Образец журнала учета персональных данных в 2023 году
Ни дня без инструкций
Поиск
Ни дня без инструкций
Кадры

Инструкция: заполняем журнал учета персональных данных

Журнал учета документов о согласии на обработку персональных данных работников обезопасит работодателя при проверке в отношении личных данных персонала. Рассказываем, как его оформить и вести.

Содержание

Что это за журнал

Персональные данные (ПД) работников — это охраняемая законом информация. Работодатель выступает оператором по обработке конфиденциальных сведений работников.

ВАЖНО!
С 01.09.2022 работодателям необходимо отправлять сведения в Роскомнадзор о работе с ПД.

Организация обязана соблюдать правила по работе с личной информацией, обеспечивать ее сохранность и защиту от доступа посторонних лиц. Для этого личную информацию хранят в помещениях с ограниченным доступом, информацию в электронном виде защищают паролями и шифрованием.

Закон устанавливает перечень документов, обязательных при работе с ПД:

  • положение о работе с ПД;
  • согласие на их обработку;
  • согласие на распространение;
  • приказ о назначении ответственного за работу с ПД и пр.

Законодательство не упоминает журнал учета прав доступа к персональным данным среди обязательных нормативных актов. Его заводят в организации для прозрачности контроля документации по личной информации персонала.

Цель его ведения — фиксация всех операций, затрагивающих доступ к ПД работников. Для этого заводят журнал учета выданных персональных данных работников, доступа к ПД, передачи их третьим лицам, выдачи согласия на обработку ПД. Допустимо вести общий реестр и отражать в нем всю работу с ПД — от получения согласия на обработку до передачи третьим лицам.

Целесообразность ведения документа зависит от специфики работы предприятия, от численности сотрудников, от совершаемых с личной информацией действий. Чем больше численность сотрудников, тем обширнее движение ПД:

  • юрист запрашивает трудовой договор;
  • маркетолог запрашивает номера телефонов для визиток;
  • отдел кадров оформляет нового сотрудника;
  • руководитель знакомиться с личным делом подчиненного и пр.

Отдельный журнал передачи персональных данных третьим лицам заводят в случае обработки личной информации сотрудников привлекаемой работодателем компании, например при заключении договора на медосмотр сотрудников.

Подробнее: как оформить согласие на обработку персональных данных

Кто ведет журнал учета ПД

Сотрудника, который ответственный за журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации, назначает руководитель.

Эту работу поручают отделу кадров, руководителям подразделений или специалисту по работе с ПД.

Поскольку информацию запрашивают из разных отделов, необходимо назначить специалиста в каждом отделе: в кадрах, бухгалтерии, отделе маркетинга и пр. Число ответственных лиц зависит от масштабов предприятия.

Какие сведения вносятся в документ

Если журнал учета передачи персональных данных создан на основании положения о ПД, которое регламентирует, какие сведения он содержит, — ведите документ по закрепленным требованиям.

Если в организации отсутствует локальный акт, закрепляющий состав информации для учета, придерживайтесь рекомендаций.

Включите в документ сведения:

  • ФИО и должность сотрудника, запрашивающего ПД;
  • цель выдачи ПД;
  • дату выдачи информации;
  • перечень выдаваемых документов;
  • дату возврата.

Для ведения реестра полученных согласий на обработку или распространение ПД в документ включают:

  • ФИО гражданина, предоставляющего сведения;
  • ФИО сотрудника, обрабатывающего (распространяющего) полученные ПД;
  • дату выдачи согласия.

Для ведения реестра передачи ПД третьим лицам указывают:

  • ФИО и должность сотрудника, получающего и передающего ПД;
  • цели передачи конфиденциальных данных, их перечень;
  • наименование третьего лица, которому передают личные данные персонала.
Дополнительно: как оформить личное дело работника

Единые типовые формы журналов по защите персональных данных законом не утверждены, работодатели разрабатывают их самостоятельно.

Вот пример учета передачи ПД (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Об авторе статьи
Челозерцева Александра
Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Распечатать
Поделитесь с друзьями:
Вместе с эти материалом часто ищут:

За время работы в силу различных обстоятельств работники заводят несколько документов о профессиональном стаже. Разбираемся, можно ли завести две электронные трудовые книжки или электронную и бумажную.

28 сентября 2022

Медосвидетельствование — совокупность методов исследований и осмотра, направленных на установление состояния здоровья человека. Так как результаты исследований влекут наступление юридически значимых последствий, законодательством установлены ответственность за отказ от медицинского освидетельствования на состояние опьянения и признание его отягчающим обстоятельством при определении наказания.

30 сентября 2022

В России объявили частичную мобилизацию. Но на службу призовут только военнообязанных граждан в запасе. Работодателям и работникам нужно учесть ряд нюансов.

10 октября 2022

После объявления частичной мобилизации в России с 21 сентября 2022 года возникает много вопросов об оформлении брони для некоторых работников. По закону забронировать сотрудников допускается не для всех предприятий. Рассказываем, в каких организациях и кто может вести бронирование, каким специалистам дают отсрочку и как всё правильно организовать.

27 сентября 2022