Инструкция: как провести кадровый аудит в организации

Что такое кадровый аудит

По своей сути, кадровый аудит персонала в организации — ревизия документов, касающихся работников, и соответствия персонала необходимым требованиям. Нормативно-правовые акты, составляющие основу кадрового аудита, это:

• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

В ряде субъектов Российской Федерации приняты законодательные акты, касающиеся проведения кадрового аудита. Например:

• Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 03.09.2014 № 835;
• Распоряжение губернатора Ярославской области от 01.06.2020 № 89-р;
• другие.

Проведение кадрового аудита предприятия позволяет избежать ошибок в документации или исправить их по его результатам. Обязанность проводить проверку документации законодательно не установлена. Как правило, аудит кадровой системы проводится в следующих случаях:

• при изменениях в трудовом законодательстве;
• при смене кадровика;
• при необходимости оптимизировать процессы в отделе кадров;
• перед проведением проверок надзорными органами;
• при смене руководства компании.

Решение о проведении ревизии кадров принимает руководитель юридического лица.

С какой целью проводится проверка

Основная цель проверки — выявление возможных рисков возникновения трудовых споров, претензий со стороны ГИТ и т. п. Проведение аудита кадровой работы позволяет:

• оценить систему документооборота, касающегося персонала;
• проверить наличие всех обязательных документов;
• провести экспертизу документов на предмет соответствия действующему законодательству;
• провести экспертизу корректности оформления локальных нормативных актов;
• сформировать рекомендации по оптимизации работы;
• при необходимости, выполнить работы по устранению ошибок в документах;
• проверить соответствие персонала необходимым для работы требованиям.

Для сведения: как проходит аудиторская проверка бухгалтерской отчетности

Виды кадрового аудита

Классификация видов ревизии зависит от критериев.

Методы проведения проверочных мероприятий

Можно выделить три метода проведения аудита работы с кадрами:

• организационно-аналитический. Этот метод основан на изучении документов и отчетности, касающихся персонала;
• социально-психологический. Методика проверки основывается на анкетировании персонала проверяемой компании. Метод используется при оценке мотивации работников к труду, для анализа эффективности работы руководства и оправданности установленной системы поощрения;
• экономический. Основывается на сравнении социально-экономических показателей работы предприятия со стандартами, существующими в отрасли или законодательно установленными нормативами. Применение экономического метода позволяет оценить конкурентоспособность условий труда в организации и эффективность работы службы персонала.

Определить стратегию кадрового аудита компания вправе самостоятельно, исходя из поставленных целей.

Порядок проведения аудита кадровых процессов

Так как действующим законодательством не установлены правила проведения ревизии документооборота в отделе кадров, руководство компании свободно в определении сроков, объема и способов ее проведения. Примерный алгоритм действий выглядит так:

Шаг 1. Формирование задач и целей проверочных мероприятий.

Шаг 2. Издание приказа об осуществлении проверочных мероприятий, касающихся персонала организации. В приказе указываются:

• цель и задачи;
• сроки проведения проверочных мероприятий;
• состав ревизионной комиссии.

Приказ издается на фирменном бланке в произвольной форме.

Шаг 3. Проверка наличия установленных трудовым законодательством локальных нормативных актов.

Шаг 4. Экспертиза документов, в ходе которой:

• документы проверяются на соответствие требованиям действующего законодательства;
• выявляются ошибки в оформлении, систематизации и хранении документации.

Шаг 5. Подготовка отчета о результатах кадрового аудита.

Шаг 6. Осуществление исправлений и доработки документации

Результаты проверки кадровой системы

По итогам проверочных мероприятий составляется отчет, в котором указываются:

• выявленные ошибки;
• меры по устранению этих ошибок;
• выводы о состоянии учета кадров;
• возможные риски;
• рекомендации по улучшению работы с персоналом.

Отчет составляется в произвольной форме, с соблюдением правил делового письма.

Может пригодиться: как составить план внутреннего финансового аудита