Образец акта о списании трудовых книжек в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: оформляем акт об уничтожении испорченной трудовой книжки

Как списать испорченную трудовую книжку:

  1. Организовать инвентаризационную комиссию.
  2. Провести инвентаризацию документов и выявить те, которые необходимо утилизировать.
  3. Создать комиссию по утилизации.
  4. Составить акт об уничтожении.
  5. Физически уничтожить списанные единицы.
Содержание

Причины для списания

Трудовые книжки, как документы строгой отчетности, хранятся у работодателя весь период трудоустройства работника. Работодатель обязан заботиться об их сохранности, их правильном ведении и своевременном заполнении. Порядок работы с рабочими документами сотрудников описан в правилах, утвержденных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003.

ВАЖНО!
Учету подлежат не только бумаги действующих сотрудников, но и пустые бланки и вкладыши к ним, которые имеются в компании.

Рабочие документы сотрудников и неиспользованные бланки уничтожаются работодателем в таких случаях:

  • испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат утилизации в соответствии с п. 42 правил;
  • утилизируются сильно поврежденные стихийными бедствиями и чрезвычайными ситуациями бумаги;
  • невостребованные документы бывших сотрудников утилизируются по истечении срока их хранения. В соответствии с п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, такие документы хранятся 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет — если до этой даты.

Как списать

Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.

Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

  • выявить подлежащие уничтожению бумаги;
  • убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
  • составить акт и подписать его;
  • осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

Составляем акт о списании

У акта об уничтожении бланка трудовой книжки или о списании другого документа нет утвержденного унифицированного бланка. Каждая организация разрабатывает его в удобной ей форме. В тексте следует указать:

  • наименование организации, в которой происходит списание и уничтожение;
  • наименование документа;
  • реквизиты: дата и место издания;
  • перечень членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей каждого;
  • Ф.И.О. и должность председателя комиссии;
  • перечень документов, подлежащих уничтожению, с указанием их серии и номера формуляра. Из каждой уничтоженной единицы вырезается серия и номер и вклеивается в акт;
  • причину уничтожения каждой единицы;
  • период, в течение которого произошла порча;
  • дату и способ уничтожения.

В заключении все члены подписывают акт, утверждая тем самым подлинность сведений, изложенных в тексте.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ФГБУ «АЛЛЮР»

Иванов И.И.

АКТ

Об уничтожении испорченных

бланков трудовых книжек и вкладышей в них

26 февраля 2020 года г. Санкт-Петербург

Комиссия в составе:

  • председателя комиссии — начальника отдела кадров Петровой П.П.;
  • членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.

Составила настоящий акт о том, что в период с 27.01.2020 по 26.02.2020 в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Аллюр» были испорчены следующие бланки:

  • трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III № 123456), причина порчи — неправильное заполнение;
  • вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ № 789098), причина порчи — неправильное заполнение.

В связи с чем 26.02.2020 указанные бланки были уничтожены путем измельчения с помощью шредера.
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Председатель комиссии _______________ /Петрова П.П.
Члены комиссии _______________ /Сидорова С.С.
_______________ /Спиридонова С.С.

Как происходит утилизация

Утилизация производится способом, не позволяющим в дальнейшем восстановить содержание бумаги. Способов два:

  • сжигание в закрытой печи, такой способ позволит не допустить оставления несгоревших фрагментов, в отличие от открытого уличного огня;
  • шредирование — измельчение в специальном приборе. Не все компании имеют в своем распоряжении такую технику, поэтому для утилизации таким способом привлекают специализированные организации.
Об авторе статьи
Гольцова Полина
Гольцова Полина
юрист, специалист по госзакупкам

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Заявление об отказе от трудовой книжки — это новый документ, который нужен при переходе на электронный учет сведений о профессиональной занятости. С помощью такого обращения работник или сохраняет бумажный формат или переходит только на электронную трудкнижку.

26 марта 2020

Уведомление работника об изменении условий трудового договора — это документ, с которым работодатель обязан ознакомить подчиненного в случае корректировки заключенного с ним соглашения. Обязательной формы нет, но если при составлении упустить важные детали, сотрудник обратится в суд, и организацию оштрафуют.

11 апреля 2020

Запись в трудовую книжку о повышении квалификации — это информация о дополнительном обучении сотрудника. Ее делает работодатель на основании подтверждающих документов.

12 мая 2020

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку: 

  1. Обратиться в ту организацию, которая забыла внести информацию, с требованием дописать ее либо выдать подтверждающие бумаги.
  2. Предоставить подтверждение текущему работодателю и попросить внести сведения.
  3. Данные добавить в конце существующего списка.
18 июня 2020