Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец 2023
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку

Как правильно заполнять вкладыш в трудовую книжку:

  1. Укажите необходимые данные на титульном листе.
  2. Внесите информацию в раздел сведениий о работе.
  3. Продолжайте нумерацию записей по порядку.
Содержание

Для чего нужен

Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. С 1 января 2023 года вступает в силу новый бланк ТК. Он отличается от предыдущей версии количеством разворотов: 14 для сведений о работе и 7 для информации о награждениях. Действующая форма включает по 10 разворотов для двух разделов.

ВАЖНО!
Действующие бланки ТК не утратят силу после 1 января 2023 года. Это относится к уже начатым документам и к новым, имеющимся в запасе у работодателя.

Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается, а использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.

Нормативная база, в которой закреплены правила и форма дополнительной книжки к трудовой книжке:

  • приказ Минфина № 117н от 22.12.2003 (обеспечение работодателей бланками);
  • приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021;
  • постановление правительства № 1250 24.07.2021.
ВАЖНО!
Постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003 и постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003, действовавшие до 1 сентября 2021 года, утратили силу.

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

Так выглядит образец продолжения трудовой книжки, в частности его обложка.

Пункт 44 приложения 2 к приказу Минтруда № 320н от 19.05.2021 обязывает работодателя вшить документ при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки. На нанимателя возложена ответственность (п. 42 правил приказа № 320н) за организацию работы в части:

  • ведения;
  • хранения;
  • учета;
  • выдачи.

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае ее потери, повреждения или отсутствия.

Кто оформляет

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает договор на покупку со специализированными организациями (юрлицами или ИП, отвечающими требованиям приказа Минфина № 117н). Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

ВАЖНО!
Процесс приобретения и оформления — исключительные полномочия работодателя.

Как оформить

Внести данные в документ несложно: заполнение первой страницы вкладыша производится по тем же правилам, что действуют для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф. И. О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дата рождения;
  • образование и специальность;
  • дата оформления;
  • личная подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. В раздел вложения «Сведения о работе» вносятся:

  • номер записи по порядку — в первую графу;
  • дата внесения записи — во вторую;
  • сведения о работе — в третью;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в четвертую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 9 приложения 2 к приказу № 320н). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 12 приложения 2 к приказу № 320н). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые разрешено оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-й, 3-й и т. д., не забыв поставить штамп о его оформлении с указанием номера и серии.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения, обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого требуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Так выглядит штамп о выдаче вложения, в котором указаны его серия и номер.

Закон разрешает сделать запись, что выдан вкладыш к трудовой книжке, от руки. Согласно пункту 33 приложения 2 приказа № 320н, она делается на титульном листе ТК, то есть на первой странице. Если там нет места, отметка ставится на титульном листе первого вкладыша.

ВАЖНО!
Отметку не должны закрывать иные записи!

Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:

Как вшить

С 1 сентября 2021 года закон не требует вшивать вкладыши. Но хранить его отдельно от трудовой не следует, в этом случае вложение становится недействительным. Поэтому самым действенным способом сохранить оба документа остается вшивание. В законодательстве не описан правильный способ вшивания. На практике для этого используются шило, иголка и суровые нитки. Ниже представлен образец, как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2023 году.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя назвать удобным, так как он нарушает хронологический порядок записей. Для сохранения последовательности записей рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Так выглядит ТК с аккуратно вшитым вкладышем.

Частые ошибки при оформлении

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений в саму книжку. Следуйте привычным правилам и обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

  1. Некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый.
  2. Ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку, чтобы отметку правильно.
  3. Нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника).
  4. Оторвана обложка.
  5. Исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа.
  6. Вклеивание.
  7. Записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными).
  8. Отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.
Об авторе статьи
Иванова Наталья
Специалист по кадрам, юрист

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

Уведомление о приеме на работу муниципального служащего — это информация о заключении трудового договора с лицом, которое ранее занимало должность в муниципалитете. Работодатель направляет документ по прежнему месту службы нового сотрудника.

16 июня 2020
Дополнительный отпуск муниципальным служащим — это время, чтобы отдохнуть от работы, которое ежегодно предоставляется гражданам, замещающим должности местной службы, сверх установленного основного периода по ТК РФ.
10 сентября 2019
Переход на 4-дневную рабочую неделю — это инициатива, высказанная премьер-министром Дмитрием Медведевым и предполагающая уменьшение продолжительности трудового времени с пяти дней до четырех. Инициатива не утверждена и находится на этапе обсуждения.
26 сентября 2019

График сменности определяет режим времени труда и отдыха сотрудников при сменном режиме работы. Форма документа законодательно не утверждена.

19 декабря 2022