника (письмо Минтруда №14-2/В-150 от 12.02.2020).

Шаг 5. Подготовиться к сдаче отчетности по форме СЗВ-ТД

В 2020 году не только произошло введение электронных трудовых книжек, но и принята новая форма отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Работодатели представляют в ПФР сведения о трудовой деятельности.

Отчет отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК и если в организации произошли другие кадровые изменения. Срок сдачи — 15 число месяца, следующего за кадровыми мероприятиями.

С 1 января 2021 года сроки изменятся. Отчет СЗВ-ТД необходимо представить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной ТК и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Ограничения в Санкт-Петербурге из-за коронавируса на сегодня:

  • масочный режим в местах скопления людей;
  • рекомендованный перевод 30% работников и лиц старше 65 лет на удаленный режим труда;
  • соблюдение социальной дистанции;
  • самоизоляция пожилых петербуржцев (в качестве рекомендации) и другие меры.
12 февраля 2021

Ограничения в Москве в связи с коронавирусом:

  • режим самоизоляции для людей старше 65 лет, имеющих хронические заболевания и беременных;
  • переведение части сотрудников компаний на удаленную работу;
  • введение дистанционного обучения для студентов;
  • приостановление действия льгот на проезд для пенсионеров и учащихся до 5 класса включительно;
  • масочный режим.

С 27.01.2021 мэр Москвы отменил часть ограничений.

28 января 2021

Порядок действий при сокращении должности в штатном расписании и при уменьшении численности одинаков и состоит из нескольких этапов:

  1. Принятие решения и издание приказа.
  2. Создание комиссии и определение работников, имеющих преимущества.
  3. Уведомление сотрудников.
  4. Предложение имеющихся вакансий.
  5. Информирование профсоюза и службы занятости.
  6. Документальное оформление увольнения.
7 декабря 2020

Как получить QR-код для организации в СПб:

  1. Зарегистрироваться на сайте СПбГБУ.
  2. Заполнить уведомление о ведении деятельности.
  3. Приложить к уведомлению доказательства соблюдения санитарных норм.

Тех, кто будет работать без идентификатора, ожидают крупные штрафы.

10 ноября 2020