Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: как перейти на электронные трудовые книжки

Пошаговая инструкция, как перейти на электронные трудовые книжки:

  1. Разослать уведомления работникам.
  2. Собрать заявления.
  3. Заполнить и выдать сотрудникам бумажные бланки.

Сроки перехода

ЭТК применяют с 1 января 2020 года. В 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки — добровольно (п.4 ч.1 ст.2 439-ФЗ). Работодатели обязаны уведомить всех сотрудников о подготовке трудовых сведений по новой форме, о переходе на ЭТК и ее возможностях. Работники соглашаются с новой формой ведения ТК или отказываются от нее.

Основные этапы перехода на электронные трудовые книжки (ст.2 439-ФЗ):

  1. Работодатели до 31.10.2020 письменно уведомляют работников об изменениях действующего законодательства.
  2. Сотрудники до 31.12.2020 пишут заявление о форме ведения рабочих документов. У работников есть два варианта: использовать электронную форму по ст.66.1 ТК РФ или оставить бумажный бланк по ст.66 ТК РФ.
  3. Служащие, которые не имели возможности подать заявление в течение 2020 года, вправе подать работодателю одно из заявлений в любое другое время (ч.6 ст.2 439-ФЗ).
ВАЖНО!
Те, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора не имеют. Таким работникам сразу же заведут ЭТК.

Алгоритм перехода

Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошаговый переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года для работодателя с примерами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать работодателю в 2020 году в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Шаг 1. Уведомить работников

Работодатели уведомляют сотрудников об изменении действующего законодательства и введении ЭТК в письменной форме. В ст.2 439-ФЗ указано, можно ли сделать одно для всех уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — да, руководство вправе разослать массовое уведомление. Но обязательно уведомите каждого служащего в индивидуальном порядке. Сотрудников необходимо ознакомить с нововведениями под роспись.

Шаг 2. Собрать заявления

В течение 2020 года служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявлений в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

ВАЖНО!

Сотрудник вправе отказаться от ЭТК сейчас и перейти на электронную форму в будущем. При выборе ЭТК вернуться к бумажным документам не получится.

По новым правилам служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или электронно. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если же сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

Шаг 3. Проверить и выдать бумажные носители

Пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года предусматривает возврат бумажных бланков тем, кто выбрал ЭТК. Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в бумажной и электронной информации недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.

ВАЖНО!
Выдать бумажную ТК работнику надлежит в день подачи заявления о переходе. Такова последняя позиция Минтруда, и работодатель обязан ее придерживаться (Письмо Минтруда России №14-2/ООГ-12933 от 12.08.2020).

Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в Книге учета движений ТК. Напишите следующим образом:

Подано письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Шаг 4. Внести изменения во внутренние документы

В 439-ФЗ строго закреплено, как оформить электронную трудовую книжку — уведомить сотрудников, получить заявления и осуществить переход. Следующий шаг — корректировка локальных нормативов с учетом изменений действующего законодательства.

ВАЖНО!

Сотрудникам, которые выбрали ЭТК, необходимо вернуть на руки бумажные носители и обязательно отразить в бумажной ТК выбор работника (Письмо Минтруда №14-2/В-150 от 12.02.2020).

Шаг 5. Подготовиться к сдаче отчетности по форме СЗВ-ТД

В 2020 году произошло не только введение электронных трудовых книжек, но и нового отчета в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Работодатели представляют в ПФР сведения о трудовой деятельности.

Отчет отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК, и если в организации произошли другие кадровые изменения. Срок сдачи — 15 число месяца, следующего за кадровыми мероприятиями.

С 1 января 2021 года сроки изменятся. Отчет СЗВ-ТД необходимо представить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении бумажной ТК и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Ограничения в Санкт-Петербурге из-за коронавируса на сегодня:

  • масочный режим в местах скопления людей;
  • запрет на работу ресторанов и ночных клубов после 23:00;
  • перевод 30% работников и лиц старше 65 лет на удаленный режим;
  • запрет работы детских площадок и фуд-кортов в ТЦ;
  • самоизоляция пожилых петербуржцев (в качестве рекомендации) и другие меры.
13 ноября 2020

Ограничения в Москве в связи с коронавирусом:

  • режим самоизоляции для людей старше 65 лет, имеющих хронические заболевания и беременных;
  • переведение части сотрудников компаний на удаленную работу;
  • введение дистанционного обучения для учащихся и студентов;
  • приостановление действия льгот на проезд для пенсионеров и учащихся до 5 класса включительно;
  • масочный режим.

С 10 ноября мэр Москвы ввел новые ограничения.

11 ноября 2020

Как получить QR-код для организации в СПб:

  1. Зарегистрироваться на сайте СПбГБУ.
  2. Заполнить уведомление о ведении деятельности.
  3. Приложить к уведомлению доказательства соблюдения санитарных норм.

Тех, кто будет работать без идентификатора, ожидают крупные штрафы.

10 ноября 2020

Сколько дней действительна справка на коронавирус — от 2 до 7. Организация, требующая документ, вправе сама решать, какой период для нее приемлем, но для некоторых из них срок действия установлен законом.

18 ноября 2020