Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы

Номенклатура дел кадровой службы — это сводный перечень всех дел, которые ведутся подразделением, с указанием их индивидуального шифра, наименования и срока хранения.

Что это такое

Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении. Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения. Одно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения.

Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — обязателен для органов государственной и муниципальной власти, для прочих организаций имеет рекомендательный характер;
  • приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Составление реестра дел начинается с исследования состава документов подразделения, распределения их на отдельные дела и папки. Затем каждому делу присваивается индекс и составляется единая опись — номенклатура.

Кто составляет

Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

  • общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
  • реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Как правильно составить

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

  • 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
  • 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 или Главархива СССР от 15.08.1988 утверждены перечни документов с указанием срока их хранения.

В графе реестра необходимо указать сам срок в годах, «постоянно» либо «до востребования» и сослаться на пункт перечня, которым этот срок определен.

Шаг 5. Заполняем графу 5 — «Примечания».

Графа предназначена для проставления важных отметок в течение действия сводного реестра дел: о выделении дел к уничтожению или о передаче дела в другую организацию.

Распечатать
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:
Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.
28 января 2019
Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать.
28 января 2019
Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи.
28 января 2019
Расчет заработной платы при вахтовом методе работы — это процедура начисления зарплаты для работников, трудящихся по сменной вахте. Рассказываем о том, как рассчитать такую оплату труда.
21 марта 2019